Immigration Coordinator in Kraków

Umowa: Pełny etat, Stała, na miejscu

Zespół: Polska Inbound

Lokalizacja biura: Warszawa, Kraków, Gdańsk lub Wrocław, w zależności od potrzeb biznesowych.

Rola: Jako Koordynator, odegrasz kluczową rolę w wspieraniu szerszych zespołów prawnych i administracyjnych w codziennych operacjach. Stanowisko to łączy zadania biurowe z osobistym wsparciem administracyjnym w urzędach rządowych oraz pomocą Konsultantom i członkom szerszego zespołu przypadków poprzez zarządzanie dokumentacją, przygotowywanie materiałów aplikacyjnych oraz kontakt z obywatelami obcych krajów i urzędami rządowymi. Sukces w tej roli wymaga silnej uwagi na szczegóły, doskonałych umiejętności organizacyjnych oraz zdolności do pracy w szybkim, zorientowanym na klienta środowisku.

Jak będzie wyglądał Twój dzień:

• Zapewnienie wsparcia administracyjnego i logistycznego dla Konsultantów, Starszych Konsultantów i Menedżerów w przygotowaniu i składaniu wniosków o imigrację.
• Przyjmowanie dokumentacji papierowej w biurze, skanowanie i dokładne przesyłanie materiałów do systemów wewnętrznych.
• Przygotowywanie teczek aplikacyjnych, inicjowanie akt spraw oraz utrzymywanie dokładnych zapisów każdej sprawy.
• Pomoc obywatelom obcych krajów podczas osobistych wizyt w biurze, zapewniając profesjonalne i przyjazne doświadczenie.
• Składanie wniosków i dokumentacji wspierającej do urzędów imigracyjnych oraz przesyłanie potwierdzeń składania do systemów współdzielonych.
• Współpraca z Pracownikiem Spraw i innymi członkami zespołu w celu zapewnienia efektywnej realizacji procesów operacyjnych.
• Udział w projektach specjalnych oraz wykonywanie dodatkowych zadań operacyjnych i administracyjnych w miarę potrzeb biznesowych.
• Zbieranie dokumentacji od klientów i organizowanie niezbędnych certyfikatów prawnych z wewnętrznymi doradcami prawnymi lub adwokatami.
• Koordynowanie zamawiania kurierów do wysyłki dokumentów i ich śledzenia.
• Przygotowywanie szkiców listów i formularzy imigracyjnych na prośbę Konsultantów.
• Wsparcie w prostych sprawach imigracyjnych, takich jak pozyskiwanie dokumentów rejestru cywilnego lub rejestracje w UE, w tym komunikacja z klientami.
• Pomoc w rezerwowaniu wizyt w urzędach imigracyjnych i innych odpowiednich instytucjach rządowych.
• Zarządzanie pocztą, przygotowywanie wychodzącej korespondencji oraz zapewnienie dotrzymania terminów dostawy dokumentów.
• Wykonywanie dodatkowych zadań ad hoc i funkcji administracyjnych w celu wsparcia szerszego zespołu i zapewnienia płynności operacji biura.
• Organizowanie płatności opłat rządowych za pośrednictwem bankowości internetowej w razie potrzeby oraz zarządzanie prowadzeniem dokumentacji.
• Utrzymywanie aktualności wewnętrznego systemu zarządzania sprawami w razie potrzeby.

Dodatkowe obowiązki obejmują:

• Zarządzanie dropboxami: odpowiadanie na zapytania od klientów, pracowników i pracowników spraw.
• Projekty specjalne: podejmowanie dodatkowych projektów w razie potrzeby z napiętymi terminami.
• Wsparcie / szkolenie: Po zdobyciu doświadczenia - szkolenie nowych pracowników, co może obejmować tworzenie i/lub dostarczanie pakietów szkoleniowych.
• Zadania ad hoc: pomoc w ad hoc funkcjach administracyjnych, w razie potrzeby.

Zespół: Dołączysz do dynamicznego zespołu profesjonalistów zajmujących się imigracją, pracujących w szybkim, międzynarodowym środowisku. Współpraca jest sercem tego, co robimy - praca zespołowa, dzielenie się wiedzą i wzajemne wsparcie są kluczowe dla naszego sukcesu. Budując naszą obecność w Polsce, będziesz miał możliwość znaczącego wkładu od pierwszego dnia, będąc wspieranym przez kulturę, która ceni uprawnienia, rozwój i ciągłe uczenie się. To ekscytujący czas, aby dołączyć do zespołu, w którym Twoja wiedza będzie miała realny wpływ.

Kryteria niezbędne: Czego szukamy:

• Silne umiejętności administracyjne i wprowadzania danych, które mogą pochodzić z wcześniejszego doświadczenia zawodowego lub wykształcenia.
• Uwaga na szczegóły, zarządzanie czasem i silne umiejętności komunikacyjne będą kluczowe dla tej roli.
• Dobra znajomość języka polskiego.

Preferowane umiejętności:

• Umiejętność pracy elastycznie i dokładnie w szybkim środowisku.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne w celu wpływania i osiągania celów oraz profesjonalne, przyjazne nastawienie do klienta.
• Wyjątkowe umiejętności planowania i zarządzania czasem z umiejętnością wielozadaniowości.
• Proaktywne podejście i chęć podejmowania nowych obowiązków w miarę ewolucji zespołu.
• Gotowość do działania zgodnie z instrukcjami przy ograniczonej nadzorze.
• Umiejętność planowania obciążenia pracy, dotrzymywania terminów i priorytetów.
• Zapewnienie, że wykonana praca jest dokładna, wysokiej jakości i zgodna z standardowymi układami.
• Umiejętność wykonywania zadań w uzgodnionych ramach czasowych i zgodnie z oczekiwaniami.
• Umiejętność realizacji wielu zadań i procesów zgodnie z codziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi celami.
• Umiejętność wdrażania skutecznych procesów w celu zarządzania przepływem pracy i dotrzymywania terminów.
• Znajomość pakietu Microsoft Office, Internetu i systemów e-mailowych.

Co oferujemy: Kariera w Fragomen zapewni Ci możliwość pracy w ekscytującym środowisku dla szerokiego zakresu klientów, gdzie żaden dzień nie będzie taki sam. Napotkasz interesujące wyzwania i będziesz pracować z oddanymi, przyjaznymi i ambitnymi ludźmi, gdzie zapewnienie wyjątkowej obsługi klienta jest podstawą tego, co robimy. Jesteśmy niezwykle dumni z naszej różnorodnej siły roboczej w Fragomen i jesteśmy w pełni zaangażowani w zapewnienie równych szans.

Korzyści: W Fragomen cenimy naszych pracowników i jesteśmy zobowiązani do zapewnienia kompleksowego pakietu świadczeń, który wspiera Twoje dobre samopoczucie i rozwój zawodowy. Nasze oferty obejmują (ale nie ograniczają się do):

• Konkurencyjne wynagrodzenie: Oferujemy wynagrodzenia, które odzwierciedlają Twoje umiejętności i doświadczenie.
• Zdrowie i dobre samopoczucie: Prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
• Ochrona i bezpieczeństwo: Program emerytalny.
• Rozwój zawodowy: Dostęp do naszej platformy e-learningowej.

Co możesz oczekiwać: Po złożeniu aplikacji nasz zespół ds. pozyskiwania talentów przeanalizuje Twoje umiejętności i doświadczenie. Jeśli będą one odpowiadać wymaganiom stanowiska, członek naszego zespołu skontaktuje się z Tobą, aby umówić się na wstępną rozmowę telefoniczną. Jeśli zostaniesz zakwalifikowany, zostaniesz zaproszony do udziału w naszym procesie rekrutacyjnym, który będzie składał się z co najmniej dwóch etapów, z których jeden będzie przeprowadzony osobiście. W zależności od roli, możesz być również zobowiązany do ukończenia oceny pisemnej. Po rozmowach dokładnie ocenimy wszystkich kandydatów i podejmiemy ostateczną decyzję. Zostaniesz powiadomiony o wyniku, a opinia zostanie przekazana.

W Fragomen zobowiązujemy się do promowania inkluzywnego i dostępnego miejsca pracy dla wszystkich kandydatów i pracowników. Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek szczególnych udogodnień lub wsparcia podczas procesu rekrutacyjnego, daj nam znać, a rozważymy, jakie rozsądne dostosowania są możliwe, aby spełnić Twoje potrzeby.

Kto jesteśmy: W Fragomen jesteśmy więcej niż globalnym dostawcą usług imigracyjnych – jesteśmy pionierami kształtującymi przyszłość mobilności. Z pasją do nawigowania w złożonościach imigracji, pomagamy osobom i firmom przekraczać granice, otwierając możliwości na całym świecie. Jako myślący przyszłościowo, globalny biznes, łączymy głęboką wiedzę z innowacyjną technologią, aby tworzyć rozwiązania, które nie tylko upraszczają proces imigracyjny, ale także napędzają strategiczny sukces naszych klientów. Niezależnie od tego, czy pomagamy międzynarodowym firmom, czy pomagamy ludziom rozpocząć nowe rozdziały w ich życiu, kierujemy się przekonaniem, że globalny ruch jest kluczem do otwierania świata możliwości.

Jesteśmy dumni z naszego ducha zespołowego i lubimy odzwierciedlać to w sposobie, w jaki pracujemy i wszystkim, co robimy. Nasze Praktyki Odpowiedzialnego Biznesu („RBP”) priorytetują społeczną odpowiedzialność Fragomen poprzez spójną strategię obejmującą pięć kluczowych obszarów: Społeczna Odpowiedzialność Biznesu, Kultura i Inkluzja, Zrównoważony Rozwój, Dobre Samopoczucie i Pro Bono. Nasze inicjatywy RBP oferują wspaniałe możliwości dla każdego w Fragomen, aby czuć się włączonym, zaangażowanym i kształtować przemyślane inicjatywy i działania.

Fragomen zobowiązuje się do promowania równych szans dla wszystkich pracowników i kandydatów, niezależnie od rasy, etniczności, dziedzictwa, płci, wieku, religii, niepełnosprawności, orientacji seksualnej, tożsamości płciowej czy statusu interseksualnego.

Wszystkie oferty i/lub umowy o pracę są uzależnione od pomyślnego zakończenia procesu weryfikacji przed zatrudnieniem firmy. Proces ten może obejmować weryfikację tożsamości kandydata, potwierdzenie legalnego zezwolenia na pracę w miejscu oferowanego stanowiska oraz przeprowadzenie kompleksowego sprawdzenia przeszłości, jeśli lokalne przepisy na to pozwalają. Używamy ograniczonych narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją wyłącznie do celów administracyjnych - nigdy do podejmowania decyzji. Wszystkie decyzje dotyczące zatrudnienia podejmują ludzie. Kandydaci mogą mieć prawa do informacji i wyjaśnień dotyczących użycia takich narzędzi lub żądać przeglądu przez człowieka, zgodnie z obowiązującymi przepisami regionalnymi.