HR Specialist in Warsaw

HR Specialist będzie raportować do Dyrektora HR w Polsce i zapewniać codzienną administracyjną pomoc HR dla rozwijającej się filii w Polsce. Rola ta będzie pierwszym punktem kontaktu dla pracowników w zakresie administracji HR, wynagrodzeń i świadczeń. Będzie również kluczowym ogniwem między pracownikami a zewnętrznym dostawcą usług płacowych, zapewniając, że informacje, dokumenty i zapytania pracowników są obsługiwane dokładnie i w wymaganych terminach.

Rola ta wspiera pracowników przez cały cykl zatrudnienia, począwszy od momentu zaakceptowania oferty, aż po onboarding, bieżące zatrudnienie i offboarding. Jest to praktyczna rola dla osoby z wcześniejszym doświadczeniem w administracji HR, która czuje się komfortowo pracując samodzielnie, zarządzając wrażliwymi informacjami o pracownikach oraz koordynując działania między pracownikami, wewnętrznymi interesariuszami i zewnętrznymi dostawcami.

Kluczowe obowiązki:

• Bycie pierwszym punktem kontaktu dla pracowników w zakresie administracji HR, wynagrodzeń, świadczeń i innych codziennych spraw związanych z zatrudnieniem, współpraca z zewnętrznym dostawcą usług płacowych lub Dyrektorem HR w Polsce w razie potrzeby.
• Przygotowywanie umów o pracę, aneksów, certyfikatów pracowniczych i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem.
• Koordynowanie badań lekarskich i szkoleń BHP z zewnętrznymi dostawcami, monitorowanie ich terminowego wykonania.
• Zbieranie i weryfikowanie dokumentacji pracowniczej oraz koordynowanie działań związanych z onboardingiem i offboardingiem z pracownikami, menedżerami oraz odpowiednimi wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami.
• Wprowadzanie i utrzymywanie dokładnych danych pracowniczych w systemach Oracle HCM, Enova i innych odpowiednich systemach HR, zapewniając spójność dokumentacji zatrudnienia, systemów HR i zapisów płacowych.
• Dostarczanie zewnętrznemu dostawcy usług płacowych kompletnych i dokładnych miesięcznych danych płacowych zgodnie z harmonogramem płacowym, w tym informacji o nowych pracownikach, odejściach, zmianach wynagrodzenia, nieobecnościach, nadgodzinach, świadczeniach i innych zmianach dotyczących pracowników.
• Przeglądanie obliczeń płacowych i raportów pod kątem dokładności i kompletności, identyfikowanie potencjalnych niezgodności i koordynowanie wszelkich niezbędnych poprawek z zewnętrznym dostawcą usług płacowych.
• Bycie łącznikiem między pracownikami a zewnętrznym dostawcą usług płacowych w zakresie wynagrodzeń, urlopów rocznych, nieobecności chorobowej, PPK i innych spraw administrowanych przez dostawcę.
• Administrowanie zapisami na świadczenia dla pracowników i uprawnionych członków rodzin, utrzymywanie dokładnych zapisów oraz dostarczanie pracownikom informacji o dostępnych świadczeniach i odpowiednich procesach.
• Utrzymywanie i monitorowanie powtarzających się terminów administracji HR i płac.
• Przygotowywanie regularnych i ad hoc raportów HR oraz podsumowań danych pracowniczych przy użyciu dostępnych systemów HR i Excela.
• Zapewnienie wsparcia operacyjnego Dyrektorowi HR w Polsce oraz przyczynianie się do wdrażania i poprawy lokalnych procesów HR.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe w dziedzinie zasobów ludzkich, zarządzania biznesem lub finansów.
• 2–3 lata doświadczenia w administracji HR, operacjach HR lub podobnej roli.
• Praktyczne doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji zatrudnienia i koordynowaniu procesów cyklu życia pracownika.
• Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie.
• Doświadczenie w wspieraniu procesów płacowych i pracy z zewnętrznym dostawcą usług płacowych będzie dużym atutem.

Umiejętności / Doświadczenie:

• Doświadczenie w korzystaniu z systemu HR, takiego jak Oracle HCM, Workday lub porównywalnej platformy.
• Dobra znajomość Excela.
• Dobre zrozumienie polskiej administracji HR, dokumentacji pracowniczej i procesów płacowych.
• Znajomość polskiego prawa pracy, wymagań administracyjnych dotyczących zatrudnienia oraz zasad ochrony danych.
• Podstawowa znajomość wymagań dotyczących dokumentacji prawa do pracy i imigracji będzie atutem.
• Silna dbałość o szczegóły i zaangażowanie w dokładność danych.
• Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, z umiejętnością zarządzania powtarzającymi się terminami i efektywnego priorytetyzowania.
• Jasne i profesjonalne umiejętności komunikacyjne, z responsywnym i zorientowanym na usługi podejściem do pracowników, menedżerów i zewnętrznych dostawców.
• Umiejętność obsługi poufnych i wrażliwych informacji z dyskrecją.
• Silne poczucie odpowiedzialności oraz chęć uczenia się i rozwoju.

Firma Cantor Fitzgerald, założona w 1945 roku, jest wiodącą globalną firmą świadczącą usługi finansowe i technologiczne, obecna w ponad 30 krajach i zatrudniająca ponad 14 000 pracowników na całym świecie. Znana z innowacji, skali i głębokiej wiedzy w zakresie rynków kapitałowych, Cantor Fitzgerald dostarcza nowoczesne rozwiązania klientom instytucjonalnym, w tym bankom, funduszom hedgingowym, firmom handlowym i korporacjom.

Jeśli szukasz firmy, która ceni odporność, innowacyjność i koncentrację na kliencie, Cantor Fitzgerald oferuje wyjątkową platformę do wpływania na kształtowanie przyszłości globalnych rynków finansowych.

Lokalizacja pracy: Warszawa, Polska.