W skrócie
- Zadania: Zarządzaj biurem i wspieraj zespół w codziennych zadaniach.
- Firma: Międzynarodowa korporacja w branży usług finansowych.
- Benefity: Stabilne zatrudnienie, możliwość rozwoju i atrakcyjne wynagrodzenie.
- Pozostałe informacje: Praca w międzynarodowym zespole z możliwościami rozwoju kariery.
- Dlaczego ta praca: Bądź kluczowym ogniwem w dynamicznym środowisku biurowym.
- Kwalifikacje: Wieloletnie doświadczenie na podobnym stanowisku oraz umiejętności organizacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 62100 - 75900 zł za rok.
Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach.
Zakres obowiązków:
- Zarządzanie biurem: Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.
- Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.
- Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
- Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.
- Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
- Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.
- Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.
- Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.
- Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.
- Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
- Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.
- Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.
- Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.
- Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.
- Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.
Office Manager in Warsaw – pracodawca: Antal
Nasza firma to doskonały pracodawca, który stawia na rozwój swoich pracowników i oferuje przyjazne środowisko pracy. Wspieramy zespół w zdobywaniu nowych umiejętności oraz zapewniamy atrakcyjne benefity, co czyni nas idealnym miejscem dla osób poszukujących satysfakcjonującej kariery w międzynarodowym środowisku. Pracując u nas, będziesz miał okazję współpracować z różnorodnymi zespołami, co sprzyja innowacyjności i efektywności w realizacji zadań.
