RFP & Bid Specialist in Warsaw

Model pracy: Hybrydowy (3 dni w biurze, 2 dni zdalnie)

O nas

bolttech to międzynarodowa firma insurtech, której misją jest budowanie wiodącego na świecie, technologicznego ekosystemu ochrony i ubezpieczeń. Dzięki pełnej gamie cyfrowych i opartych na danych możliwości, bolttech umożliwia połączenia między ubezpieczycielami, dystrybutorami i klientami, aby ułatwić i usprawnić proces zakupu i sprzedaży produktów ubezpieczeniowych i ochronnych. Jako część Pacific Century Group, bolttech obsługuje klientów na wielu rynkach w Ameryce Północnej, Azji i Europie.

W tej roli będziesz odpowiedzialny za wspieranie zespołu komercyjnego w osiąganiu celów biznesowych w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce poprzez kompleksową koordynację procesów przetargowych, RFP i RFQ oraz pomoc w przygotowaniu ofert.

Będziesz współpracować z zespołem komercyjnym oraz ekspertami z różnych dziedzin, aby planować zgłoszenia, analizować wymagania przetargowe, koordynować wkłady, zarządzać ryzykiem i dostarczać kompletne, zgodne i przekonujące propozycje w wymaganym terminie.

Twoje obowiązki będą obejmować:

• Zarządzanie przetargami i RFP: Planowanie i zarządzanie równoległymi procesami przetargowymi, RFP i RFQ, w tym harmonogramami, kamieniami milowymi, przypisaniem właścicieli, śledzeniem statusu i terminami składania.
• Analiza dokumentacji przetargowej: Tworzenie jasnej matrycy wymagań obejmującej wymagania obowiązkowe, kryteria oceny, warunki kwalifikacyjne, dostarczane materiały i instrukcje składania.
• Koordynacja wkładów: Zapewnienie terminowych i kompletnych odpowiedzi od zespołów sprzedaży, prawnych, finansowych, produktowych, operacyjnych, IT, bezpieczeństwa i innych ekspertów.
• Tworzenie treści propozycji: Redagowanie i konsolidowanie treści propozycji w spójną narrację skoncentrowaną na kliencie, która odpowiada na potrzeby klienta i jasno komunikuje wartość dodaną bolttech.
• Jakość propozycji: Zarządzanie jakością dokumentów i formalną zgodnością, w tym pokryciem wymagań, załącznikami, formularzami, zatwierdzeniami, podpisami, formatowaniem, kontrolą wersji i ostatecznymi kontrolami kompletności.
• Identyfikacja ryzyk: Śledzenie ryzyk związanych z dostawą, prawnymi, komercyjnymi, bezpieczeństwem i operacyjnymi, w tym brakującymi informacjami, nierealistycznymi zobowiązaniami i lukami w wymaganiach klienta.

Aby odnieść sukces, oczekujemy, że będziesz w stanie wykazać następujące kluczowe kompetencje:

• Organizacja i dbałość o szczegóły: Zarządzanie rozbudowanymi wymaganiami, załącznikami, formularzami, zatwierdzeniami i formatowaniem, zapobiegając błędom formalnym lub pominięciom.
• Zarządzanie projektami: Strukturyzowanie i prowadzenie kilku przetargów równolegle, definiowanie planów pracy, przypisywanie właścicieli i dostarczanie zgodnie z ustalonymi terminami.
• Analiza przetargów: Szybkie interpretowanie dokumentacji RFP i RFQ, identyfikowanie kluczowych wymagań, kryteriów oceny i warunków uczestnictwa.
• Zarządzanie interesariuszami: Zapewnienie jakości wkładów z wielu zespołów bez bezpośredniej władzy, negocjowanie priorytetów i konstruktywne podnoszenie problemów.
• Zrozumienie biznesowe i komercyjne: Łączenie możliwości produktów, modelu biznesowego klienta, cen, marży i warunków umownych w strategię konkurencyjnej propozycji.
• Komunikacja, pisanie i opowiadanie historii: Przekształcanie ekspertyzy w jasne, spójne i przekonujące odpowiedzi dostosowane do potrzeb klienta.
• Zarządzanie ryzykiem: Wczesne identyfikowanie brakujących informacji, nierealistycznych zobowiązań, problemów prawnych lub dostawczych oraz potencjalnych problemów z wdrożeniem.
• Znajomość narzędzi: Silna znajomość Microsoft Office – szczególnie zaawansowanych umiejętności w PowerPoint – oraz odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami, dokumentami i odpowiedziami.
• Umiejętności prezentacji: Tworzenie jasnych, profesjonalnych i wizualnie angażujących prezentacji PowerPoint, dokumentów propozycji, infografik i innych grafik biznesowych.
• Zarządzanie przetargami wspomagane AI: Wykorzystanie AI do analizy RFP, budowania matryc wymagań, przypisywania pytań, odzyskiwania wcześniejszych odpowiedzi i tworzenia pierwszych wersji.
• Kontrola jakości z AI: Wykorzystanie porównań wspomaganych AI do identyfikacji luk, niespójności i niekompletnych odpowiedzi, a następnie walidacja przez ekspertów.
• Elastyczność i ciągłe doskonalenie: Uczenie się na podstawie zakończonych przetargów i poprawa szablonów, przepływów pracy, automatyzacji i biblioteki odpowiedzi.

Wymagane kwalifikacje i umiejętności:

• Dyplom licencjata w zakresie administracji biznesowej, sprzedaży, komunikacji, zarządzania projektami lub pokrewnej dziedziny, lub równoważne doświadczenie praktyczne.
• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu przetargami, koordynacji RFP, zarządzaniu propozycjami, wsparciu sprzedaży lub podobnej roli międzydziałowej, najlepiej w branży telekomunikacyjnej, detalicznej lub elektronicznej.
• Silne umiejętności zarządzania projektami, analityczne, rozwiązywania problemów i priorytetyzacji, z umiejętnością zarządzania kilkoma zgłoszeniami jednocześnie.
• Zaawansowana znajomość Microsoft PowerPoint, Excel i Word, plus doświadczenie z narzędziami do zarządzania projektami, dokumentami, CRM lub treściami propozycji.
• Fluent English (minimum poziom C1), w tym silne umiejętności pisania biznesowego, tworzenia propozycji, rozwijania prezentacji i zarządzania interesariuszami w międzynarodowych zespołach.
• Znajomość dodatkowego języka obcego jest dużym atutem.
• Praktyczna umiejętność korzystania z AI i automatyzacji do analizy RFP, mapowania wymagań, odzyskiwania treści, redagowania, porównywania i kontroli kompletności, z odpowiednim przeglądem ludzkim.

Co oferujemy:

• Kluczową rolę wspierającą strategiczne możliwości komercyjne dla wiodących międzynarodowych organizacji telekomunikacyjnych i detalicznych.
• Ekspozycję na rynki międzynarodowe w regionie EMEA oraz bliską współpracę z zespołami międzydziałowymi, seniorami interesariuszami i liderami komercyjnymi.
• Możliwość rozwijania wiedzy w zakresie zarządzania przetargami, strategii komercyjnej i złożonych procesów sprzedaży, mając bezpośredni wpływ na wzrost biznesu i strategiczne partnerstwa.
• Bliską współpracę z doświadczonym i wspierającym menedżerem, który inwestuje w rozwój zespołu, dzielenie się wiedzą i indywidualny rozwój.
• Hybrydowy model pracy (3 dni w biurze, 2 dni zdalnie).
• Elastyczny czas rozpoczęcia pracy między 8:30 a 10:00.
• Dodatkowy płatny czas wolny (10 dni urlopu opiekuńczego oraz dzień wolny na urodziny).
• Krótsze piątki z godzinami pracy kończącymi się o 13:45.

Diversity and Inclusion

W bolttech jesteśmy różnorodni i inkluzywni. Cenimy unikalne umiejętności, tło i tożsamość każdej osoby. Nigdy nie dyskryminujemy ze względu na pochodzenie kulturowe, religię, płeć, tożsamość płciową lub wyrażanie, orientację seksualną, wiek, niepełnosprawność, status weterana, informacje genetyczne, stan cywilny lub rodzinny ani jakikolwiek status chroniony prawnie. Każdy należy. A ponieważ każdy jest inny, jesteśmy również elastyczni w sposobach pracy, aby każda osoba mogła dać z siebie wszystko każdego dnia.