Immigration Coordinator in Warsaw

Umowa: Pełny etat, na czas nieokreślony, w biurze

Zespół: Polska Inbound

Lokalizacja biura: Warszawa, Kraków, Gdańsk lub Wrocław, w zależności od potrzeb biznesowych

Rola: Jako Koordynator, będziesz odgrywać kluczową rolę w wspieraniu szerszych zespołów prawnych i administracyjnych w codziennych operacjach. Stanowisko to łączy zadania biurowe z osobistym wsparciem administracyjnym w urzędach rządowych oraz pomocą Konsultantom i członkom zespołu w zarządzaniu dokumentacją, przygotowywaniu materiałów aplikacyjnych i współpracy z obcokrajowcami oraz urzędami.

Co będzie wyglądać jak Twój dzień:

• Zapewnienie wsparcia administracyjnego i logistycznego dla Konsultantów, Starszych Konsultantów i Menedżerów w przygotowaniu i składaniu wniosków imigracyjnych.
• Przyjmowanie dokumentacji papierowej w biurze, skanowanie i dokładne przesyłanie materiałów do systemów wewnętrznych.
• Przygotowywanie teczek aplikacyjnych, inicjowanie akt spraw i utrzymywanie dokładnych zapisów każdej sprawy.
• Pomoc obcokrajowcom podczas osobistych wizyt w biurze, zapewniając profesjonalne i przyjazne doświadczenie.
• Składanie wniosków i dokumentacji wspierającej w urzędach imigracyjnych oraz przesyłanie potwierdzeń składania do systemów współdzielonych.
• Współpraca z Pracownikiem Sprawy i innymi członkami zespołu w celu zapewnienia efektywnej realizacji procesów operacyjnych.
• Udział w projektach specjalnych i wykonywanie dodatkowych zadań operacyjnych i administracyjnych zgodnie z wymaganiami biznesowymi.
• Zbieranie dokumentacji od klientów i organizowanie niezbędnych certyfikatów prawnych z wewnętrznymi doradcami prawnymi lub adwokatami.
• Koordynowanie zamawiania kurierów do wysyłki dokumentów i ich śledzenia.
• Przygotowywanie szkiców listów i formularzy imigracyjnych na prośbę Konsultantów.
• Wsparcie w prostych sprawach imigracyjnych, takich jak pozyskiwanie dokumentów rejestru cywilnego lub rejestracje w UE, w tym komunikacja z klientami.
• Pomoc w rezerwowaniu wizyt w urzędach imigracyjnych i innych odpowiednich instytucjach rządowych.
• Zarządzanie pocztą, przygotowywanie wychodzącej korespondencji i zapewnienie dotrzymania terminów dostawy dokumentów.
• Wykonywanie dodatkowych zadań ad hoc i funkcji administracyjnych w celu wsparcia szerszego zespołu i zapewnienia płynności operacji biurowych.
• Organizowanie płatności opłat rządowych za pośrednictwem bankowości internetowej, a także zarządzanie dokumentacją.
• Utrzymywanie aktualności wewnętrznego systemu zarządzania sprawami.

Dodatkowe obowiązki obejmują:

• Zarządzanie dropboxami: odpowiadanie na zapytania od klientów, pracowników i pracowników spraw.
• Projekty specjalne: podejmowanie dodatkowych projektów w razie potrzeby z napiętymi terminami.
• Wsparcie / szkolenie: Po zdobyciu doświadczenia - szkolenie nowych pracowników, co może obejmować tworzenie i/lub prowadzenie pakietów szkoleniowych.
• Zadania ad hoc: pomoc w ad hoc funkcjach administracyjnych, w razie potrzeby.

Zespół: Dołączysz do dynamicznego zespołu profesjonalistów zajmujących się imigracją, pracujących w szybkim, międzynarodowym środowisku. Współpraca jest sercem tego, co robimy - praca zespołowa, dzielenie się wiedzą i wzajemne wsparcie są kluczowe dla naszego sukcesu. Budując naszą obecność w Polsce, będziesz miał możliwość znaczącego wkładu od pierwszego dnia, będąc wspieranym przez kulturę, która ceni uprawnienia, rozwój i ciągłe uczenie się. To ekscytujący czas, aby dołączyć do zespołu, w którym Twoja wiedza będzie miała realny wpływ.

Czego szukamy:

Kryteria podstawowe:

• Silne umiejętności administracyjne i wprowadzania danych, które mogą pochodzić z wcześniejszego doświadczenia zawodowego lub wykształcenia.
• Uwaga na szczegóły, zarządzanie czasem i silne umiejętności komunikacyjne będą kluczowe dla tej roli.
• Dobra znajomość języka polskiego.

Umiejętności preferowane:

• Umiejętność pracy elastycznie i dokładnie w szybkim tempie.
• Doskonale umiejętności komunikacyjne w celu wpływania i osiągania celów oraz profesjonalne, przyjazne nastawienie do klienta.
• Wyjątkowe umiejętności planowania i zarządzania czasem z umiejętnością wielozadaniowości.
• Proaktywne podejście i chęć podejmowania nowych obowiązków w miarę rozwoju zespołu.
• Chęć działania zgodnie z instrukcjami przy ograniczonej nadzorze.
• Umiejętność planowania obciążenia pracy, dotrzymywania terminów i priorytetów.
• Zapewnienie, że wykonana praca jest dokładna, wysokiej jakości i zgodna z standardowymi układami.
• Umiejętność realizacji zadań w uzgodnionych ramach czasowych i zgodnie z oczekiwaniami.
• Umiejętność realizacji wielu zadań i procesów zgodnie z codziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi celami.
• Umiejętność wdrażania skutecznych procesów w celu zarządzania przepływem pracy i dotrzymywania terminów.
• Znajomość systemów Microsoft Office, Internetu i e-maili.

Co oferujemy:

Kariera w Fragomen da Ci możliwość pracy w ekscytującym środowisku dla szerokiego zakresu klientów, gdzie żaden dzień nie będzie taki sam. Napotkasz interesujące wyzwania i będziesz pracować z oddanymi, przyjaznymi i ambitnymi ludźmi, gdzie zapewnienie wyjątkowej obsługi klienta jest rdzeniem tego, co robimy. Jesteśmy niezwykle dumni z naszej różnorodnej siły roboczej w Fragomen i jesteśmy w pełni zaangażowani w zapewnienie równych szans.

W Fragomen cenimy naszych pracowników i zobowiązujemy się do zapewnienia kompleksowego pakietu świadczeń, który wspiera Twoje samopoczucie i rozwój zawodowy. Nasze oferty obejmują (ale nie ograniczają się do):

• Konkurencyjne wynagrodzenie: Oferujemy wynagrodzenia, które odzwierciedlają Twoje umiejętności i doświadczenie.
• Zdrowie i dobre samopoczucie: Prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
• Ochrona i bezpieczeństwo: Program emerytalny.
• Rozwój zawodowy: Dostęp do naszej platformy e-learningowej.

Co można się spodziewać:

Po złożeniu aplikacji nasz zespół ds. pozyskiwania talentów przeanalizuje Twoje umiejętności i doświadczenie. Jeśli będą one odpowiadać wymaganiom stanowiska, członek naszego zespołu skontaktuje się z Tobą, aby umówić się na wstępną rozmowę telefoniczną. Jeśli zostaniesz zakwalifikowany, zostaniesz zaproszony do udziału w naszym procesie rekrutacyjnym, który będzie składał się z co najmniej dwóch etapów, z których jeden będzie przeprowadzony osobiście. W zależności od roli możesz być również zobowiązany do ukończenia pisemnej oceny. Po rozmowach dokładnie ocenimy wszystkich kandydatów i podejmiemy ostateczną decyzję. Zostaniesz powiadomiony o wyniku, a opinia zostanie przekazana.