Site Administrator in Katowice

Informacje w skrócie: Jako część działu Robót Publicznych Bouygues Construction, VSL International uczestniczy w budowie dużych struktur technicznych i gwarantuje ich bezpieczeństwo strukturalne oraz trwałość: infrastruktura transportowa (mosty, tunele), struktury przemysłowe i energetyczne oraz budynki komercyjne. VSL ma 4 000 pracowników w 25 lokalizacjach na całym świecie (Azja i Oceania, Bliski Wschód, Europa, Ameryka Łacińska, Kanada).

Projekt: Lower Thames Crossing jest jednym z najważniejszych programów infrastrukturalnych w Wielkiej Brytanii, łączącym Kent i Essex poprzez najdłuższy tunel drogowy w kraju. Projekt realizowany jest w ramach współpracy w złożonym środowisku, obejmującym skomplikowane prace przygotowawcze, operacje geotechniczne, głębokie fundamenty, mieszanie gleby oraz duże działania inżynieryjne niezbędne do pomyślnej realizacji schematu.

Przegląd roli: Poszukujemy zorganizowanego i proaktywnego Administratora Strony, który wesprze codzienną administrację i sprawne funkcjonowanie działań na miejscu projektu Lower Thames Crossing. Pracując blisko z Kierownikiem Projektu, Kierownikami Strony, Inżynierami, podwykonawcami i szerszym zespołem projektowym, zapewnisz skuteczne wsparcie administracyjne, utrzymasz dokładne rejestry i zapewnisz, że kluczowe informacje projektowe są zarządzane i komunikowane efektywnie.

Kluczowe obowiązki:

• Wsparcie administracyjne i koordynacja: Zapewnienie codziennego wsparcia administracyjnego dla zespołów zarządzających stroną i projektami.
• Utrzymywanie dokładnych rejestrów działań na stronie, personelu, dostaw i informacji projektowych.
• Wsparcie w przygotowaniu raportów, trackerów, protokołów spotkań i aktualizacji projektów.
• Organizacja spotkań, przygotowanie agend i rejestrowanie działań.
• Koordynacja komunikacji na stronie i dystrybucja odpowiednich informacji do zespołów projektowych.
• Wsparcie w procesie onboardingu i wprowadzenia nowych pracowników, gości i podwykonawców.
• Utrzymywanie rejestrów strony, list kontaktowych i rejestrów kluczowego personelu projektowego.
• Wsparcie w rezerwacji i koordynacji obiektów, welfare, zakwaterowania, podróży i sal konferencyjnych, gdy jest to wymagane.

Kontrola dokumentów i prowadzenie rejestrów:

• Utrzymywanie i aktualizacja elektronicznych i papierowych systemów archiwizacji.
• Zarządzanie dystrybucją, archiwizacją i odzyskiwaniem dokumentacji projektowej.
• Wsparcie procesu kontroli dokumentów dla rysunków, raportów, inspekcji, zezwoleń i rejestrów projektowych.
• Zapewnienie, że dokumenty są poprawnie nazwane, przechowywane i wydawane odpowiednim interesariuszom.
• Utrzymywanie dokładnych rejestrów rewizji i zatwierdzeń.
• Wsparcie w kompilacji dokumentacji przekazania i zamknięcia projektu.
• Zapewnienie, że rejestry projektowe są kompletne, dokładne i łatwo dostępne.

Administracja podwykonawców i pracowników:

• Wsparcie w administracji dokumentacją podwykonawców i rejestrami projektowymi.
• Utrzymywanie rejestrów obecności podwykonawców, wprowadzeń, kompetencji i dostępu do strony.
• Wsparcie w arkuszach czasu pracy, zwrotach roboczych i raportach dotyczących pracowników.
• Śledzenie szkoleń, certyfikacji i dat ważności, gdy jest to wymagane.
• Koordynacja z działem płac, HR i zespołami projektowymi w celu rozwiązania zapytań administracyjnych.
• Wsparcie w przygotowaniu cotygodniowych i comiesięcznych informacji o pracownikach.

Wsparcie w zakresie zakupów i handlu:

• Tworzenie i przetwarzanie zamówień zakupu, wniosków i dokumentacji dostawy.
• Utrzymywanie rejestrów otrzymanych towarów, sprzętu, materiałów i urządzeń.
• Wsparcie w śledzeniu faktur i przetwarzaniu dokumentacji podwykonawców.
• Wsparcie zespołu projektowego w śledzeniu kosztów, harmonogramach zakupów i rejestrach handlowych.
• Kontakt z dostawcami, podwykonawcami i wewnętrznymi działami w celu śledzenia brakujących informacji.
• Utrzymywanie dokładnych rejestrów wydatków projektowych i zobowiązań, gdy jest to wymagane.

Wsparcie w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa, jakości i środowiska:

• Wsparcie zespołu na miejscu w utrzymywaniu dokładnych rejestrów zdrowia i bezpieczeństwa, jakości i środowiska.
• Wsparcie w przygotowaniu i archiwizacji rejestrów inspekcji, zezwoleń, briefingów i raportów.
• Utrzymywanie rejestrów wprowadzeń, rozmów narzędziowych i działań szkoleniowych.
• Wsparcie w administracji rejestrów incydentów, obserwacji i działań korygujących.
• Wsparcie w audytach poprzez odzyskiwanie i organizowanie odpowiedniej dokumentacji.
• Zapewnienie, że wszystkie działania administracyjne są realizowane zgodnie z procedurami projektowymi i wymaganiami firmy.
• Promowanie pozytywnego podejścia do przestrzegania zdrowia i bezpieczeństwa, jakości i ochrony środowiska.

Współpraca i ciągłe doskonalenie:

• Współpraca z szerszym zespołem projektowym, inżynieryjnym, handlowym, zakupowym oraz zespołami ds. zdrowia i bezpieczeństwa.
• Wsparcie w wdrażaniu spójnych procesów administracyjnych w całym projekcie.
• Identyfikacja możliwości poprawy systemów archiwizacji, raportowania i zarządzania informacjami.
• Wsparcie w przygotowaniu informacji o nauczonych lekcjach i zamknięciu projektu.
• Zapewnienie profesjonalnego i pomocnego punktu kontaktowego dla zapytań dotyczących administracji na miejscu.
• Przyczynianie się do dobrze zorganizowanego, efektywnego i współpracującego środowiska na miejscu.

Profil kandydata:

• Wykształcenie i kwalifikacje: GCSE lub równoważne, w tym język angielski i matematyka. Odpowiednia kwalifikacja w zakresie administracji, biznesu lub budownictwa byłaby korzystna.
• Doświadczenie: Poprzednie doświadczenie w roli administracyjnej na miejscu, administracji projektowej lub administracji budowlanej. Doświadczenie w pracy w środowisku budowlanym, inżynieryjnym, infrastrukturalnym lub inżynieryjnym. Doświadczenie w wspieraniu zespołów na miejscu, kierowników projektów lub działów operacyjnych.
• Umiejętności techniczne: Dobra znajomość Microsoft Office, w tym Word, Excel i Outlook. Doświadczenie w korzystaniu z systemów zarządzania dokumentami lub projektami byłoby korzystne.
• Atrybuty osobiste: Wysoce zorganizowany z doskonałą uwagą na szczegóły. Profesjonalny, niezawodny i pewny siebie w komunikacji z kolegami i interesariuszami.

VSL/Bouygues Construction jest pracodawcą równych szans i zobowiązuje się do tworzenia inkluzywnego i różnorodnego środowiska pracy, w którym każdy jest traktowany sprawiedliwie i z szacunkiem. Zachęcamy do składania aplikacji od wszystkich odpowiednio wykwalifikowanych kandydatów, niezależnie od wieku, niepełnosprawności, tożsamości płciowej, statusu małżeńskiego lub partnerskiego, ciąży lub urlopu macierzyńskiego, rasy, religii lub przekonań, płci lub orientacji seksualnej.