Client Account Manager in Kraków

Brickendon Consulting jest nagradzaną globalną firmą doradczą w zakresie zarządzania i technologii, specjalizującą się w innowacyjnych rozwiązaniach oraz transformacji złożonych, ściśle regulowanych środowisk. Założona w 2010 roku, Brickendon koncentruje się na usługach finansowych i sektorze publicznym, pomagając organizacjom w nawigacji i wdrażaniu istotnych zmian.

Szukamy wysoko zorganizowanego, szczegółowego i proaktywnego Menedżera Kont Klientów, który wesprze wewnętrzne operacje kont oraz zarządzanie konsultantami w naszym polskim biznesie. Rola ta będzie kluczowym ogniwem między konsultantami, pracownikami a działami wewnętrznymi, zapewniając płynne koordynowanie zadań dla klientów, procesów onboardingu i offboardingu oraz codziennych działań operacyjnych.

Wybrany kandydat będzie zapewniał ciągłe wsparcie dla konsultantów w trakcie ich zaangażowania, koordynował administrację związaną z zadaniami, utrzymywał dokładne rejestry oraz nadzorował cykl życia konsultanta w Polsce. Rola ta będzie ściśle współpracować z działem Rozwoju Biznesu, Rekrutacji, HR, Finansów oraz innymi interesariuszami wewnętrznymi, aby zapewnić efektywne zarządzanie wymaganiami operacyjnymi oraz aby konsultanci i pracownicy otrzymywali spójne wsparcie.

Kluczowe obowiązki:

• Zarządzanie konsultantami i wsparcie wewnętrzne: Działaj jako kluczowy punkt kontaktowy dla konsultantów w trakcie ich zadań, zapewniając ciągłe wsparcie operacyjne i administracyjne.
• Utrzymuj regularną komunikację z konsultantami i odpowiednimi interesariuszami wewnętrznymi, aby zapewnić szybkie rozwiązywanie spraw związanych z zadaniami.
• Monitoruj daty zakończenia zadań i koordynuj dyskusje o przedłużeniach, zatwierdzenia i dokumentację z działem Rozwoju Biznesu oraz innymi odpowiednimi zespołami.
• Utrzymuj dokładne informacje o konsultantach, klientach i zadaniach w systemach i bazach danych wewnętrznych.
• Koordynuj zmiany w szczegółach zadań, datach rozpoczęcia, ustaleniach dotyczących pracy oraz dokumentacji umownej z odpowiednimi działami wewnętrznymi.
• Buduj pozytywne relacje robocze z konsultantami i kolegami z zespołu, aby wspierać zaangażowanie, satysfakcję i zatrzymanie.
• Wsparcie efektywnej komunikacji między konsultantami a zespołami wewnętrznymi, zapewniając, że odpowiednie informacje są dzielone dokładnie i na czas.
• Zarządzanie kontem klienta: Utrzymuj regularny kontakt z klientami w sprawie statusu zamówień, opinii o kandydatach i przedłużeń umów.
• Pełnij rolę wiarygodnego pośrednika, aby szybko odpowiadać na prośby klientów i zapewnić wysoką satysfakcję.
• Onboarding i offboarding: Koordynuj proces onboardingu dla nowych pracowników i kontrahentów w Polsce, zapewniając, że wymagane dokumenty i kroki administracyjne są zakończone przed odpowiednią datą rozpoczęcia.
• Współpracuj z działami Rekrutacji, HR, Rozwoju Biznesu, IT oraz konsultantami w celu koordynacji dat rozpoczęcia, szczegółów zadań, dokumentacji umownej i wymagań onboardingowych.
• Przygotowuj, zbieraj, weryfikuj i utrzymuj dokumentację zatrudnienia, kontraktora i zadań, współpracując z odpowiednimi zespołami wewnętrznymi lub zewnętrznymi doradcami, gdy to konieczne.
• Koordynuj specyficzne wymagania onboardingowe klientów, w tym kontrole przeszłości, dokumentację zgodności, prośby o dostęp do systemów oraz obowiązkowe szkolenia, jeśli dotyczy.
• Koordynuj działania offboardingowe, gdy pracownik lub kontrahent opuszcza firmę lub kończy zadanie, w tym dokumentację, powiadomienia, zwroty sprzętu i usunięcie dostępu do systemów.
• Współpracuj z działami HR, IT, Finansów i innymi interesariuszami, aby zapewnić, że ostatnie kroki administracyjne i wymagane powiadomienia są zakończone na czas.
• Utrzymuj listy kontrolne onboardingu i offboardingu oraz monitoruj zaległe działania, aby zapewnić spójny i efektywny proces.
• Interfejs między operacjami back-office a front-office, aby dostosować zadania administracyjne do celów biznesowych.
• Ściśle współpracuj z zespołami Rozwoju Biznesu/Sprzedaży, HR i Rekrutacji, aby uprościć procesy zatrudniania i przypisywania.
• Koordynuj wewnętrzne przepływy pracy i śledź zaległe działania, zatwierdzenia i dokumentację.
• Identyfikuj możliwości poprawy procesów administracyjnych, zarządzania dokumentacją oraz doświadczenia onboardingowego i offboardingowego.
• Utrzymuj jasne rejestry terminów, zaległych działań i problemów operacyjnych.
• Przygotowuj i utrzymuj raporty operacyjne, śledzenie i informacje zarządcze w razie potrzeby.
• Zarządzaj poufnymi informacjami klientów, pracowników i kontrahentów odpowiedzialnie i zgodnie z politykami firmy oraz obowiązującymi wymaganiami ochrony danych.
• Zapewnij ogólne wsparcie administracyjne dla polskiego biznesu w razie potrzeby.

Kwalifikacje i wymagania:

• Doświadczenie: Minimum pięć lat odpowiedniego doświadczenia w koordynacji kont, wsparciu operacyjnym, zarządzaniu konsultantami, koordynacji rekrutacji lub podobnej roli, najlepiej w środowisku agencji rekrutacyjnej, kontraktów IT lub usług profesjonalnych.
• Doświadczenie w koordynowaniu procesów onboardingu i offboardingu pracowników lub kontrahentów.
• Znajomość polskiej dokumentacji umowy B2B.
• Doświadczenie w zarządzaniu wieloma interesariuszami, procesami administracyjnymi i konkurencyjnymi priorytetami.
• Umiejętności komunikacyjne: Doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej w języku angielskim i polskim.
• Silne umiejętności interpersonalne, z umiejętnością skutecznego komunikowania się z konsultantami, pracownikami i interesariuszami wewnętrznymi.
• Profesjonalne, zorientowane na usługi podejście z umiejętnością wrażliwego i poufnego obsługiwania zapytań.
• Umiejętności organizacyjne: Silne umiejętności organizacyjne i administracyjne, z umiejętnością zarządzania wieloma procesami, terminami i priorytetami jednocześnie.
• Wysoka dbałość o szczegóły przy obsłudze umów, dokumentacji zadań i danych GDPR.
• Komfort w pracy z systemami CRM/ATS, narzędziami administracyjnymi oraz platformami portali klientów/VMS.
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Excel, Word i Outlook.
• Zarządzanie interesariuszami: Silne umiejętności interpersonalne do skutecznego angażowania się z konsultantami, klientami korporacyjnymi i zespołami wewnętrznymi (np. Realizacja Biznesu, Rekrutacja, HR i Finanse).