Specjalista ds. koordynacji działań biznesowych (m/k) in Warsaw

Creotech Instruments S.A. to polski producent i integrator satelitów oraz systemów satelitarnych. Na bazie autorskiej platformy HyperSat projektujemy, produkujemy, integrujemy i testujemy satelity, a także wspieramy ich wyniesienie i operacje na orbicie. Realizujemy zaawansowane programy kosmiczne, m.in. w zakresie obserwacji Ziemi na potrzeby obronności i zastosowań podwójnych, monitorowania sytuacji w przestrzeni kosmicznej oraz zwiększania odporności systemów nawigacyjnych. Dysponujemy własnym zakładem produkcji elektroniki i zapleczem do integracji małych satelitów certyfikowanym przez Europejską Agencję Kosmiczną (ESA). Od 2022 roku jesteśmy notowani na Głównym Rynku GPW w Warszawie jako pierwsza polska spółka z branży technologii kosmicznych.

Szukamy osoby z co najmniej rocznym doświadczeniem we wsparciu kadry menedżerskiej, koordynacji działań biznesowych, organizacji wydarzeń lub administracji biznesowej, która samodzielnie organizowała podróże służbowe i spotkania biznesowe. Liczymy na bardzo dobrą organizację pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów przy wielu równoległych zadaniach, a także swobodę w kontaktach z dyrektorami i partnerami biznesowymi. Ważna jest dla nas bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz pakietu MS Office, zwłaszcza Outlooka, Excela i PowerPointa. Cenimy dyskrecję, dokładność i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów.

Do Twoich głównych zadań będą należeć:

• Wsparcie biznesowe i koordynacja współpracy z partnerami: Prowadzenie rejestru inicjatyw i projektów biznesowych, obejmującego kluczowe informacje, kontakty, osoby odpowiedzialne i status działań. Gromadzenie i porządkowanie dokumentacji, ustaleń oraz informacji dotyczących współpracy z partnerami. Monitorowanie postępów, terminów i zobowiązań oraz koordynowanie działań następczych po spotkaniach (follow-up). Identyfikowanie ryzyk i opóźnień oraz sygnalizowanie ich osobom odpowiedzialnym. Przygotowywanie notatek, podsumowań spotkań i materiałów informacyjnych.
• Zarządzanie podróżami służbowymi: Kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym zakup biletów, rezerwacja noclegów i usług dodatkowych. Przygotowywanie harmonogramów podróży oraz koordynacja logistyki pobytu. Monitorowanie zmian w planach podróży, reagowanie na nieprzewidziane sytuacje i zapewnianie bieżącego wsparcia podróżującym. Optymalizacja kosztów podróży oraz współpraca z dostawcami usług.
• Organizacja wydarzeń i wizyt biznesowych: Prowadzenie kalendarza konferencji, targów, wydarzeń branżowych i spotkań biznesowych. Koordynacja udziału firmy i pracowników w wydarzeniach, w tym rejestracji, logistyki i przygotowania materiałów. Kompleksowa organizacja wizyt partnerów i gości w siedzibach firmy, obejmująca harmonogramy, przygotowanie sal i sprzętu, prezentacje oraz catering. Współpraca z działami wewnętrznymi przy realizacji wydarzeń i wizyt.
• Wsparcie administracyjne i organizacyjne: Koordynacja spotkań krajowych i międzynarodowych, w tym ustalanie terminów i dostępności uczestników. Przygotowywanie agend, zaproszeń kalendarzowych i materiałów dla uczestników. Koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami, wydarzeniami i współpracą biznesową.
• Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna: Bieżąca współpraca z kadrą zarządzającą, pracownikami oraz partnerami biznesowymi i dostawcami. Zapewnianie sprawnego przepływu informacji między osobami zaangażowanymi w realizację działań biznesowych. Prowadzenie uporządkowanej bazy informacji wspierającej ciągłość współpracy i realizację inicjatyw biznesowych.

Wymagania:

• Minimum 1 rok doświadczenia na stanowisku związanym z koordynacją działań biznesowych, wsparciem kadry menedżerskiej, organizacją wydarzeń lub administracją biznesową.
• Doświadczenie w samodzielnej organizacji podróży służbowych krajowych i zagranicznych oraz spotkań biznesowych.
• Umiejętność koordynowania wielu równoległych zadań, monitorowania ustaleń i pilnowania terminów.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne oraz swoboda w bezpośredniej współpracy z dyrektorami i partnerami biznesowymi.
• Umiejętność porządkowania informacji, prowadzenia dokumentacji i przygotowywania zwięzłych podsumowań oraz materiałów biznesowych.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook, Excel i PowerPoint, oraz narzędzi do współpracy i organizacji pracy.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie.
• Dyskrecja, odpowiedzialność i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
• Proaktywne podejście, dokładność i umiejętność przewidywania potencjalnych problemów oraz proponowania rozwiązań.
• Gotowość do realizacji zadań o zmiennym charakterze i sprawnego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.