Senior Finance Operations Specialist in Katowice

Przeczytaj proszę do końca. Nie tylko dlatego, że w finansach szczegóły mają znaczenie. Na końcu mam dwa pytania, które pomogą nam sprawdzić, czy szukamy tego samego.

Cześć, tu Marcin, założyciel BF Agency. Szukam doświadczonej osoby, która przejmie ode mnie codzienne finanse operacyjne i administrację biznesową firmy. Przez ostatnie pół roku prowadziłem ten obszar osobiście. Teraz potrzebuję kogoś, kto będzie go samodzielnie trzymać w ryzach: od faktury i przelewu, przez rozliczenia i dokumenty, po dopilnowanie, żeby temat rzeczywiście był zamknięty.

Nie szukam CFO ani osoby wyłącznie do wykonywania poleceń. Szukam prawej ręki w codziennych finansach. Kogoś, kto potrafi połączyć informacje z kilku maili, tabel i dokumentów, zrozumieć sytuację i doprowadzić sprawę do końca.

Kim jesteśmy? BF Agency to około 30 osób. Łączymy doradztwo, kreację, produkcję, merch, webshopy i logistykę dla dużych organizacji w Polsce i Europie. Tworzymy między innymi welcome packi, kolekcje firmowe oraz programy prezentowe dla pracowników i klientów. Rozwijamy się w kierunku kompleksowego operatora 360. Chcemy prowadzić mniej przypadkowych zamówień, a więcej długoterminowych, wieloprojektowych współprac. Naszą ambicją jest być jedną z czołowych firm w tej kategorii w Polsce i w regionie.

Finanse są częścią tej układanki. Dobrze przygotowane rozliczenie, właściwe PO i faktura wystawiona w terminie mają dla klienta znaczenie tak samo jak dostarczony projekt.

Samodzielnie, ale nie bez wsparcia. Raportujesz bezpośrednio do mnie. Rozumiem finanse, podatki, księgowość i prawo. Będę Twoim partnerem w trudniejszych sprawach i mentorem w poznawaniu naszego biznesu oraz narzędzi i rozwoju. Kierunek finansowy i kluczowe decyzje pozostają po mojej stronie. Ty przejmujesz codzienną operację. Masz mandat do egzekwowania danych, wyjaśniania spraw z klientami, zatrzymywania błędnych dokumentów i proponowania zmian w procesie. Współpracujesz z Client Service, produkcją, administracją i dwoma zewnętrznymi biurami księgowymi.

Co jest do przejęcia?

• Fakturowanie i należności. Faktury krajowe i zagraniczne, zaliczki, korekty, PO, opisy i wymagania klientów korporacyjnych. Dopilnowanie danych od accountów, kontakt z finansami klientów, wyjaśnianie rozbieżności i miękka windykacja.
• Banki, koszty i wynagrodzenia. Obsługa rachunków, kontrola dokumentów i terminów, samodzielna realizacja przelewów według ustalonych zasad. Rozliczanie wynagrodzeń B2B i premii oraz pilnowanie kompletności danych i faktur. Praca na KSEF, automatyzacjach i usprawnieniach.
• Pipeline i zestawienia. Prowadzenie finansowego pipeline’u w Excelu, dopinanie rozliczeń z accountami i produkcją, kontrola spójności danych. Praca na automatyzacji. Przygotowywanie zestawień sprzedaży, kosztów, marżowości klientów i wykonania budżetu firmy. Produkcja rozlicza koszty projektów; Twoja rola to kontrola, połączenie danych i użyteczny wniosek dla biznesu.
• Współpraca z księgowością. Pilnowanie kompletności dokumentów, uzgodnień i zamknięcia miesiąca po stronie firmy. Większość faktur biura pobierają już przez KSeF. Nie prowadzisz samodzielnie ksiąg rachunkowych, ale odpowiadasz za to, żeby księgowość miała właściwe dane i wyjaśnienia. Obsługa 3 podmiotów.
• Administracja biznesowa. Umowy, załączniki, odnowienia, statusy dostawcy w systemach klientów, dokumentacja bankowa i spółkowa. Do tego ubezpieczenia, leasingi, formalności dotyczące najmu czy notariusza. To ważna część tej pracy, nie przypadkowy dopisek. Nie oznacza jednak przejęcia całej obsługi biura.

Działamy obecnie przez dwie działalności gospodarcze i spółkę z o.o. W ciągu półtora do dwóch lat chcemy przenieść całość biznesu do spółki. Będziesz wspierać tę zmianę operacyjnie, we współpracy ze mną i księgowością.

Jak wygląda codzienność? Około 100 faktur sprzedażowych i 500 dokumentów kosztowych miesięcznie. Trzy podmioty, trzy banki, około dziesięciu rachunków i cztery waluty. Różni klienci korporacyjni, różne zasady rozliczeń. Pracujemy na wFirmie, Excelach, Dropboxie i bankowości elektronicznej. Dokumenty i obieg są w całości cyfrowe. Oprócz własnej skrzynki prowadzisz dwie wspólne: biznes i finanse, rozdzielające komunikację sprzedażowo-kliencką i kosztową.

Mamy działające procesy, uporządkowane foldery i narzędzia. Mamy też wyjątki, ręczne czynności i rzeczy, które można zrobić lepiej. Nie budujesz wszystkiego od zera, ale nie przychodzisz też do firmy, w której każde kliknięcie opisano w instrukcji.

Najtrudniejsza jest wielowątkowość. Trzeba umieć ustalić priorytety, wrócić do przerwanego tematu i zachować dokładność. Nie chodzi o odpowiadanie na wszystko natychmiast. Chodzi o taki rytm pracy, żeby sprawy nie ginęły.

W jakim doświadczeniu widzę dobre dopasowanie? Najbardziej przyda Ci się praktyka w szerokiej roli finansowo-administracyjnej w małej lub średniej firmie, blisko właściciela i biznesu. Liczy się to, za co faktycznie odpowiadasz, nie sam tytuł stanowiska. Potrzebujesz doświadczenia w fakturowaniu, bankowości firmowej, rozliczeniach B2B i współpracy z księgowością. Rozumiesz realia JDG oraz spółki z o.o. prowadzącej pełną księgowość. Znasz wymagania klientów korporacyjnych, masz podstawy rozliczeń zagranicznych, budżetowania i controllingu.

Sprawnie pracujesz w Excelu: łączysz zestawienia, porównujesz dane, wyłapujesz niezgodności i wyciągasz wnioski. Angielski jest potrzebny do maili i dokumentów, nie do prowadzenia spotkań. Ważna jest też komunikacja. Potrafisz dopytać, przypomnieć się, spokojnie postawić granicę i doprowadzić do rozwiązania. Dobrze Ci z samodzielnością, ale nie mylisz jej z koniecznością wiedzenia wszystkiego.

Technologia ma zdejmować pracę, nie dokładać prezentacji. Dużo korzystamy z AI, rozwijamy agentów i automatyzacje. Wykorzystujemy je przy zestawieniach, analizach, sprawdzaniu dokumentów i łączeniu informacji. Nie potrzebuję programisty. Potrzebuję osoby, która potrafi samodzielnie poszukać rozwiązania i zamiast „zawsze robiło się to ręcznie” zapyta: „czy da się to uprościć?”. Pokażę Ci nasze rozwiązania i pomogę wejść w ten sposób pracy. Otwartość na AI i uczenie się jest jednak istotna. Tak samo jak sprawdzanie wyników i dbanie o poufność danych.

Co dostajesz w zamian? Wynagrodzenie 8 500 do 10 000 zł netto + VAT miesięcznie na B2B, zależnie od doświadczenia i samodzielności. Pełny wymiar współpracy, szeroki obszar odpowiedzialności i bezpośredni dostęp do osoby decyzyjnej. Biuro przy Rondzie Daszyńskiego i możliwość pracy hybrydowej. Rozwój przez pracę z biznesem, finansami i technologią. Możliwość wprowadzania zmian, których efekty zobaczysz we własnej codzienności.

W BF wierzymy, że można #normalnie. Mówić wprost, traktować się z szacunkiem, pomagać sobie i dotrzymywać ustaleń. Wymagamy, ale dajemy wsparcie. Nie trzeba znać odpowiedzi na wszystko. Trzeba chcieć ją znaleźć i nie zostawiać innych z niedomkniętą sprawą.

Teraz kilka słów od Ciebie. Wyślij CV na marcin@bfagencja.pl. Napisz mi przede wszystkim: na czym zależy Ci w nowym miejscu pracy i czego nie chcesz już robić? Dodaj, od kiedy możesz dołączyć i co się zaciekawiło. To znak, że doczytałaś / doczytałeś do końca ten dość długi deck! Nie potrzebuję formalnego listu motywacyjnego. Kilka konkretnych, własnych zdań pozwoli mi lepiej zrozumieć, czego szukasz. Szukam osoby możliwie szybko, ale przede wszystkim do dobrej, długofalowej współpracy.

Wymagane umiejętności:

• Microsoft Office Excel
• fakturowanie
• Bankowość elektroniczna
• samodzielność
• finanse
• rozwiązywanie problemów
• administracja

Znajomość języków:

• Angielski: B1
• Polski: C2

Mile widziane:

• wfirma
• Chat GPT
• Automatyzacja procesów
• kontroling
• obsługa korporacji

Lokalizacja biura