Events Venue Sourcing Coordinator with German in Katowice

Amex GBT to miejsce, w którym koledzy znajdują inspirację w podróżach jako sile dobra i – poprzez swoją pracę – mogą mieć wpływ na naszą branżę. Jesteśmy tutaj, aby pomóc naszym kolegom osiągnąć sukces i oferujemy inkluzywną oraz współpracującą kulturę, w której Twój głos jest ceniony.

Co będziesz robić:

• Pełnić funkcję głównego łącznika w CoE i lidera dla przypisanych programów.
• Współpracować z wyznaczoną wewnętrzną grupą/klientem z innego kraju (rynek klientów) w celu wsparcia pozyskiwania miejsc zgodnie z prośbą klientów.
• Proaktywnie negocjować stawki i umowy dotyczące miejsc oraz tworzyć rozsądne wstępne budżety.
• Komunikować się z wewnętrznym menedżerem ds. pozyskiwania/zespołem planowania spotkań, partnerami biznesowymi lub właścicielami spotkań oraz dostawcami w sposób terminowy i regularny.
• Przestrzegać standardowych procedur operacyjnych dla wszystkich działań związanych z pozyskiwaniem.
• Wykonywać inne obowiązki administracyjne w razie potrzeby.
• Przeglądać prośby o spotkania i przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z klientem/lokalnym zespołem.
• Opracowywać i wdrażać strategię programu oraz strategię negocjacyjną, aby osiągnąć najlepszą cenę i/lub uwzględnienie ulepszeń u dostawców, wspierając specyficzne potrzeby klienta.
• Wykorzystywać wiedzę o krajowych i międzynarodowych destynacjach do rekomendacji odpowiednich lokalizacji.
• Utrzymywać wiedzę o nowych opcjach destynacji, opcjach wartościowych oraz ofertach promocyjnych.
• Zbierać wszystkie niezbędne informacje do prawidłowego pozyskania i zorganizowania wydarzenia w imieniu klienta, w tym standardowe siatki dostępności z wyznaczonego narzędzia technologicznego.
• Kwalifikować propozycje, aby określić, czy są odpowiednie i konkurencyjne.
• Spełniać terminy klientów, dostarczając siatkę dostępności zgodnie z standardami klienta i przeglądając ją z klientem oraz zespołem.
• Śledzić daty opcji dostawców i kontaktować się z członkami zespołu oraz dostawcami w sprawie statusu programu.
• Przeglądać wszystkie umowy dostawców przed finalizacją, zapewniając, że zarówno warunki specyficzne dla programu, jak i ogólne są dokładne i prawnie chronią zarówno American Express M&E, jak i klienta, w tym daty attrition, polityki anulowania itp.
• Używać odpowiednich formularzy autoryzacji i aneksów, aby zapewnić spójność i dokładność.
• Przeprowadzać ostateczne negocjacje z wybranymi dostawcami w celu uzyskania najlepszych możliwych cen i ustępstw, aby spełnić oczekiwania dotyczące oszczędności i wydatków.
• Tworzyć zapisy spotkań w wyznaczonym systemie zarządzania spotkaniami i uzupełniać całą dokumentację wewnętrzną dla programu przed przekazaniem.
• Przeprowadzać dodatkowe negocjacje z dostawcami, takimi jak firmy DMC oraz wszyscy inni dostawcy zewnętrzni, przed i po sprzedaży, aby poprawić koszty, rentowność i/lub warunki docelowych komponentów programu.
• Może uczestniczyć w renegocjacjach programów lub negocjacjach dotyczących anulacji, w razie potrzeby.
• Osiągać odpowiednie metryki benchmarkingowe zgodnie z wymaganiami klienta lub firmy.
• Informować zespół zarządzania spotkaniami i klienta o początkowym wymaganiu wpłaty oraz zabezpieczać płatność.
• Odpowiadać za dokładne prognozowanie programów i aktualizowanie systemów zarządzania biznesem z dokładnymi informacjami finansowymi oraz szacunkowymi budżetami i informacjami o oszczędnościach kosztów w razie potrzeby.
• Utrzymywać informacje o wszystkich programach tymczasowych, sprzedanych i anulowanych w systemie zarządzania programami biznesowymi.
• Utrzymywać dokładne zapisy, wprowadzanie danych do systemu oraz pełne zarządzanie plikami zgodnie z politykami i procedurami Amex GBT oraz klienta.

Czego szukamy:

• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej w języku angielskim i niemieckim.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku.
• Pasja do zarządzania projektami, zarządzania spotkaniami i doświadczenie w zarządzaniu klientami.
• Doświadczenie w pracy w ramach budżetów.
• Silne umiejętności priorytetyzacji.

Lokalizacja: Polska

Praca i życie:

Znajdź swoją szczęśliwą równowagę w Amex GBT. Elastyczne benefity są dostosowane do każdego kraju i zaczynają się w dniu rozpoczęcia pracy. Obejmują one plany ubezpieczeń zdrowotnych i socjalnych, programy emerytalne, urlop rodzicielski, pomoc w adopcji oraz zasoby dotyczące dobrostanu, aby wspierać Ciebie i Twoją najbliższą rodzinę.

Korzyści podróżne: wybór ofert co tydzień od głównych dostawców podróży na wszystko, od lotów po hotele, rejsy i wynajem samochodów.

Rozwijaj umiejętności, które chcesz, kiedy czas jest odpowiedni dla Ciebie, z dostępem do ponad 20 000 kursów na naszej platformie edukacyjnej, kursów przywódczych oraz nowych ofert pracy dostępnych najpierw dla kandydatów wewnętrznych.

Staramy się promować inkluzję we wszystkich aspektach naszej działalności w Amex GBT. Możesz połączyć się z kolegami poprzez nasze globalne grupy INclusion, skupione wokół wspólnych tożsamości lub inicjatyw, aby omawiać wyzwania, przeszkody, osiągnięcia oraz zwiększać świadomość i działania firmy.

I wiele więcej!

Wszyscy kandydaci będą mieli równe szanse zatrudnienia bez względu na wiek, płeć, płeć (i cechy związane z płcią), ciążę (i związane z nią warunki medyczne), rasę, kolor, obywatelstwo, religię, niepełnosprawność lub jakąkolwiek inną klasę lub cechę chronioną przez prawo. Jesteśmy zobowiązani do zapewnienia rozsądnych udogodnień osobom z kwalifikowanymi niepełnosprawnościami.

Co jeśli nie spełniam każdego wymogu? Jeśli pasjonujesz się naszą misją i uważasz, że byłbyś doskonałym dodatkiem do naszego zespołu, nie martw się o „sprawdzanie każdego punktu”; po prostu aplikuj mimo to. Może być dokładnie osobą, której szukamy!