Office Coordinator / Office Manager in Warsaw

O Fresha

Fresha jest wiodącym systemem operacyjnym zasilanym sztuczną inteligencją dla globalnego przemysłu piękna i wellness, oferującym firmom wszystko, czego potrzebują, aby działać mądrzej, szybciej rosnąć i budować silniejsze relacje z klientami. Nasza misja jest prosta: pomóc firmom z branży piękna i wellness rozwijać się, dając im technologię, której potrzebują, aby przyciągać klientów, zarządzać swoimi operacjami i prowadzić działalność w jednym miejscu.

Co będziesz robić:

• Standardy w miejscu pracy: Nadzorowanie codziennych operacji w miejscu pracy, aby zapewnić bezpieczne, zorganizowane, produktywne i komfortowe środowisko dla pracowników.
• Inwentaryzacja i zaopatrzenie: Monitorowanie, zamawianie i uzupełnianie materiałów biurowych, artykułów spożywczych/przekąsek do kuchni, akcesoriów technologicznych oraz materiałów pierwszej pomocy.
• Utrzymanie obiektu: Koordynowanie rutynowego sprzątania, napraw, zarządzania odpadami/recyklingiem oraz współpraca z zarządem budynku/właścicielami w sprawach dostępu, HVAC lub problemów z bezpieczeństwem.
• Wsparcie w procesie zatrudnienia i zwolnienia: Przygotowywanie stanowisk pracy, pakietów powitalnych, kart kluczy i identyfikatorów dostępu dla nowych pracowników; zbieranie kart dostępu i sprzętu po odejściu pracowników.
• Dostawy przychodzące: Odbieranie, rejestrowanie, sortowanie i dystrybucja codziennej poczty, przesyłek kurierskich i dostaw działowych.
• Logistyka wysyłek i frachtu: Koordynowanie krajowych i międzynarodowych przesyłek oraz wysyłek terminalowych - zajmowanie się pakowaniem, rezerwacjami kurierskimi, dokumentacją celną i śledzeniem przesyłek.
• Rezerwacja podróży: Obsługa kompleksowych rezerwacji lotów, pociągów, zakwaterowania i transportu lądowego dla pracowników na całym świecie.
• Kontakt z dostawcami: Pełnienie roli bezpośredniego łącznika dla wszystkich zewnętrznych dostawców biurowych (dostawcy IT, sprzątacze, dostawcy kawy/przekąsek, wykonawcy konserwacji, bezpieczeństwo).
• Wydarzenia i imprezy firmowe: Planowanie i koordynowanie imprez biurowych, spotkań integracyjnych i wyjazdów firmowych od budżetowania i pozyskiwania dostawców po realizację w dniu wydarzenia.
• Zarządzanie recepcją i gościnnością: Nadzorowanie recepcji poprzez serdeczne witanie okazjonalnych gości, zarządzanie przychodzącymi zapytaniami telefonicznymi oraz utrzymywanie przestrzeni recepcyjnej i sal konferencyjnych w profesjonalnym, schludnym i w pełni zaopatrzonym stanie.

To nie jest wyczerpująca lista i mogą wystąpić inne zadania, które będziesz musiał wykonać.

Jakie cechy są dla nas ważne:

• Dokładność: Wysoka dokładność w rezerwacjach, formularzach wysyłkowych i codziennych zadaniach bez pomijania szczegółów.
• Proaktywność i rozwiązywanie problemów: Osoba samodzielna, która wykonuje zadania, przewiduje potrzeby i samodzielnie rozwiązuje problemy.
• Organizacja i wielozadaniowość: Umiejętność płynnego zarządzania zmieniającymi się priorytetami w ruchliwym środowisku biurowym.
• Przyjazna komunikacja: Przyjazny, dostępny i profesjonalny w kontaktach osobistych, telefonicznych i pisemnych.
• Znajomość języka angielskiego: Minimum poziom B2 (komfortowa komunikacja z międzynarodowymi gośćmi i obsługa korespondencji pisemnej).
• Doświadczenie w administracji biurowej: Poprzednie doświadczenie w administracji biurowej, recepcji lub wsparciu w miejscu pracy.
• Doświadczenie w organizacji wydarzeń: Praktyczne doświadczenie w planowaniu spotkań zespołowych, imprez biurowych lub wyjazdów firmowych.
• Rzetelność i dyskrecja: Niezawodność, punktualność i zaufanie w kwestiach dotyczących informacji i budżetów firmy.

Miło widziane:

• Znajomość technologii: Szybkie uczenie się nowych narzędzi (Google Workspace/MS Office, Slack i platformy cyfrowe).

Korzyści:

• Ubezpieczenie zdrowotne: Program Medicover Premium Health w pełni opłacany przez Fresha.
• Członkostwo Multisport: 50% wkład pracodawcy.
• Jedzenie i napoje: Bezpłatne codzienne przekąski i napoje, a także w pełni caterowana kolacja w każdy piątek.
• Doskonale zlokalizowane biuro: Pracuj w naszym nowym biurze w wieżowcu Rondo 1 w centrum Warszawy.
• Sprzęt: Laptop i systemy niezbędne do odniesienia sukcesu w Twojej roli będą zapewnione, co umożliwi Ci osiągnięcie sukcesu od pierwszego dnia.

Inkluzywna siła robocza

W Fresha tworzymy kulturę, w której osoby z różnych środowisk czują się komfortowo. Chcemy, aby wszyscy pracownicy Fresha czuli się włączeni i naprawdę mieli możliwość pełnego wkładu w naszą wizję i cele. Każdy, kto aplikuje, otrzyma uczciwe rozpatrzenie pod kątem zatrudnienia. Nie dyskryminujemy ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, orientację seksualną, wiek, stan cywilny, tożsamość płciową, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność ani jakiekolwiek inne stosowne cechy chronione prawnie w miejscu, w którym kandydat aplikuje.

Jeśli masz jakiekolwiek wymagania dotyczące dostępności, które sprawią, że poczujesz się bardziej komfortowo podczas procesu rekrutacji i/lub po dołączeniu, daj nam znać, abyśmy mogli Cię wesprzeć.