Event Manager – India in Katowice

Remote (India) | Full-Time

Czy możesz dostarczyć bezbłędny dzień dla setek studentów w mieście, w którym nigdy nie byłeś? Na typowy dzień możesz przeprowadzić koordynatora miejsca w Melbourne przez wymagania dotyczące sali i AV rano, zablokować liczby cateringowe w stosunku do bieżącej liczby rejestracji i po południu potwierdzić dwóch prezenterów z zespołem akademickim, a następnie zaktualizować harmonogram i poinformować liderów na miejscu przed wylogowaniem.

O firmie Contour

Zaczęliśmy w 2020 roku z garstką studentów i przekonaniem, że świetna edukacja nie powinna być poza zasięgiem. Dziś działamy w trzech markach z ponad 8000 studentów i 425 członkami zespołu: około 100 w Indiach i 325 w Australii. Zespół w Indiach zajmuje się publikacją, doświadczeniem studentów, CRM i technologią, operacjami oraz kulturą organizacyjną, a ta rola znajduje się w funkcji wydarzeń, która realizuje kalendarz wydarzeń Contour w Australii.

O tej roli

Jesteś dedykowanym menedżerem projektu odpowiedzialnym za wydarzenia Contour. Kalendarz obejmuje pełne dni symulacji egzaminacyjnych dla setek studentów oraz serie wykładów powtórkowych sprzedających tysiące biletów w Victorii i Queensland, z warsztatami dla rodziców i sesjami online pomiędzy nimi. Przechodzisz przez każdy etap od pierwszego briefu do przeglądu po wydarzeniu: harmonogram, miejsce, dostawcy, kamienie milowe rejestracji, terminy komunikacji, harmonogram wydarzenia, koordynacja w dniu wydarzenia, podsumowanie.

Raportujesz do Dyrektora Marketingu (CMO). CMO odpowiada za strategię marketingową i telefon w dniu wydarzenia, kiedy ktoś musi być w pokoju. Wszystko inne dotyczące planowania i realizacji wydarzeń należy do Ciebie. Marketing odpowiada za promocję, kreatywność i kampanie rejestracyjne. Akademicy odpowiadają za treść sesji i to, kto ją prezentuje. Operacje odpowiadają za dane studentów i technologię rejestracji. W dniu wydarzenia zespoły na miejscu w Australii wykonują zadania w pokoju. Plan, który je łączy, daty, do których wszyscy pracują, oraz odpowiedzialność za udane zakończenie dnia: to wszystko należy do Ciebie.

Dwie cechy oddzielają silnego kandydata od przeciętnego. Po pierwsze, myślisz w zależnościach: widzisz, że liczby cateringowe zależą od zamknięcia rejestracji, które zależy od przypomnienia e-mailowego, które z kolei zależy od potwierdzenia tytułu przez prezentera, i naprawiasz słabe ogniwo trzy tygodnie wcześniej, zamiast odkrywać je trzy dni przed wydarzeniem. Po drugie, śledzisz postępy bez psucia relacji: pytasz konkretnie, podnosisz, gdy dwa razy było wystarczająco, a ludzie nadal cieszą się współpracą z Tobą.

Jeszcze jedna rzeczywistość warta wspomnienia: rzadko będziesz w pokoju. Prowadzisz wydarzenia z Indii, które są realizowane w Australii, co oznacza, że Twoje plany, harmonogramy i briefingi muszą być na tyle mocne, aby dzień przebiegał bez Ciebie.

Rozpoczynasz jako jedyny dedykowany menedżer projektu wydarzenia, włączony w ustalone zespoły marketingowe, akademickie, operacyjne i doświadczenia studentów. Kalendarz rozwijał się szybciej niż sposób jego prowadzenia: największe serie teraz sprzedają sale wykładowe, a do tej pory nikt nie miał na sobie odpowiedzialności za to, jak wydarzenia są realizowane. Budujesz ten podręcznik: standardowy plan projektu, format harmonogramu, pętla przeglądowa, która sprawia, że każde wydarzenie jest lepsze od poprzedniego.

Do końca trzeciego miesiąca weźmiesz przynajmniej jedno duże wydarzenie od briefu przez realizację do przeglądu, zbudujesz szablony planu projektu i harmonogramu, które zespół będzie ponownie wykorzystywał, oraz zmapujesz pełen kalendarz z właścicielami, datami i widocznymi zależnościami dla wszystkich zaangażowanych. To, co zbudujesz w tych miesiącach, będzie obowiązywać przy każdym wydarzeniu, które Contour dostarczy po nich.

Gdzie odbywa się praca

• monday.com: plany projektów i przypisanie zadań żyją tutaj. Utrzymywanie statusu aktualnego to sposób, w jaki zespół zdalny wie, że wydarzenie jest na dobrej drodze bez pytania.
• Google Sheets: harmonogramy, listy uczestników i logistyka w dniu wydarzenia. Osoby realizujące dzień pracują z Twoją najnowszą wersją, więc dyscyplina dokumentacyjna jest częścią pracy.
• Eventbrite: rejestracje i sprzedaż biletów. Codziennie obserwujesz liczby, ponieważ decyzje dotyczące sal, cateringu i komunikacji są od nich uzależnione.
• HubSpot: komunikacja z uczniami i opiekunami wydarzeń przebiega przez to, obok zespołu komunikacji cyklu życia.
• Slack: gdzie odbywa się koordynacja między zespołami w różnych strefach czasowych, na piśmie.

Co będziesz robić

• Posiadać każde wydarzenie od początku do końca.
• Zakres, harmonogram, dostawcy, realizacja, faktury, przegląd: nic w związku z wydarzeniem nie jest problemem kogoś innego.
• Budować i prowadzić plan projektu.
• Każde zadanie z właścicielem, datą i zależnością w monday.com. Kiedy coś się opóźnia, łapiesz to, gdy jest jeszcze czas na reorganizację.
• Utrzymywać pełen kalendarz wydarzeń widoczny.
• Każde wydarzenie, właściciel i kluczowa data w jednym miejscu w monday.com, aby każdy mógł zobaczyć, co nadchodzi, bez pytania.
• Koordynować marketing, akademików i operacje.
• Uruchomienia rejestracji, potwierdzenia prezenterów, przekazywanie zasobów, kamienie milowe komunikacji: ustalasz daty i trzymasz każdy zespół do nich.
• Zamknąć miejsca i dostawców.
• Wymagania dotyczące sal, AV, catering, drukowanie, oznakowanie: jasno określone, potwierdzone na piśmie i ustalone przed ich terminami.
• Przeprowadzać rejestracje jako sygnał kontrolny.
• Współpracować z zespołem cyfrowym nad konfiguracją biletów w Eventbrite, codziennie śledzić liczby i uruchamiać wezwania do pojemności, listy oczekujących i dodatkowych sesji w odpowiednim czasie, ponieważ 850 rejestracji w stosunku do 760 miejsc to problem, o którym chcesz wiedzieć tygodnie wcześniej, a nie dni.
• Pisać harmonogram i informować o dniu.
• Minuta po minucie, z nazwanymi właścicielami dla każdego etapu, i briefingi, które pozostawiają zespoły w pokoju pewne swojej roli.
• Zamknąć pętlę.
• Dane o frekwencji, opinie, faktury dostawców, krótki raport po wydarzeniu i poprawki wprowadzone do następnego planu. Jeśli istnieje lepsze narzędzie do czegoś, co robimy ręcznie, przedstaw sprawę, a my Cię wesprzemy.

Wymagania

• 4 do 6 lat doświadczenia w realizacji projektów lub wydarzeń, gdzie zarządzałeś całym harmonogramem, a nie tylko jego częścią.
• Realizowałeś pracę, która zależała od ludzi, którzy nie raportowali do Ciebie, i udało się to zrealizować.
• Komfort w ściganiu i eskalacji. Ciche opóźnienie trzy tygodnie przed wydarzeniem staje się kryzysem w dniu wydarzenia, więc upór w tym przypadku to metoda, a nie osobowość, a ludzie, których ścigasz, nadal chcą z Tobą współpracować.
• Pisanie, które trafia dokładnie tak, jak zamierzono. Twoje dokumenty to sposób, w jaki zdalny koordynator kieruje żywym dniem, więc mają większą wagę niż miałyby w biurze.
• Czyste nawyki dokumentacyjne i danych: plany, listy i wersje, którym inni mogą ufać bez sprawdzania z Tobą.
• Komfort w pracy w różnicy czasu między Indiami a Australią, z elastycznością, aby być dostępny, gdy wydarzenia są realizowane.

Miłe do posiadania

• Przeprowadziłeś wydarzenie zdalnie, zrealizowane w mieście lub kraju, w którym nie byłeś.
• Wydarzenia dla edukacji, egzaminów lub publiczności studentów i rodzin.
• Praktyczna znajomość monday.com, Eventbrite lub HubSpot.
• Negocjowanie z miejscami i dostawcami.

Rodzaj ludzi, którzy tu prosperują

Ludzie, którzy dobrze sobie radzą, widzą lukę i zamykają ją bez pytania, utrzymując poprzeczkę nawet wtedy, gdy czas jest krótki. Dają bezpośrednią informację o pracy przed nimi, w tym, gdy jest błędna, a gdy ich własny pomysł nie trzyma się, mówią to i przynoszą lepszy. Budują coś, co działa dalej po ich odejściu. Problemy tutaj nie pojawiają się zgodnie z harmonogramem ani w tej samej formie dwa razy, a wolą podjąć właściwą decyzję na podstawie ograniczonych informacji, niż pozwolić, by coś się zepsuło, czekając na zatwierdzenie. To jest praca. Nazywają blokadę i proszą o pomoc w momencie, gdy ją mają, na rozmowie lub wiadomości, ponieważ decyzje podejmowane są na podstawie informacji, które przynoszą.

Obecni liderzy klastrów Contour zaczynali jako liderzy zespołów. Ścieżka od operatora do lidera jest tutaj realna.

Co wygląda dobrze

• Nic nie umyka: każda data zagrożona jest oznaczona z planem reorganizacji, a nie tylko przeprosinami.
• Dzień przebiega zgodnie z dokumentem: zespoły sali i podłogi wykonują zadania z Twojego harmonogramu bez potrzeby kontaktu co dziesięć minut.
• Interesariusze odpowiadają: Twoje prośby są konkretne, datowane i łatwe do zrealizowania, więc ludzie odpowiadają, zamiast się opóźniać.
• Każde wydarzenie przewyższa ostatnie: przeglądy przekształcają się w zmiany w następnym planie, a nie w dokument, którego nikt nie otwiera.