Office Manager in Warsaw

Tworzymy technologię, która pomaga monitorować postęp i jakość realizacji dużych inwestycji budowlanych — od farm fotowoltaicznych po drogi i rurociągi. Łączymy zdjęcia z dronów, dane projektowe i sztuczną inteligencję, aby zespoły realizujące inwestycje mogły sprawdzać wykonane prace i wcześniej wychwytywać rozbieżności. Za produktem wykorzystywanym przez międzynarodowych klientów stoi również codzienna współpraca między zespołami, sprawny obieg dokumentów i terminowe rozliczenia. Właśnie ten obszar chcemy wzmocnić.

Twoja rola i zespół: Szukamy osoby, która połączy organizację warszawskiego biura z administracyjną obsługą umów, fakturowaniem i monitorowaniem płatności. Dołączysz jako czwarta osoba do działającego zespołu wspierającego codzienne funkcjonowanie firmy. Zapewnimy Ci wdrożenie w nasze procesy i narzędzia. Na co dzień będziesz współpracować z zespołem oraz osobami odpowiedzialnymi za Sales i Customer Success. To rola dla osoby, która dobrze odnajduje się w rozwijającym się startupie: lubi organizować codzienne sprawy biura i zespołu, sprawnie pracuje z dokumentami i liczbami oraz szuka usprawnień w sposobie działania.

Czym będziesz się zajmować:

• Organizacja biura: dbanie o sprawne codzienne funkcjonowanie biura w Warszawie, kontakt z dostawcami usług oraz koordynacja zamówień i zaopatrzenia.
• Wsparcie zespołu: pomoc w organizacji wydarzeń oraz logistyczne wsparcie wdrażania nowych osób.
• Współpraca z zarządem: bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne, w tym koordynacja spotkań, wizyt i podróży służbowych.
• Codzienna administracja: aktualizacja danych klientów, zamówień i rozliczeń, obsługa wspólnych skrzynek mailowych oraz uporządkowanego repozytorium dokumentów.
• Umowy i dokumenty: koordynacja zatwierdzeń i podpisów, prowadzenie rejestrów oraz archiwizacja.
• Rozpoczęcie współpracy z klientami i dostawcami: przygotowywanie wymaganych danych i dokumentów oraz administracyjne wsparcie onboardingu.
• Fakturowanie: wystawianie faktur zgodnie z warunkami umów i wewnętrznymi zatwierdzeniami.
• Należności: monitorowanie terminów płatności, kontakt z klientami i wyjaśnianie kwestii rozliczeniowych we współpracy z odpowiednimi osobami w firmie.

Jakiego doświadczenia szukamy:

• Minimum 2 lata doświadczenia w administracji, obsłudze umów lub rozliczeniach, w tym praktyczne doświadczenie w fakturowaniu i monitorowaniu płatności.
• Dobra znajomość Excela lub Arkuszy Google oraz narzędzi Microsoft 365 lub Google Workspace.
• Znajomość zasad wystawiania faktur i podstaw VAT potrzebnych w codziennej obsłudze dokumentów.
• Angielski pozwalający prowadzić korespondencję i rozmowy dotyczące dokumentów oraz rozliczeń.
• Swobodna komunikacja po polsku z zespołem, dostawcami i partnerami.
• Dokładność, dyskrecja, dobra organizacja oraz umiejętność ustalania priorytetów i doprowadzania spraw do końca.
• Znajomość systemów CRM, narzędzi do fakturowania lub portali zakupowych klientów będzie dodatkowym atutem.

Wynagrodzenie 10 000–14 000 zł miesięcznie, zależnie od doświadczenia i kompetencji. Prywatną opiekę medyczną i kartę MultiSport. Wdrożenie w procesy i narzędzia oraz współpracę z istniejącym zespołem. Kontakt z międzynarodowymi klientami i możliwość rozwijania doświadczenia w administracji, rozliczeniach i organizacji działalności firmy technologicznej.

Miejsce współpracy: Ze względu na obsługę warszawskiego biura współpraca ma charakter głównie stacjonarny. Możliwa jest okazjonalna realizacja części zadań zdalnie.