Document Controller in Warsaw

Jesteśmy światowej klasy globalną praktyką inżynierów, projektantów i doradców. Tworzymy transformacyjne wyniki dla klientów i społeczności poprzez zintegrowane myślenie oraz prawdziwie interdyscyplinarną, połączoną społeczność pasjonatów. Nasz założyciel, Sir Ted Happold, wierzył, że jakość naszej pracy wynika z różnych umiejętności i wiedzy, które posiadamy w naszej firmie. Ta kultura współpracy i szacunku jest dzisiaj silniejsza niż kiedykolwiek i napędza nas do dostarczania eleganckich rozwiązań, które pozostawiają pozytywną, trwałą spuściznę dla społeczności, w których pracujemy, oraz dla środowiska. Cenimy dobrostan ludzi, przyjmujemy wzajemną odpowiedzialność i rozumiemy, że zrównoważona przyszłość jest nieodłączna od ekonomicznego i społecznego wpływu naszej pracy.

O Tobie

Czy jesteś zorganizowanym i szczegółowym profesjonalistą z pasją do utrzymywania projektów w ruchu? Buro Happold poszukuje Kontrolera Dokumentów, który dołączy do naszego zespołu Zarządzania Realizacją Projektów (PDM) w Warszawie lub Lublinie. W tej roli odegrasz kluczową rolę w wspieraniu zespołów projektowych poprzez zarządzanie dokumentacją projektową i przepływami informacji. Będziesz działać jako centralny punkt dla procesów kontroli dokumentów w różnych ekscytujących projektach, zapewniając, że dokumentacja jest dokładnie utrzymywana, dystrybuowana i archiwizowana zgodnie z wymaganiami projektu i jakości.

• Zarządzanie Kontrolą Dokumentów i Informacji: Zarządzaj pełnym cyklem życia kontroli dokumentów, w tym rejestracją, dystrybucją, przechowywaniem i archiwizowaniem korespondencji projektowej, rysunków, raportów i innych dokumentów projektowych w formatach elektronicznych i papierowych. Przesyłaj, przetwarzaj, archiwizuj i dystrybuuj dokumenty otrzymane za pośrednictwem e-maila, SharePoint, extranetu projektowego i Wspólnych Środowisk Danych (CDE). Zapewnij zespołom projektowym dostęp do najnowszych zatwierdzonych wersji dokumentów, rysunków i informacji projektowych. Utrzymuj rejestry dokumentów, logi korespondencji, listy dystrybucji i arkusze wydania zgodnie z procedurami projektu. Wdrażaj i utrzymuj procesy kontroli dokumentów dostosowane do indywidualnych projektów. Utrzymuj i aktualizuj szablony dokumentów i standardy w projektach.
• Zapewnienie Jakości i Zgodności: Przeprowadzaj kontrole zapewnienia jakości, aby upewnić się, że dokumentacja jest kompletna, dokładna i zgodna z wymaganiami projektu oraz Systemu Zarządzania Jakością (QMS). Weryfikuj, czy wydana dokumentacja spełnia wymagania umowne i projektowe. Wspieraj zespoły projektowe podczas audytów QMS i przeglądów dokumentacji.
• Koordynacja i Wsparcie Projektu: Działaj jako kluczowy punkt kontaktowy dla zapytań związanych z dokumentami w zespołach projektowych oraz zewnętrznymi interesariuszami. Koordynuj przesyłanie dokumentów i wspieraj dostarczanie kamieni milowych projektu. Monitoruj przepływy dokumentów, w tym komentarze, odpowiedzi, poprawki i zatwierdzenia. Wspieraj zespoły projektowe w zakresie stron SharePoint, protokołów z zebrań, raportowania projektowego i kanałów komunikacyjnych. Przyczyniaj się do ciągłego doskonalenia procesów kontroli dokumentów i sposobów pracy.

Twoje umiejętności i doświadczenie:

• Wykształcenie średnie lub wyższe.
• Poprzednie doświadczenie w roli administracyjnej, kontroli dokumentów lub wsparcia projektowego.
• Doskonale umiejętności komunikacyjne i pewność siebie w pracy z zespołami projektowymi oraz seniorami interesariuszami.
• Silne umiejętności organizacyjne z zdolnością do priorytetyzacji i zarządzania wieloma zadaniami.
• Umiejętność pracy dokładnie pod presją i dotrzymywania terminów.
• Biegłość w aplikacjach Microsoft Office, szczególnie Word i Excel.
• Znajomość języka polskiego i dobra znajomość języka angielskiego.
• Proaktywne podejście zorientowane na klienta i chęć przejęcia odpowiedzialności.
• Interesowanie się poprawą procesów i sposobów pracy.
• Doświadczenie w branży budowlanej, inżynieryjnej, architektonicznej lub projektowej.
• Znajomość Autodesk AutoCAD, Revit lub podobnego oprogramowania.
• Doświadczenie w wspieraniu multidyscyplinarnych zespołów projektowych.
• Znajomość Wspólnych Środowisk Danych (CDE) lub platform współpracy projektowej.
• Dodatkowe umiejętności językowe, szczególnie niemieckiego.

Co oferujemy w całej Europie:

• Elastyczność i dobrostan: Elastyczne i hybrydowe formy pracy, inicjatywy dotyczące dobrostanu oraz programy wsparcia dla pracowników, które pomagają utrzymać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Znacząca praca i globalna współpraca: Możliwości pracy nad ekscytującymi i wymagającymi projektami o lokalnym i międzynarodowym wpływie, współpraca z multidyscyplinarnymi zespołami w naszej globalnej sieci.
• Nauka, rozwój i wzrost kariery: Ustrukturyzowane ścieżki kariery, regularne rozmowy rozwojowe, wewnętrzne i zewnętrzne możliwości nauki oraz wsparcie dla Twojego rozwoju zawodowego.
• Nagrody i uznanie: Coroczne przeglądy wynagrodzeń i możliwości premii związanych z wydajnością, które doceniają Twój wkład i wpływ.
• Kultura i społeczność inkluzywna: Współpraca i inkluzywne środowisko z możliwościami dzielenia się wiedzą, wydarzeniami zespołowymi i możliwościami budowania sieci zawodowej.
• Innowacje i międzynarodowe możliwości: Szansa na wniesienie pomysłów, wywarcie wpływu od wczesnego etapu kariery oraz eksploracja międzynarodowych możliwości rozwoju kariery.
• Agilne środowisko pracy: Płaskie hierarchie i krótkie procesy decyzyjne.

Dodatkowo, w Polsce oferujemy:

• Zdrowie, dobrostan i bezpieczeństwo finansowe: Prywatna opieka medyczna w pełni finansowana przez Buro Happold, Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), dostęp do naszego Programu Pomocy Pracownikom oraz urlop wypoczynkowy.
• Elastyczność i korzyści związane z stylem życia: Stabilne zatrudnienie, elastyczne formy pracy oraz subsydiowana karta Multisport Plus lub program MyBenefit Cafeteria.
• Nauka i rozwój: Darmowe programy nauki języka angielskiego i niemieckiego, a także wewnętrzne programy szkoleniowe, warsztaty, webinaria i hackathony.
• Uznanie i doświadczenie w miejscu pracy: Nagrody jubileuszowe oraz nowoczesne lokalizacje biur w Warszawie i Lublinie.

Dołącz do nas, aby odkryć, co naprawdę potrafisz.