Administration & Logistics Coordinator in Lublin

Make More Than a Living. Make a Difference.

Kto jesteśmy? Szukasz kariery i środowiska pracy, w którym możesz wywrzeć prawdziwy wpływ? Fundacja AIDS Healthcare (AHF) może być właśnie dla Ciebie. AHF jest największą na świecie organizacją non-profit zajmującą się HIV/AIDS, działającą w ponad 50 krajach i zapewniającą opiekę ponad 3 milionom ludzi. AHF Polska, z siedzibą w Lublinie, działa od 2023 roku, oferując bezpłatne i poufne testy na HIV i STI, usługi prewencyjne, rzecznictwo zdrowia seksualnego oraz działania na rzecz społeczności — w języku polskim, angielskim, ukraińskim, rosyjskim i hiszpańskim.

Wartości podstawowe AHF to:

• Skupienie na pacjencie
• Wartość pracowników
• Szacunek dla różnorodności
• Elastyczność
• Walcz o to, co słuszne

Kogo szukamy?

AHF Polska poszukuje proaktywnego, zorganizowanego Koordynatora Administracji i Logistyki, który wesprze codzienną działalność AHF Polska i Checkpoint Lublin. Będziesz odgrywać kluczową rolę w zapewnieniu płynnych procesów administracyjnych, efektywnej logistyki oraz skutecznej koordynacji z dostawcami, partnerami i zespołami wewnętrznymi. Twoja praca bezpośrednio wesprze usługi prewencji HIV/STI, działania outreach oraz misję AHF w Polsce.

Jak będziesz wspierać naszą misję?

• Zapewnisz kompleksowe wsparcie administracyjne dla zespołu zarządzającego, w tym planowanie spotkań, zarządzanie kalendarzami i obsługę korespondencji.
• Utrzymasz dokładne rejestry i dokumentację związaną z działalnością administracyjną i logistyczną.
• Będziesz punktem kontaktowym dla interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, zapewniając skuteczną komunikację i koordynację.
• Zajmiesz się przestrzeganiem polityk, procedur i wymogów regulacyjnych AHF.
• Nadzorujesz operacje logistyczne, w tym zarządzanie zapasami, przetwarzanie zamówień, śledzenie przesyłek oraz koordynację dostaw dla lokalizacji AHF Polska i partnerów.
• Utrzymasz kontakt z dostawcami i sprzedawcami, negocjując umowy oraz zapewniając terminową dostawę towarów i usług.
• Identyfikujesz i rozwiązujesz problemy logistyczne i administracyjne w sposób efektywny i proaktywny.
• Organizujesz, wspierasz i/lub uczestniczysz w wydarzeniach takich jak testy outreach, Światowy Dzień AIDS, Międzynarodowy Dzień Prezerwatywy oraz inne zaangażowania AHF.
• Współpracujesz z Biurem AHF Europa, zespołami krajowymi i wolontariuszami, aby wzmocnić operacje i rozszerzyć zasięg usług AHF.
• Wsparcie działań budujących markę AHF oraz aktywności marketingowych poprzez media społecznościowe i bezpośrednią komunikację z klientami i interesariuszami.
• Aktywnie identyfikujesz i śledzisz możliwości zwiększenia zasięgu AHF Checkpoint, zarówno na miejscu, jak i poza nim.
• Wykonujesz inne zadania zlecone przez Kierownika Programu Krajowego.

Czego szukamy?

• Osoby z wykształceniem wyższym oraz doświadczeniem związanym z wymienionymi obowiązkami; doświadczenie w NGO jest atutem.
• Komunikującej się pewnie w języku polskim i angielskim (znajomość ukraińskiego, rosyjskiego lub hiszpańskiego będzie dodatkowym atutem).
• Posiadającej silne umiejętności organizacyjne oraz doskonałe zdolności komunikacyjne.
• Wykazującej uwagę na szczegóły, proaktywność oraz umiejętność pracy samodzielnej.
• Komfortowo czującej się w środowisku międzykulturowym i różnorodnym.
• Interesującej się i wrażliwej na kwestie związane z HIV, AIDS i STI oraz organizacją testów i leczenia w Polsce.
• Posiadającej umiejętność przeprowadzania procedur zakupowych, w tym badania rynku, oceny jakości, negocjacji i dokumentacji.
• Znającej podstawy aplikacji Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Posiadającej ważne prawo jazdy kategorii B.

Dlaczego warto do nas dołączyć?

W AHF zobowiązujemy się do ratowania życia i rozszerzania dostępu do usług opieki i prewencji HIV. Ta rola oferuje możliwość pracy w dynamicznym, wspierającym i zorientowanym na misję środowisku, w którym Twoja praca będzie miała realny wpływ.

• Znacząca praca przyczyniająca się do zdrowia publicznego i dobrostanu społeczności.
• Doświadczenie w globalnie uznawanej międzynarodowej organizacji obecnej w ponad 50 krajach.
• Ekspozycja na wielojęzyczną, międzykulturową komunikację w zakresie zdrowia publicznego.
• Mały, zaangażowany zespół, który naprawdę ceni Twój wkład.

Zapraszamy do składania aplikacji osoby z różnych środowisk i szczególnie zachęcamy kandydatów z społeczności, które obsługujemy, do aplikowania. AHF Polska zobowiązuje się do inkluzywnego, szanującego i niedyskryminacyjnego zatrudnienia.

Wyrażam niniejszym moją wyraźną i świadomą zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia i zarządzania procesem rekrutacji, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem w zakresie ochrony danych, w tym Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO) oraz Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 10 maja 2018 roku. Przyjmuję do wiadomości, że podanie moich danych jest dobrowolne i mogę w każdej chwili wycofać swoją zgodę, nie wpływając na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.