Immigration Coordinator in Gdańsk

Umowa: Pełny etat, Stała, na miejscu

Zespół: Biuro Inbound w Polsce

Lokalizacja: Warszawa, Kraków, Gdańsk lub Wrocław, w zależności od potrzeb biznesowych

Rola: Jako Koordynator, odegrasz kluczową rolę w wspieraniu szerszych zespołów prawnych i administracyjnych w codziennych operacjach. Stanowisko łączy zadania biurowe z osobistym wsparciem administracyjnym w urzędach rządowych oraz pomocą Konsultantom i członkom zespołu poprzez zarządzanie dokumentacją, przygotowywanie materiałów aplikacyjnych oraz kontakt z obywatelami obcych krajów i urzędami rządowymi. Sukces w tej roli wymaga silnej uwagi na szczegóły, doskonałych umiejętności organizacyjnych oraz zdolności do pracy w szybkim, zorientowanym na klienta środowisku.

Co będzie wyglądać jak Twój dzień:

• Zapewnienie wsparcia administracyjnego i logistycznego dla Konsultantów, Starszych Konsultantów i Menedżerów w przygotowaniu i składaniu wniosków o imigrację.
• Przyjmowanie dokumentacji papierowej w biurze, skanowanie i dokładne przesyłanie materiałów do systemów wewnętrznych.
• Przygotowywanie teczek aplikacyjnych, inicjowanie akt spraw i utrzymywanie dokładnych zapisów każdej sprawy.
• Pomoc obywatelom obcych krajów podczas osobistych wizyt w biurze, zapewniając profesjonalne i przyjazne doświadczenie.
• Składanie wniosków i dokumentacji wspierającej w urzędach imigracyjnych oraz przesyłanie potwierdzeń złożenia do wspólnych systemów.
• Współpraca z Pracownikiem Spraw i innymi członkami zespołu w celu zapewnienia efektywnej realizacji procesów operacyjnych.
• Udział w projektach specjalnych i wykonywanie dodatkowych zadań operacyjnych i administracyjnych w miarę potrzeb biznesowych.
• Zbieranie dokumentacji od klientów i organizowanie niezbędnych certyfikatów prawnych z wewnętrznymi doradcami prawnymi lub adwokatami.
• Koordynowanie zamawiania kurierów do wysyłki dokumentów i śledzenia przesyłek.
• Przygotowywanie szkiców listów i formularzy imigracyjnych na prośbę Konsultantów.
• Wsparcie w prostych sprawach imigracyjnych, takich jak pozyskiwanie dokumentów rejestru cywilnego lub rejestracje w UE, w tym komunikacja z klientami.
• Pomoc w rezerwowaniu wizyt w urzędach imigracyjnych i innych odpowiednich instytucjach rządowych.
• Zarządzanie pocztą, przygotowywanie wychodzącej korespondencji i zapewnienie dotrzymania terminów dostawy dokumentów.
• Wykonywanie dodatkowych zadań ad hoc i funkcji administracyjnych w celu wsparcia szerszego zespołu i zapewnienia płynności operacji biura.
• Organizowanie płatności opłat rządowych za pośrednictwem bankowości internetowej w razie potrzeby oraz zarządzanie prowadzeniem dokumentacji.
• Utrzymywanie aktualności wewnętrznego systemu zarządzania sprawami w razie potrzeby.

Dodatkowe obowiązki obejmują:

• Zarządzanie dropboxami: odpowiadanie na zapytania od klientów, pracowników i pracowników spraw.
• Projekty specjalne: podejmowanie dodatkowych projektów w razie potrzeby z napiętymi terminami.
• Wsparcie / szkolenie: Po zdobyciu doświadczenia - szkolenie nowych pracowników, co może obejmować tworzenie i/lub dostarczanie pakietów szkoleniowych.
• Zadania ad hoc: pomoc w ad hoc funkcjach administracyjnych, w razie potrzeby.

Zespół: Dołączysz do dynamicznego zespołu profesjonalistów zajmujących się imigracją, pracujących w szybkim, międzynarodowym środowisku. Współpraca jest sercem tego, co robimy - praca zespołowa, dzielenie się wiedzą i wzajemne wsparcie są kluczowe dla naszego sukcesu. Budując naszą obecność w Polsce, będziesz miał możliwość znaczącego wkładu od pierwszego dnia, będąc wspieranym przez kulturę, która ceni uprawnienia, rozwój i ciągłe uczenie się. To ekscytujący czas, aby dołączyć do zespołu, w którym Twoja wiedza będzie miała realny wpływ.

Czego szukamy:

• Silne umiejętności administracyjne i wprowadzania danych, które mogą pochodzić z wcześniejszego doświadczenia zawodowego lub wykształcenia.
• Uwaga na szczegóły, zarządzanie czasem i silne umiejętności komunikacyjne będą kluczowe dla tej roli.
• Dobra znajomość języka polskiego.

Preferowane umiejętności:

• Umiejętność elastycznej i dokładnej pracy w szybkim środowisku.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne w celu wpływania i osiągania celów oraz profesjonalne, przyjazne nastawienie do klienta.
• Wyjątkowe umiejętności planowania i zarządzania czasem z umiejętnością wielozadaniowości.
• Proaktywne podejście i chęć podejmowania nowych obowiązków w miarę ewolucji zespołu.
• Gotowość do działania zgodnie z instrukcjami przy ograniczonej nadzorze.
• Umiejętność planowania obciążenia pracy, dotrzymywania terminów i priorytetów.
• Zapewnienie, że wykonana praca jest dokładna, wysokiej jakości i zgodna z standardowymi układami.
• Umiejętność realizacji zadań w uzgodnionych ramach czasowych i zgodnie z oczekiwaniami.
• Umiejętność realizacji wielu zadań i procesów zgodnie z codziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi celami.
• Umiejętność wdrażania skutecznych procesów w celu zarządzania przepływem pracy i dotrzymywania terminów.
• Znajomość Microsoft Office, Internetu i systemów e-mailowych.

Co oferujemy:

• Kariera w Fragomen zapewni Ci możliwość pracy w ekscytującym środowisku dla szerokiego zakresu klientów, gdzie żaden dzień nie będzie taki sam.
• Staniesz przed interesującymi wyzwaniami i będziesz pracować z oddanymi, przyjaznymi i ambitnymi ludźmi, gdzie zapewnienie wyjątkowej obsługi klienta jest podstawą tego, co robimy.
• Konkurencyjne wynagrodzenie: Oferujemy wynagrodzenia, które odzwierciedlają Twoje umiejętności i doświadczenie.
• Zdrowie i dobre samopoczucie: Prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
• Ochrona i bezpieczeństwo: Program emerytalny.
• Rozwój zawodowy: Dostęp do naszej platformy e-learningowej.

W Fragomen zobowiązujemy się do promowania różnorodności i dostępności w miejscu pracy dla wszystkich kandydatów i pracowników. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek specyficznych udogodnień lub wsparcia podczas procesu rekrutacji, daj nam znać, a rozważymy, jakie rozsądne dostosowania są możliwe, aby spełnić Twoje potrzeby. Jesteśmy niezwykle dumni z naszej różnorodnej siły roboczej w Fragomen i w pełni zobowiązujemy się do zapewnienia równych szans.

Kto jesteśmy: W Fragomen jesteśmy więcej niż globalnym dostawcą usług imigracyjnych – jesteśmy pionierami kształtującymi przyszłość mobilności. Z pasją do nawigowania w złożonościach imigracji, pomagamy osobom i firmom przekraczać granice, otwierając możliwości na całym świecie. Jako myślący przyszłościowo, globalny biznes, łączymy głęboką wiedzę z innowacyjną technologią, aby tworzyć rozwiązania, które nie tylko upraszczają proces imigracyjny, ale także napędzają strategiczny sukces naszych klientów. Niezależnie od tego, czy pomagamy międzynarodowym firmom, czy wspieramy ludzi w rozpoczęciu nowych rozdziałów w ich życiu, kierujemy się przekonaniem, że globalny ruch jest kluczem do otwarcia świata możliwości. Jesteśmy dumni z naszego ducha zespołowego i lubimy odzwierciedlać to w sposobie, w jaki pracujemy i wszystkim, co robimy.

Fragomen zobowiązuje się do promowania równości szans dla wszystkich pracowników i kandydatów, niezależnie od rasy, etniczności, dziedzictwa, płci, wieku, religii, niepełnosprawności, orientacji seksualnej, tożsamości płciowej lub statusu interseksualnego.