Senior Global Human Resources Specialist – Poland in Katowice

O nas
Vensure Employer Solutions jest największą prywatną organizacją w sektorze technologii i usług HR, oferującą kompleksowe portfolio rozwiązań, w tym technologię HR/HCM, usługi zarządzane oraz globalne outsourcing procesów biznesowych (BPO). Firma i jej dostawcy usług obsługują łącznie ponad 95 000 firm i przetwarzają rocznie ponad 135 miliardów dolarów wynagrodzeń. Jako "One Employer Solution" z siedzibą w Chandler w Arizonie, Vensure pomaga tysiącom firm usprawnić i rozwijać ich operacje dzięki dostosowanym strategiom, które przynoszą korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Więcej informacji można znaleźć na stronie www.vensure.com.

Podsumowanie stanowiska
Starszy Globalny Specjalista ds. HR wspiera dostarczanie wewnętrznych usług zasobów ludzkich dla pracowników w całej Europie oraz dla pracowników międzynarodowych zatrudnionych w ramach umów EOR i relacji z dostawcami pracowników tymczasowych. Stanowisko to koordynuje działania związane z cyklem życia pracownika, dokumentację HR, wsparcie w zakresie relacji pracowniczych, administrację wynagrodzeniami i świadczeniami, procesy imigracyjne, systemy HR oraz działania zgodności z zatwierdzonymi standardami korporacyjnymi i obowiązującymi lokalnymi wymaganiami. Rola ta samodzielnie zarządza rutynowymi sprawami, współpracuje z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz eskaluje złożone kwestie związane z relacjami pracowniczymi, dyscyplinarnymi, polityką i zgodnością do kierownictwa HR.

Kluczowe obowiązki i odpowiedzialności
- Koordynowanie codziennych operacji HR dla europejskich jednostek biznesowych oraz międzynarodowych populacji EOR i pracowników tymczasowych zgodnie z zatwierdzonymi procesami i lokalnymi wymaganiami.
- Pełnienie roli kontaktu operacyjnego dla pracowników, menedżerów, dostawców EOR, dostawców pracowników tymczasowych oraz partnerów wewnętrznych; odpowiadanie na rutynowe zapytania i przyspieszanie złożonych lub wysokiego ryzyka spraw.
- Wsparcie w zakresie onboardingu, zmian pracowniczych, koordynacji urlopów i offboardingu; zapewnienie dokładności i terminowości dokumentacji, zatwierdzeń, aktualizacji systemu i powiadomień.
- Przygotowywanie, przeglądanie, kierowanie i utrzymywanie umów o pracę, aneksów, listów pracowniczych oraz związanej z tym dokumentacji HR przy użyciu zatwierdzonych szablonów i wytycznych.
- Koordynowanie administracji pracowników EOR, w tym onboardingu, świadczeń, danych płacowych, dokumentacji umownej oraz rozwiązywania problemów z lokalnymi dostawcami.
- Wsparcie w zakresie relacji pracowniczych poprzez zbieranie faktów, utrzymywanie dokumentacji spraw, komunikowanie zatwierdzonego wsparcia oraz eskalowanie złożonych kwestii dyscyplinarnych, zgodności lub polityki.
- Koordynowanie działań związanych z imigracją i autoryzacją pracy; zbieranie i śledzenie dokumentów oraz współpraca z pracownikami, dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi.
- Wsparcie w administracji wynagrodzeniami i świadczeniami poprzez walidację danych pracowników, koordynację zmian z płatnikami i dostawcami, wsparcie w rejestracji oraz rozwiązywanie niezgodności.
- Utrzymywanie terminowych i dokładnych rekordów pracowników, notatek spraw, akt osobowych, dokumentacji zgodności oraz danych HRIS; audyt zmian systemowych i profili przed przetwarzaniem wynagrodzeń.
- Monitorowanie i rozwiązywanie zgłoszeń rekrutacyjnych i HR dla wspieranych jednostek biznesowych w ramach oczekiwań serwisowych.
- Badanie rozwoju regulacyjnego, lokalnych praktyk zatrudnienia, informacji o rynku pracy oraz wymagań HR; podsumowywanie ustaleń i wspieranie wdrażania zatwierdzonych aktualizacji polityki/procesu.
- Współpraca z zespołami Płac, Świadczeń, Rekrutacji, IT, Prawnym, Zgodności, Integracji HR i innymi zespołami w celu koordynacji działań związanych z cyklem życia i rozwiązywania problemów operacyjnych.
- Przygotowywanie regularnych i ad hoc raportów, aktualizacji projektów, podsumowań danych pracowników oraz dokumentacji zgodności dla kierownictwa HR.
- Wsparcie inicjatyw dotyczących dostarczania usług HR i poprawy procesów poprzez dokumentowanie przepływów pracy, identyfikowanie powtarzających się problemów, uczestniczenie w testach i rekomendowanie ulepszeń.
- Budowanie i utrzymywanie produktywnych relacji z zewnętrznymi dostawcami i interesariuszami wewnętrznymi w celu wspierania spójnej dostawy usług w różnych krajach i kulturach.
- Ochrona poufnych informacji pracowników i organizacji oraz stosowanie odpowiedniej dyskrecji we wszystkich działaniach HR.
- Podróże: okazjonalne krajowe lub międzynarodowe podróże do 5% w celu spotkań, szkoleń, wsparcia pracowników lub innych potrzeb biznesowych.

Wymagana wiedza, umiejętności i zdolności
- Głęboka znajomość europejskich przepisów prawa pracy, umów o pracę i ram regulacyjnych, w tym dyrektyw UE, takich jak RODO.
- Doświadczenie w zarządzaniu relacjami EOR i złożonościami zatrudnienia transgranicznego, w tym dokumentacją imigracyjną i międzynarodową zgodnością.
- Umiejętność pracy samodzielnej z ograniczonym nadzorem oraz efektywna współpraca w globalnym środowisku zespołowym.
- Umiejętności przywódcze i mentorskie w celu wsparcia zespołów HR w różnych geografiach, koncentrując się na budowaniu zdolności i rozwoju zawodowym.
- Silne umiejętności analityczne i strategicznego myślenia, proaktywne rozwiązywanie problemów, ocena ryzyka i ciągłe doskonalenie.
- Wysoka wrażliwość kulturowa i świadomość; umiejętność tworzenia inkluzywnych, szanowanych i globalnie spójnych środowisk pracy.
- Umiejętności w zakresie rozwiązywania konfliktów i deeskalacji; obsługa wrażliwych spraw związanych z relacjami pracowniczymi z dyskrecją i profesjonalizmem.
- Silne umiejętności organizacyjne i zarządzania projektami w celu zarządzania wieloma priorytetami, dotrzymywania terminów i utrzymywania dokładności pod presją.
- Efektywna komunikacja z profesjonalnym i autentycznym stylem; angażowanie się w różnorodne kultury i platformy (osobiście, e-mail, telefon, narzędzia cyfrowe).
- Biegłość w globalnych platformach HRIS, systemach śledzenia zgodności oraz pakiecie Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); umiejętność nadzorowania dokumentacji cyfrowej i akt.
- Umiejętność nawiązywania efektywnych relacji roboczych w różnych działach i na poziomach kierowniczych, w tym zewnętrznymi dostawcami i interesariuszami.
- Udokumentowana umiejętność zarządzania poufnymi informacjami i przestrzegania etycznych praktyk HR.
- Szybka nauka, zdolność do adaptacji do zmieniających się środowisk, regulacji i potrzeb organizacyjnych.

Wymagane wykształcenie i doświadczenie
- Tytuł licencjata w dziedzinie zasobów ludzkich, zarządzania biznesem lub pokrewnej dziedzinie; równoważne kombinacje wykształcenia, doświadczenia i odpowiednich programów (certyfikaty, szkolenia zawodowe) będą brane pod uwagę.
- Minimum 5-letnie doświadczenie w HR, w tym co najmniej 2 lata w międzynarodowym zarządzaniu HR wspierającym jurysdykcje europejskie.
- Doświadczenie z europejskimi przepisami prawa pracy, umowami o pracę i ramami regulacyjnymi w wielu krajach.
- Preferowane wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu relacjami EOR i złożonościami zatrudnienia transgranicznego.
- Doświadczenie w zarządzaniu umowami i międzynarodową dokumentacją HR jest dodatkowym atutem.
- Biegłość w pakiecie Microsoft Office i narzędziach współpracy (SharePoint, Teams).
- Doświadczenie z globalnymi platformami HRIS i systemami śledzenia zgodności; doświadczenie z Prism jest dodatkowym atutem.

Wymagane licencje i/lub certyfikaty
- Preferowana profesjonalna certyfikacja HR. Uznawane kwalifikacje obejmują:
- Członkostwo CIPD (członek stowarzyszony, członek lub członek honorowy)
- GPHR (Global Professional in Human Resources)
- SPHRi / PHRi
- SHRM-CP / SHRM-SCP
- Certyfikacja w zakresie międzynarodowego prawa pracy, globalnej strategii HR lub praktyk zatrudnienia transgranicznego jest dodatkowym atutem.

Wymagania fizyczne, psychiczne i komunikacyjne
- Fizyczne: głównie siedząca praca biurowa lub zdalna; długotrwałe siedzenie i korzystanie z komputera; regularne używanie rąk/palców do klawiatury/myszy; okazjonalny ruch w biurze; wymagania wzrokowe do czytania materiałów cyfrowych/drukowanych; lekkie podnoszenie poniżej 5 kg.
- Psychiczne: wysoka uwaga na szczegóły; rozwiązywanie problemów w złożonych sprawach HR i EOR; multitasking i dotrzymywanie napiętych terminów; podejmowanie decyzji w sprawach polityki HR, zgodności i relacji pracowniczych; zdolność do adaptacji w dynamicznych środowiskach.
- Komunikacja: silna współpraca interpersonalna w różnych kulturach; umiejętności pisemne w zakresie umów, materiałów onboardingowych i aktualizacji polityki; umiejętności werbalne w zakresie spotkań, szkoleń i dyskusji jeden na jeden; komfort w prezentowaniu zarówno wirtualnie, jak i osobiście; umiejętności aktywnego słuchania.

Środowisko pracy i wymagania dotyczące podróży
- Może wymagać lokalnych, regionalnych i międzynarodowych podróży w celu wsparcia operacji HR, spotkań, szkoleń i współpracy z jednostkami biznesowymi oraz zewnętrznymi partnerami. Podróże mogą obejmować wizyty w lokalizacjach biurowych, partnerach EOR, zespołach prawnych i zgodności oraz udział w globalnych inicjatywach HR. Pracownik musi być w stanie podróżować samodzielnie i posiadać niezbędną dokumentację (np. ważny paszport, autoryzacja do pracy), aby spełnić zobowiązania związane z podróżami międzynarodowymi. Odpowiednie powiadomienie zostanie przekazane przed podróżą; podróże odbywają się zgodnie z polityką firmy i obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Wynagrodzenie: 28 000 - 40 000 dolarów rocznie