Management & CRM Assistant (K/M) in Warsaw

Grupa dentsu to globalna sieła komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative. Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjną kreatywność.

Zakres obowiązków:

• Kompleksowe wsparcie Zarządu oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych.
• Koordynacja kalendarzy Zarządu, organizacja spotkań, podróżów służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą.
• Organizacja i obsługa spotkań Zarządu PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarządu oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materiałów.
• Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarządu i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.
• Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkaniach Zarządu i projektach strategicznych.
• Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office.
• Bieżąca współpraca z Członkami Zarządu, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkań z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd.
• Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkań biznesowych.
• Współpraca z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów i inicjatyw Zarządu, komunikacji itp.
• Współpraca z działem technologicznym w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych.
• Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office.

Wymagania (must have):

• Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej.
• Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level).
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi.
• Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróżów służbowych.
• Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji.
• Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie.
• Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu.
• Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1).

Wymagania (mile widziane):

• Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej.
• Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner).
• Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy.
• Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji.
• Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint.
• Prawo jazdy kat. B.

Co oferujemy?

• Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej.
• Możliwość rozwoju w ramach grupy dentsu w Polsce i na świecie.
• Szkolenie on-boardingowe.
• 3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. "Wellness days".
• 2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy.
• Summer Fridays - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej).
• Wewnętrzne programy szkoleniowe.
• Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące m.in. takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE.
• Finansowany przez pracodawcę abonament medyczny w Medicover z możliwością rozszerzenia o dodatkowe usługi.
• Finansowane przez pracodawcę Ubezpieczenie na życie UNUM z możliwością rozszerzenia o dodatkowe pakiety.
• Kafeteria NAIS.
• Dostęp do platformy Mindgram.
• Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania.