W skrócie
- Zadania: Zarządzaj dokumentacją projektową i koordynuj procesy jej tworzenia oraz przeglądu.
- Firma: Innowacyjna firma technologiczna z dynamicznym środowiskiem pracy.
- Benefity: Elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej oraz rozwój zawodowy.
- Pozostałe informacje: Możliwość rozwoju kariery w międzynarodowym zespole.
- Dlaczego ta praca: Pracuj nad nowoczesnymi projektami i wprowadź innowacje w produkcji.
- Kwalifikacje: Doświadczenie w dokumentacji technicznej i umiejętności organizacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 62100 - 75900 zł za rok.
Poszukujemy osoby na stanowisko Technical Writer / Document Controller, łączące odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją projektową z koordynacją procesów związanych z jej tworzeniem, przeglądem, aktualizacją i zatwierdzaniem. Stanowisko obejmuje pracę przy dwóch powiązanych projektach, a zakres zaangażowania będzie dostosowywany do bieżących potrzeb poszczególnych obszarów. Projekty dotyczą wdrażania MES (Manufacturing Execution System) w środowisku produkcyjnym i mają na celu standaryzację oraz uproszczenie procesów związanych z produkcją, dokumentacją produkcyjną i jej przeglądem. Jednym z głównych założeń jest przejście w kierunku paperless production, czyli ograniczenie dokumentacji papierowej na rzecz rozwiązań cyfrowych.
System wspiera m.in. przegląd dokumentacji produkcyjnej w modelu review by exception, integrację z urządzeniami produkcyjnymi oraz zwiększenie automatyzacji procesów. Stanowisko jest hybrydą dwóch funkcji – Technical Writera oraz Document Controllera. Łączy więc zadania związane z tworzeniem i utrzymywaniem dokumentacji technicznej i procesowej z odpowiedzialnością za cały obieg dokumentów, ich wersjonowanie, review, approval oraz terminową realizację poszczególnych etapów procesu.
Rola będzie odpowiednia dla osoby, która dobrze odnajduje się zarówno w pracy z dokumentacją i procesami, jak i w koordynacji wielu interesariuszy, pilnowaniu terminów oraz rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.
Zakres obowiązków:
- zarządzanie procesem przeglądu i zatwierdzania dokumentacji w systemie Veeva Vault,
- monitorowanie terminowości przeglądów oraz bieżąca komunikacja z właścicielami dokumentów i interesariuszami,
- koordynowanie procesu wprowadzania zmian, review oraz approval dokumentacji,
- utrzymywanie i aktualizacja trackerów projektowych oraz pozostałej dokumentacji związanej z projektami,
- tworzenie, aktualizacja i utrzymywanie dokumentacji procesowej, instrukcji oraz materiałów projektowych,
- zarządzanie backlogiem aktualizacji dokumentacji z wykorzystaniem narzędzi takich jak Airtable,
- przygotowywanie i aktualizacja matryc wersji dokumentacji w odniesieniu do kolejnych wydań systemowych,
- przygotowywanie oraz aktualizacja raportów i zestawień dotyczących dokumentacji,
- współpraca z zewnętrznym partnerem odpowiedzialnym za przygotowywanie dokumentacji projektowej,
- koordynowanie procesu przekazywania dokumentów do review, zbierania uwag, wprowadzania zmian oraz uzyskiwania finalnych akceptacji,
- tworzenie, obsługa i monitorowanie zgłoszeń (ticketów) w systemie ServiceNow,
- identyfikowanie i monitorowanie problemów związanych z dokumentacją oraz koordynowanie działań naprawczych pomiędzy zaangażowanymi zespołami,
- tworzenie i monitorowanie powiązanych zgłoszeń w systemie zewnętrznego partnera,
- bieżąca współpraca z zespołami projektowymi, właścicielami dokumentacji, ekspertami merytorycznymi oraz partnerami zewnętrznymi.
Wymagania:
- doświadczenie w pracy z dokumentacją techniczną, projektową lub procesową,
- doświadczenie w obszarze Document Control, Technical Writing lub koordynacji dokumentacji,
- bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania wielu dokumentów oraz procesów jednocześnie,
- doświadczenie w pracy z systemami do zarządzania dokumentacją lub workflow; znajomość Veeva Vault będzie dużym atutem,
- umiejętność monitorowania terminów, statusów i backlogów oraz konsekwentnego follow-upu z właścicielami dokumentów,
- doświadczenie we współpracy z wieloma zespołami i interesariuszami, również z partnerami zewnętrznymi,
- umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i koordynowania działań pomiędzy różnymi zespołami,
- doświadczenie w pracy z systemami ticketowymi, np. ServiceNow,
- dobra znajomość narzędzi do organizacji i śledzenia pracy, np. Airtable, Trello lub podobnych,
- dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w środowisku międzynarodowym oraz pracę z dokumentacją w języku angielskim,
- dokładność, skrupulatność i dbałość o spójność oraz poprawność dokumentacji.
Technical Writer / Document Controller in Warsaw – pracodawca: Avenga
Avenga to doskonały pracodawca, który oferuje elastyczne warunki pracy w hybrydowym modelu, co pozwala na zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Nasza kultura pracy opiera się na współpracy i innowacyjności, a pracownicy mają możliwość rozwoju zawodowego poprzez różnorodne szkolenia i projekty. Wrocław, z jego dynamicznym rynkiem technologicznym, stanowi idealne miejsce do budowania kariery w obszarze bezpieczeństwa IT.
