Internal Operations Coordinator – Office Manager in Warsaw

Typ zatrudnienia: B2B

Tryb pracy: Hybrydowy

Lokalizacja: Warszawa

W deepsense.ai nie tylko budujemy rozwiązania AI – kształtujemy, jak firmy na całym świecie z nich korzystają.

Wierzymy w:

• Siłę zespołu – dzielenie się i wymiana wiedzy są kluczowe w naszej codziennej pracy
• Odpowiedzialność – bierzemy odpowiedzialność za powierzone nam zadania, aby ostatecznie klient otrzymał najlepszą jakość
• Równowagę – cenimy równowagę między pracą a życiem prywatnym
• Zaangażowanie – chcemy, abyś był w pełni częścią zespołu
• Otwartość – nie chcemy, abyś był zamknięty w jednym rozwiązaniu, chcemy szukać alternatyw, badać nowe możliwości

O roli: W deepsense.ai wiele rzeczy dzieje się w tle, aby firma działała sprawnie – ta rola jest w centrum tego. Szukamy Koordynatora Operacji Wewnętrznych, który zajmie się naszym biurem w Warszawie, wesprze codzienne operacje wewnętrzne i pomoże upewnić się, że wszystko działa sprawnie. Ta rola polega na utrzymaniu operacyjnej strony firmy w dobrej organizacji, rozwiązywaniu problemów zanim się pojawią oraz przejmowaniu szerokiego zakresu tematów wewnętrznych od innych osób.

Kluczowe obowiązki:

• Utrzymanie naszego biura w Warszawie jako premium, przyjaznego miejsca pracy, gdzie codzienne udogodnienia i niezbędne rzeczy są bezbłędne.
• Zarządzanie relacjami z dedykowanymi dostawcami coworkingowymi i lokalnymi zespołami w pięciu polskich miastach, aby zapewnić naszym zdalnym zespołom to, czego potrzebują.
• Nadzorowanie i koordynowanie codziennej pracy naszego part-time Recepcjonisty Biura, w razie potrzeby wspierając front desk.
• Proaktywne dostrzeganie wąskich gardeł operacyjnych i prowadzenie projektów poprawy wewnętrznej od początku do końca.
• Organizowanie podróży służbowych w firmie, dbając o ich płynność dla podróżujących, jednocześnie optymalizując koszty.
• Zarządzanie relacjami, negocjowanie warunków i rozwiązywanie problemów z zarządem budynku, dostawcami usług i dostawcami biurowymi.
• Planowanie i organizowanie wydarzeń firmowych (4 rocznie) oraz mniejszych integracji zespołowych, odpowiadając zarówno za logistykę, jak i śledzenie budżetu.
• Zapewnienie szybkiego, niezawodnego wsparcia w stylu asystenckim oraz realizacja specjalnych projektów dla zarządu.
• Zarządzanie stroną operacyjną i fakturową wybranych benefitów (jak lekcje angielskiego) oraz przetwarzanie faktur przez nasz elektroniczny workflow.
• Utrzymywanie porządku w dokumentacji operacyjnej i dbanie o czyste nawyki administracyjne w swoich obszarach.

Czego szukamy:

• 3+ lat doświadczenia w zarządzaniu biurem, operacjach wewnętrznych, administracji lub podobnej roli.
• Silne poczucie odpowiedzialności i praktyczne, proaktywne podejście do rozwiązywania problemów.
• Inicjatywa i pewność siebie w pracy samodzielnej oraz zarządzaniu wieloma tematami jednocześnie.
• Dobre umiejętności organizacyjne i doświadczenie w logistyce, takiej jak podróże służbowe, wydarzenia i budżety.
• Wysoce profesjonalny i otwarty komunikator, który buduje silne relacje wewnętrzne i z dostawcami, ale potrafi również stanowczo egzekwować polityki firmy.
• Rzetelność, elastyczność i dobre osąd w dynamicznym środowisku.
• Znajomość narzędzi takich jak Google Spreadsheets, MS Office itp.
• Fluent Polish and good working English (B2+).

Miło widziane:

• Doświadczenie w wsparciu Zarządu lub zespołu kierowniczego.
• Doświadczenie w fakturowaniu, procesach wydatków lub administracji benefitów.
• Doświadczenie w negocjacjach z dostawcami biurowymi, obiektami lub usługami.
• Poprzednie doświadczenie w prowadzeniu zespołu lub koordynacji.

Czego możesz się spodziewać:

• Umowa B2B.
• Rola z dużą odpowiedzialnością i realnym wpływem na to, jak działają codzienne operacje w deepsense.ai.
• Ścisła współpraca z Kierownikiem Operacji i przestrzeń do poprawy procesów w praktyczny sposób.
• Otwarte, współpracujące środowisko software house – z jasnymi procesami, danymi i brakiem korporacyjnej sztywności.
• Hybrydowa praca, z regularną obecnością w biurze w centrum Warszawy przynajmniej 3 dni w tygodniu.
• Nowoczesne biuro w Widok Tower, łatwe do osiągnięcia i z pięknym widokiem.
• Wsparcie w rozwoju poprzez zewnętrzny budżet szkoleniowy i dostęp do nowoczesnych narzędzi AI.
• Opieka medyczna, Multisport, darmowe lunche i przekąski biurowe.
• Spotkania zespołowe i firmowe, które pomagają nam pozostać w kontakcie między zespołami i lokalizacjami.
• A jeśli muzyka to twoja pasja, możesz dołączyć do naszego zespołu SOTA i wystąpić na Wigilii.