Administrative Support Specialist in Gdańsk

Dołącz do naszego dynamicznego i ciągle rozwijającego się zespołu w Bayer, gdzie prosperujemy w szybkim i zmieniającym się środowisku. Naszą misją jest zapewnienie zdalnego wsparcia menedżerom i zespołom w naszej organizacji znajdującej się za granicą, aby zapewnić im pomoc w codziennych operacjach. Dążymy do umożliwienia menedżerom Bayera skupienia się na ich wkładzie wartościowym, oferując wysoko wykwalifikowane wsparcie w codziennych czynnościach administracyjnych.

Co robisz:

• Zarządzanie kalendarzem: Planowanie i koordynowanie spotkań, rozwiązywanie konfliktów oraz zarządzanie rezerwacjami sal; organizowanie cateringu i off-site dining w razie potrzeby.
• Zarządzanie e-mailami: Efektywne obsługiwanie przychodzących e-maili, tworzenie korespondencji w imieniu zarządu oraz organizowanie skrzynki odbiorczej Outlook.
• Wsparcie spotkań: Organizowanie wirtualnych i hybrydowych spotkań, wspieranie uczestników, przygotowywanie materiałów informacyjnych, sporządzanie protokołów oraz śledzenie działań; organizowanie i moderowanie warsztatów w razie potrzeby.
• Organizacja podróży: Planowanie i rezerwacja podróży służbowych, w tym transportu i zakwaterowania, zapewniając wszystkie niezbędne udogodnienia; pomoc w aplikacjach wizowych w razie potrzeby.
• Zarządzanie wydatkami: Tworzenie i składanie raportów wydatków, weryfikacja faktur i paragonów oraz przegląd roszczeń pod kątem zgodności z lokalnymi politykami.
• Wsparcie projektów: Zarządzanie procesami zatwierdzania, śledzenie plików projektowych i działań oraz pomoc w kontrolowaniu kosztów projektów i raportowaniu.
• Zarządzanie komunikacją: Nadzorowanie komunikacji wewnętrznej w ramach projektów lub działów, zarządzanie listami dystrybucyjnymi oraz ułatwianie onboardingu nowych członków zespołu.
• Czynności administracyjne: Planowanie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja faktur, wsparcie procesów onboardingu, tworzenie zamówień zakupu; zapewnianie wsparcia w zakresie zgłoszeń IT oraz utrzymywanie plików SharePoint.

Kto jesteś?

• Umiejętność priorytetyzacji i zarządzania wieloma obowiązkami w szybkim środowisku.
• Proaktywne, niezależne i zorientowane na rozwiązania podejście, wykazujące wysoki poziom odpowiedzialności i elastyczności.
• Silne umiejętności interpersonalne, zdolność do budowania zaufanych relacji na wszystkich poziomach organizacji, głównie w środowisku wirtualnym.
• Minimum 2-letnie doświadczenie w roli wsparcia administracyjnego, z doświadczeniem w konfiguracji Shared Service Center jako atut.
• Biegłość w Microsoft Office Suite, w tym MS Teams i Outlook.
• Biegła znajomość języka angielskiego na poziomie C1. Znajomość języka niemieckiego będzie korzystna.
• Umiejętność zachowania poufności i ostrożnego obchodzenia się z wrażliwymi informacjami.
• Doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku z międzynarodowymi menedżerami/interesariuszami.
• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu kalendarzem, planowaniu podróży i logistyce na poziomie wykonawczym.

Wynagrodzenie i benefity:

Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto dla tej roli wynosi 7,200 PLN. Ostateczne wynagrodzenie zostanie ustalone na podstawie obiektywnych czynników, takich jak doświadczenie zawodowe, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności. Stanowisko to kwalifikuje się do zmiennych składników wynagrodzenia, takich jak premie roczne lub oparte na wynikach, przyznawane zgodnie z odpowiednią grupą pracowniczą, zakresem roli i strukturą wynagrodzeń. Dodatkowo Bayer oferuje konkurencyjny i kompleksowy pakiet świadczeń, w tym:

• Usługi medyczne dodatkowe
• Elastyczne benefity wspierające wypoczynek i dobre samopoczucie
• Ubezpieczenie na życie, od wypadków i niepełnosprawności
• Plany emerytalne wspierane przez pracodawcę
• Dodatek na pracę zdalną, aby wspierać pracę hybrydową lub zdalną
• Samochód służbowy (jeśli dotyczy)
• Dodatkowy płatny urlop (jeśli dotyczy)

Benefity mogą się różnić w zależności od roli i warunków zatrudnienia.

Lokalizacja: Polska – Pomorskie – Gdańsk | Dział: Funkcje wspierające | Kod referencyjny: 872360

W Bayerze zobowiązujemy się do przejrzystości, równej płacy za równą pracę lub pracę o równowartości oraz obiektywnych praktyk wynagradzania. Bayer przyjmuje zgłoszenia od wszystkich osób, niezależnie od rasy, pochodzenia narodowego, płci, wieku, cech fizycznych, pochodzenia społecznego, niepełnosprawności, członkostwa w związku zawodowym, religii, statusu rodzinnego, ciąży, orientacji seksualnej, tożsamości płciowej, ekspresji płci lub jakiegokolwiek niezgodnego kryterium zgodnie z obowiązującym prawem. Zobowiązujemy się do sprawiedliwego traktowania wszystkich kandydatów i unikania dyskryminacji. Bayer zobowiązuje się do zapewnienia dostępu i rozsądnych udogodnień w swoim procesie aplikacyjnym dla osób z niepełnosprawnościami i zachęca kandydatów z niepełnosprawnościami do zgłaszania wszelkich potrzebnych udogodnień, korzystając z poniższych informacji kontaktowych. Bayer oferuje możliwość pracy w modelu hybrydowym. Wiemy, jak ważna jest równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, dlatego nasi pracownicy mogą pracować z domu, z biura lub łączyć oba środowiska pracy. Możliwości korzystania z modelu hybrydowego są każdorazowo omawiane z menedżerem.