Office Manager

Creatio jest platformą AI CRM i workflow, gdzie ludzie i agenci AI współpracują — bez ograniczeń co do użytkowników, agentów czy skali. Pomagamy średnim i dużym organizacjom w zarządzaniu procesami klientów w erze AI. Nasza siedziba znajduje się w Bostonie, MA, a nasz zespół działa globalnie, obsługując tysiące klientów w ponad 100 krajach i automatyzując dziesiątki milionów procesów codziennie. Prawdziwa troska o naszych klientów i partnerów jest w sercu naszej DNA.

W 2025 roku Creatio znalazło się na liście Najlepszych Miejsc Pracy według Inc., co docenia nasze zaangażowanie w dobrostan pracowników i silną kulturę pracy.

Poszukujemy zorganizowanego, uważnego i proaktywnego Menedżera Biura do naszego biura w Warszawie. Będziesz odpowiedzialny za zapewnienie płynnych codziennych operacji biurowych, tworzenie przyjaznego i komfortowego środowiska dla pracowników i gości oraz bliską współpracę z naszym zespołem zarządzania obiektami. Ta rola to doskonała okazja dla kogoś, kto lubi organizować procesy, rozwiązywać problemy i pomagać innym. Poprzednie doświadczenie w administracji biurowej lub podobnej roli jest mile widziane, ale nie jest wymagane; jesteśmy gotowi wspierać odpowiedniego kandydata w szkoleniu i rozwoju.

Obowiązki:

• Koordynowanie codziennych operacji biura w Warszawie, utrzymując zorganizowane, efektywne i przyjazne miejsce pracy oraz będąc głównym kontaktem w sprawach związanych z biurem.
• Współpraca z zarządem budynku, dostawcami i usługodawcami w celu koordynowania usług biurowych, konserwacji, zakupów biurowych i dostaw.
• Współpraca z zespołami IT, Marketingu, HR i innymi wewnętrznymi zespołami w zakresie sprzętu biurowego, towarów firmowych i wspólnych zadań operacyjnych.
• Wsparcie w procesie onboardingu i offboardingu pracowników poprzez koordynację dostępu do biura, pakietów powitalnych, ustawienia miejsca pracy i przekazywania sprzętu z IT.
• Utrzymywanie dokładnych zapisów aktywów biurowych, zapasów i towarów firmowych, w tym przechowywania, dystrybucji i uzupełniania.
• Koordynowanie ustaleń dotyczących wizyt kierownictwa, spotkań z klientami i wydarzeń wewnętrznych, w tym sal konferencyjnych, cateringu i gościnności.
• Utrzymywanie dokumentacji biurowej, śledzenie wydatków, raporty i dokumentacja administracyjna zgodnie z politykami firmy i zatwierdzonymi budżetami.
• Monitorowanie zapasów biurowych i sprzętu, zapewniając terminowe uzupełnienie i płynne codzienne operacje.
• Wsparcie organizacji działań zespołowych, uroczystości i innych inicjatyw biurowych.
• Pomoc w rozwiązywaniu codziennych problemów biurowych i odpowiadanie na prośby pracowników w sposób terminowy i pomocny.

Wymagania:

• Znajomość języka polskiego, rosyjskiego i ukraińskiego oraz biegłość w języku angielskim na poziomie B2 lub wyższym jest obowiązkowa.
• Dostępność do pracy stacjonarnej w naszym biurze w Warszawie, znajdującym się w pobliżu stacji metra Politechnika, od 9:00 do 18:00.
• Silne umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły, z umiejętnością zarządzania wieloma prośbami i zmieniającymi się priorytetami.
• Odpowiedzialne, proaktywne podejście i umiejętność doprowadzania zadań do końca.
• Dobre umiejętności interpersonalne i przyjazne, pomocne podejście do kolegów, gości i dostawców.
• Biegłość w Microsoft Office, w tym Excel, Word i Outlook, oraz narzędziach do współpracy, takich jak Microsoft Teams.
• Chęć nauki nowych systemów, narzędzi i procedur.
• Silne umiejętności pisemne i ustne w języku angielskim, z umiejętnością komunikacji w sposób jasny i profesjonalny.

Preferowane doświadczenie:

• Doświadczenie w administracji biurowej, operacjach w miejscu pracy lub podobnej roli wsparcia.
• Doświadczenie w koordynowaniu dostawców, zakupów biurowych, inwentaryzacji lub zapisów wydatków.
• Doświadczenie w organizowaniu spotkań, wydarzeń wewnętrznych lub wizyt kierownictwa.
• Doświadczenie w wspieraniu onboardingu pracowników lub koordynowaniu sprzętu i zapasów w miejscu pracy.

Czego możesz się spodziewać od nas:

• Rozwój i rozwój: Jasne ścieżki kariery, możliwości mentorskie i dostęp do ciągłego uczenia się, aby pomóc Ci osiągnąć pełny potencjał.
• Elastyczność i dobrostan: Oferujemy elastyczne warunki pracy i inicjatywy, które umożliwiają skuteczne zarządzanie harmonogramem, pozostawanie produktywnym i rozwijanie się zarówno osobiście, jak i zawodowo.
• Uznanie i wpływ: Kultura, która celebruje osiągnięcia, ceni Twoje pomysły i umożliwia realny wkład od pierwszego dnia.
• Kultura innowacji: Bądź częścią firmy, która przyjmuje nowe pomysły, nowoczesne technologie i odważne myślenie, aby pozostać na czołowej pozycji.
• Pakiet korzyści i nagród: Oferujemy konkurencyjne wynagrodzenie i świadczenia zaprojektowane w celu wsparcia Ciebie i Twojej rodziny. Nasze podejście do nagród wykracza poza wynagrodzenie, uznając Twoje wkłady i zaangażowanie. Dokładny pakiet może się różnić w zależności od kraju zamieszkania i rodzaju zatrudnienia.

Możemy używać narzędzi sztucznej inteligencji (AI) do wspierania części procesu rekrutacji, takich jak przeglądanie aplikacji, analizowanie CV lub ocenianie odpowiedzi. Te narzędzia wspierają nasz zespół rekrutacyjny, ale nie zastępują ludzkiego osądu. Ostateczne decyzje dotyczące zatrudnienia są podejmowane przez ludzi. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat przetwarzania Twoich danych, skontaktuj się z nami.