PtP Specialist in Kielce

Każdego dnia mamy okazje, aby wywrzeć pozytywny wpływ – na naszych współpracowników, partnerów, klientów i społeczeństwo. Razem wprowadzamy innowacyjne rozwiązania przyszłości i odblokowujemy pełny potencjał cennych zasobów. Jako PtP Specialist będziesz odpowiedzialny za dokładne i terminowe przetwarzanie faktur i płatności dostawców dla polskiej jednostki. Będziesz wspierać cały cykl Procure-to-Pay, pracując z fakturami na zamówienia zakupu oraz fakturami niezwiązanymi z zamówieniami, kodowaniem faktur, potrójnym dopasowaniem, płatnościami, księgowaniem wyciągów bankowych oraz dokumentacją celną.

Będziesz współpracować z lokalnymi przedstawicielami finansowymi, dostawcami i wewnętrznymi interesariuszami w celu rozwiązywania zapytań, zapewnienia zgodności z obowiązującymi procedurami oraz polskimi przepisami podatkowymi i prawnymi, a także utrzymania wysokiej jakości danych finansowych. Rola ta jest dobrą okazją dla doświadczonego specjalisty ds. zobowiązań, który lubi pracować samodzielnie, rozwiązywać problemy i przyczyniać się do ciągłego doskonalenia procesów finansowych.

Twoje obowiązki:

• Przetwarzanie i księgowanie faktur: Dokładne i terminowe przetwarzanie przychodzących faktur PDF. Przetwarzanie zarówno faktur na zamówienia zakupu, jak i faktur niezwiązanych z zamówieniami. Kodowanie faktur w ramach procesu SSC. Potrójne dopasowanie między zamówieniami zakupu, odbiorami towarów i fakturami. Księgowanie zatwierdzonych faktur zgodnie z ustalonymi procedurami i standardami księgowymi. Zapewnienie zgodności faktur z polskimi przepisami podatkowymi i prawnymi, w tym z odpowiednimi regulacjami VAT. Przetwarzanie dodatkowej dokumentacji finansowej, w tym dokumentów związanych z cłami. Zapewnienie 100% dokładności danych wprowadzonych do odpowiednich systemów.
• Zarządzanie zapytaniami i interesariuszami: Samodzielne rozwiązywanie większości zapytań związanych z zamówieniami. Proaktywne kontaktowanie się z lokalnymi przedstawicielami finansowymi w sprawie faktur oczekujących na zatwierdzenie. Odpowiadanie na zapytania związane z PtP od lokalnych zespołów finansowych i dostawców. Badanie niezgodności i identyfikowanie odpowiednich rozwiązań. Eskalacja złożonych lub wrażliwych kwestii do odpowiednich interesariuszy w razie potrzeby. Utrzymywanie profesjonalnej i jasnej komunikacji z partnerami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Płatności i działania na koniec miesiąca: Przygotowywanie i realizacja płatności dla dostawców zgodnie z ustalonym kalendarzem płatności. Wsparcie kontroli związanych z płatnościami i przestrzeganie ustalonych procedur zatwierdzania. Księgowanie wyciągów bankowych i zapewnienie, że odpowiednie transakcje są rejestrowane dokładnie. Samodzielne przygotowywanie okresowych uzgodnień kont. Wsparcie działań zamknięcia miesiąca, szczególnie w pierwszych pięciu roboczych dniach miesiąca. Dostarczanie dokumentacji wspierającej i wyjaśnień na potrzeby audytu.
• Raportowanie i doskonalenie procesów: Przygotowywanie wymaganych miesięcznych raportów. Monitorowanie zaległych faktur, elementów związanych z płatnościami i nierozwiązanych zapytań. Identyfikowanie potencjalnych obszarów do rozwoju i poprawy w funkcji PtP. Współpraca przy wdrażaniu usprawnień procesów, standaryzacji i silniejszych kontroli.

Czego szukamy:

• Około 2 lata doświadczenia w wsparciu polskiej jednostki, z około 4-letnim ogólnym doświadczeniem w obszarze zobowiązań, co będzie dodatkowym atutem.
• Wykształcenie w dziedzinie finansów, rachunkowości lub innej pokrewnej dziedziny; odpowiednie doświadczenie praktyczne również będzie brane pod uwagę.
• Praktyczna znajomość procesów zobowiązań i Procure-to-Pay.
• Znajomość zasad i reguł rachunkowości stosowanych w przetwarzaniu faktur.
• Zrozumienie polskich przepisów podatkowych i prawnych.
• Doświadczenie w pracy z fakturami na zamówienia zakupu i fakturami niezwiązanymi z zamówieniami, kodowaniem faktur i potrójnym dopasowaniem.
• Doświadczenie w płatnościach dla dostawców i księgowaniu wyciągów bankowych.
• Silne umiejętności analityczne i rozwiązywania problemów.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i numeryczne.
• Wysoka dbałość o szczegóły i silne skupienie na dokładności danych.
• Umiejętność pracy samodzielnie i zarządzania zmieniającymi się priorytetami i terminami.
• Dobra znajomość Microsoft Office, szczególnie Excela.
• Profesjonalna znajomość języka angielskiego i polskiego.

Miło widziane:

• Doświadczenie z Medius i Movex/M3.
• Doświadczenie w przetwarzaniu dokumentacji finansowej związanej z cłami.
• Doświadczenie w wsparciu zamknięcia miesiąca i uzgodnień kont.
• Doświadczenie w pracy w centrum usług wspólnych lub międzynarodowym środowisku finansowym.

Co oferujemy:

• Możliwość wsparcia pełnego procesu Procure-to-Pay dla polskiej jednostki.
• Współpraca z lokalnymi zespołami finansowymi, dostawcami i interesariuszami biznesowymi.
• Możliwość wniesienia pomysłów i poprawy procesów PtP.
• Możliwości rozwoju zawodowego i nauki.
• Umowa o pracę, rozpoczynająca się od 3-miesięcznego okresu próbnego.
• Pakiet benefitów, w tym prywatna opieka medyczna dla Ciebie i Twojej rodziny, karta lunchowa, dostęp do platformy MyBenefit, karta Multisport.
• Elastyczne godziny pracy, możesz zaczynać między 7:30 a 9:30.
• Model pracy hybrydowej z 3 dniami w biurze i 2 dniami zdalnymi (nasze biuro znajduje się na Przybyszewskiego 56, Kraków).

Dbamy o różnorodność, inkluzję i równość w naszych procesach rekrutacyjnych. Wierzymy również, że cechy behawioralne mogą dostarczyć ważnych informacji na temat dopasowania kandydata do roli. Aby nam w tym pomóc, stosujemy oceny Pymetrics, a po aplikacji zostaniesz zaproszony do udziału w grach oceniających.