Auxiliar Administrativo Comercial in Katowice

Descrição da vaga: Este é um cargo remoto.

Sobre a oportunidade: A ACS PRO busca um(a) profissional organizado(a), proativo(a), comunicativo(a) e com excelente capacidade de gestão de demandas para atuar no suporte administrativo e comercial à Diretoria Executiva. Procuramos alguém que tenha facilidade para organizar informações, acompanhar atividades, gerenciar compromissos e garantir que as demandas e os prazos sejam cumpridos. Essa pessoa será um importante ponto de apoio para a Diretoria Executiva, contribuindo para a organização da rotina, o acompanhamento de pendências e a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.

Principais responsabilidades:

• Gestão de agenda e compromissos: Organizar e administrar a agenda da Diretoria Executiva. Realizar agendamentos, confirmações e remarcações de reuniões. Organizar compromissos internos e externos, considerando prioridades e disponibilidade. Preparar lembretes de reuniões, compromissos e entregas importantes. Apoiar a organização de viagens corporativas, visitas a clientes e participação em eventos.
• Controle de atividades e acompanhamento de pendências: Registrar e organizar as atividades e demandas da Diretoria Executiva. Elaborar listas de tarefas, estabelecendo prioridades e prazos. Acompanhar o andamento das atividades e sinalizar pendências. Realizar follow-ups com colaboradores e áreas responsáveis por entregas solicitadas pela Diretoria. Cobrar gentilmente retornos, atualizações e cumprimento de prazos. Preparar resumos periódicos das atividades concluídas, pendentes e prioritárias. Antecipar compromissos e necessidades, contribuindo para uma rotina mais produtiva. Auxiliar na organização e no acompanhamento das demandas dos departamentos comerciais. Apoiar a elaboração e atualização de planilhas, controles e relatórios gerenciais. Acompanhar solicitações comerciais e administrativas direcionadas pela Diretoria. Apoiar a consolidação de indicadores, resultados e informações comerciais. Organizar documentos, apresentações e materiais de apoio para reuniões. Auxiliar na atualização e organização de informações no CRM Zoho. Acompanhar prazos e solicitações envolvendo clientes, parceiros e fornecedores.
• Comunicação e acompanhamento entre áreas: Atuar como ponto de apoio na comunicação entre a Diretoria e os diferentes departamentos da empresa. Encaminhar demandas e acompanhar os respectivos responsáveis. Solicitar atualizações sobre atividades e projetos em andamento. Apoiar a organização de reuniões de acompanhamento com coordenadores, gestores e equipes. Elaborar atas de reuniões, registrando decisões, responsáveis e próximos passos. Garantir que informações importantes sejam organizadas e facilmente acessíveis.
• Organização de reuniões, eventos e viagens: Apoiar o planejamento e a organização de reuniões executivas. Preparar pautas, documentos e materiais necessários. Acompanhar encaminhamentos definidos nas reuniões. Apoiar a organização logística de viagens, hospedagens e deslocamentos. Auxiliar na organização administrativa de eventos corporativos, visitas comerciais e encontros com parceiros.

Requisitos:

• Ensino superior cursando ou completo em Administração, Gestão Comercial, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
• Experiência anterior em atividades administrativas, comerciais ou de assistência executiva.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Domínio do Pacote Office, especialmente Excel, Word e PowerPoint.
• Facilidade com ferramentas de agenda, e-mail e videoconferência.
• Habilidade para organizar múltiplas demandas simultaneamente.
• Capacidade de acompanhar prazos e realizar cobranças profissionais.
• Boa capacidade de elaboração de relatórios, controles e registros de reuniões.
• Facilidade para trabalhar com ferramentas e sistemas digitais.
• Disponibilidade para atuar na modalidade de contratação PJ.

Habilidades comportamentais:

• Organização: capacidade de estruturar rotinas, informações, compromissos e atividades.
• Proatividade: iniciativa para antecipar necessidades e identificar pendências sem depender de solicitações constantes.
• Senso de prioridade: habilidade para identificar demandas urgentes e importantes.
• Comunicação assertiva: facilidade para solicitar informações, cobrar retornos e interagir com diferentes níveis hierárquicos.
• Responsabilidade e comprometimento: atenção aos prazos, qualidade das entregas e acompanhamento das atividades.
• Discrição e confidencialidade: postura ética no tratamento de informações estratégicas e assuntos da Diretoria.
• Atenção aos detalhes: cuidado com registros, documentos, compromissos e informações.
• Autonomia: capacidade de conduzir atividades administrativas e apresentar soluções.
• Relacionamento interpessoal: postura profissional, cordialidade e facilidade para trabalhar com diferentes equipes.
• Visão de acompanhamento: capacidade de controlar o andamento das demandas até sua conclusão, não apenas encaminhá-las.

Diferenciais:

• Experiência anterior como Assistente Executivo(a), Secretário(a) Executivo(a) ou Assistente de Diretoria.
• Conhecimento em CRM Zoho ou ferramentas similares.
• Familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas e projetos.
• Experiência em empresas de tecnologia ou no segmento B2B.
• Conhecimento intermediário ou avançado em Excel.
• Inglês intermediário para leitura e comunicação escrita.
• Experiência com organização de agendas executivas, reuniões e viagens corporativas.

O que esperamos desse profissional? Mais do que alguém que organize uma agenda, buscamos uma pessoa que contribua ativamente para a produtividade da Diretoria Executiva. Esperamos um(a) profissional que acompanhe as demandas do início ao fim, mantenha as informações organizadas, antecipe necessidades e contribua para que compromissos, atividades e decisões não fiquem sem acompanhamento. Nosso objetivo é encontrar alguém que transforme demandas em organização, organização em acompanhamento e acompanhamento em resultados.