W skrócie
- Zadania: Zarządzaj codziennymi operacjami biura i organizuj międzynarodowe podróże służbowe.
- Firma: Międzynarodowa firma technologiczna z przyjazną atmosferą pracy.
- Benefity: 20 dni płatnego urlopu, ubezpieczenie zdrowotne i wsparcie w rozwoju zawodowym.
- Pozostałe informacje: Przyjazny zespół, który ceni współpracę i rozwój osobisty.
- Dlaczego ta praca: Rozwijaj swoje umiejętności w dynamicznym środowisku i twórz efektywne procesy biurowe.
- Kwalifikacje: Minimum 2-letnie doświadczenie w zarządzaniu biurem i organizacji podróży.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 56700 - 69300 zł za rok.
Softsich — международная технологическая компания, разрабатывающая масштабируемые цифровые B2B-платформы. Мы ищем инициативного и опытного помощника по организации работы офиса, готового взять на себя ответственность за повседневную работу офиса в Варшаве, координировать деловые поездки и управлять административными процессами.
Мы ищем человека, который не просто поддерживает работу системы, а делает её более эффективной. На этой должности у вас будет возможность самостоятельно совершенствовать процессы, создавать комфортную офисную атмосферу, координировать международные деловые поездки и обеспечивать бесперебойную работу сотрудников.
В ваши основные обязанности будет входить:
- Управление и организация работы офиса
- Управление повседневной деятельностью варшавского офиса и удаленная координация работы киевского офиса.
- Самостоятельная организация закупок, поддержание отношений с поставщиками, ведение переговоров по контрактам и управление офисным бюджетом.
- Оптимизация офисных процессов, заблаговременно решение операционных проблем и создание привлекательной рабочей атмосферы.
- Обеспечение комплексного сопровождения деловых поездок, включая перелеты, проживание, транспорт и внесение изменений в последнюю минуту.
- Оказание поддержки команде по связям с общественностью в организации логистики конференции и поддержка надежной сети поставщиков туристических услуг.
- Совместно с отделом кадров организовывать внутренние мероприятия, командные активности и инициативы по вовлечению сотрудников.
- Управление корпоративной продукцией и подарками, включая контроль качества, упаковку, дистрибуцию и доставку по всей Польше.
- Координация действий логистических партнеров, отслеживание отправлений и самостоятельное решение проблем с доставкой.
- Организация административной подготовки к приему на работу, включая подготовку соглашений о неразглашении, деловых контрактов и других документов, связанных с трудоустройством.
- Ведение точной документации по сотрудникам в системе управления персоналом (HRIS), координация электронной подписи и обеспечение полноты и точности документации.
- Подготовка кадровых документов, координация передачи информации специалистам по работе с персоналом, а также поддержка процессов приема и увольнения сотрудников.
Это Совпадение, Если у Вас Есть:
- Опыт работы в сфере управления офисом, оказания помощи руководителям или координации оперативной деятельности не менее 2 лет.
- Подтвержденный опыт организации сложных, многоэтапных международных деловых поездок.
- Практический опыт в управлении поставщиками, ведении переговоров с поставщиками и координации контрактов.
- Опыт управления бюджетами, отслеживания расходов и подготовки финансовых отчётов.
- Уверенное владение Excel и Google Sheets для составления отчетов, отслеживания бюджета и базового анализа данных.
- Высокие организаторские способности, внимание к деталям и умение управлять несколькими приоритетами одновременно.
- Проактивный подход и способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.
- Отличные навыки ведения переговоров и общения.
- Высокий уровень автономии, самостоятельности и личной ответственности.
- Гибкость и способность быстро адаптироваться к меняющимся приоритетам и непредвиденным ситуациям.
Языковые требования:
- Польский язык — уровень выше среднего (B2+): уверенное общение с местными поставщиками и партнерами.
- Украинский язык — свободное владение: основной язык внутренней коммуникации.
- Английский язык — средний уровень+ (B1–B2): умение эффективно общаться в международной среде.
Полезно иметь:
- Опыт поддержки работы офисов в различных локациях.
- Знание процессов управления персоналом, включая подготовку к работе, прием на работу и увольнение сотрудников.
- Опыт работы с платформами HRIS и системами электронного документооборота.
- Опыт работы в международных компаниях, занимающихся производством или разработкой продукции или технологий.
- Опыт координации корпоративных мероприятий, конференций или мероприятий по вовлечению сотрудников.
Мы предлагаем:
- 20 оплачиваемых дней отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам, а также медицинское страхование (на основе программы UA/PL, в других местах — в процессе разработки).
- Дружный и отзывчивый коллектив, где обмен знаниями является частью корпоративной культуры.
- Освещение профессиональных мероприятий и образовательных программ.
- Поздравления с днем рождения, тимбилдинг и теплые человеческие отношения за пределами работы.
Office Operations Assistant in Warsaw – pracodawca: DOU Polska
Aura to doskonały pracodawca, który oferuje wyjątkowe możliwości rozwoju w dynamicznym środowisku zdrowotnym. Pracując z zespołem założycieli, którzy wcześniej osiągnęli sukcesy w skalowaniu firm, będziesz miał realny wpływ na rozwój produktu i strategii, a także możliwość szybkiego awansu w miarę wzrostu firmy. Oferujemy elastyczne godziny pracy, 33 dni płatnego urlopu rocznie oraz program wellness, co czyni nas idealnym miejscem dla kreatywnych profesjonalistów szukających znaczącej kariery.
