Scheduling Coordinator in Katowice

International Corporate Contractor - Scheduling Coordinator Operations

JOB DESCRIPTION

Position: Scheduling Coordinator I Status: Contract

Supervisor’s Title: Team Lead, Scheduling Coordinator

Primary Goal: The Scheduling Coordinator I coordinates communication with clients and interpreters with the provision of interpretation services, provides first-level issue resolution and acts as the primary point of contact for clients and vendors under general supervision.

Responsibilities:

• Odpowiada na telefony i triage'uje potrzeby dzwoniącego, zajmując się planowaniem rutynowych i niekompleksowych zleceń tłumaczeniowych.
• Utrzymuje skrzynkę e-mailową do planowania, przeglądając każde zapytanie i odpowiadając na nie w odpowiednim czasie.
• Podchodzi do próśb z pozytywnym nastawieniem i utrzymuje profesjonalne relacje z tłumaczami i klientami.
• Przeprowadza przyjęcie próśb o usługi tłumaczeniowe, oceniając prośbę w odniesieniu do kwalifikacji istniejącej puli tłumaczy.
• Ściśle współpracuje w systemie planowania, utrzymując procesy biznesowe, najlepsze praktyki oraz wykonując obowiązki administracyjne.
• Przestrzega procesu planowania, aby utrzymać porządek w prośbach i aktualizować statusy wizyt.
• Właściwie eskaluje problemy, zdobywając doświadczenie w rozwiązywaniu problemów.
• Pokrywa przerwy na lunch/odpoczynek/wakacje dla innych koordynatorów planowania.
• Uczestniczy w zaplanowanych szkoleniach i spotkaniach.
• Inne obowiązki według potrzeb.

Wymagane minimalne wykształcenie i doświadczenie:

• Dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny.
• 6+ miesięcy doświadczenia w planowaniu.
• Silne umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej z nastawieniem na obsługę klienta.
• Doświadczenie w rolach związanych z obsługą klienta z udowodnioną zdolnością do utrzymywania pozytywnego i profesjonalnego nastawienia.
• Preferowane doświadczenie w branży usług językowych w opiece zdrowotnej.
• Udokumentowana biegłość w Microsoft Office Word.
• Preferowane doświadczenie z Google Docs i systemem operacyjnym Apple/Mac.

Dodatkowe preferowane wymagania:

• Umiejętność pracy samodzielnie w zdecentralizowanym środowisku, bez polegania na bezpośredniej władzy.
• Najwyższy poziom osobistej i zawodowej integralności oraz etyki.
• Udowodniona zdolność do interpretacji strategicznych i operacyjnych wymagań biznesowych.
• Docenia silne umiejętności pracy zespołowej i współpracy.
• Udowodnione umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
• Umiejętność zarządzania wieloma inicjatywami i projektami oraz priorytetyzowania potrzeb.
• Silne poczucie służby i pasja do firmy oraz biznesu.
• Uprawnienie do legalnej pracy dla dowolnego pracodawcy w Stanach Zjednoczonych.
• Gotowość do poddania się wszelkim wymaganym kontrolom przeszłości.
• Biegłość w języku angielskim.

Kompetencje:

Aby skutecznie wykonywać podstawowe funkcje tego stanowiska, należy wykazać się następującymi kompetencjami:

• Osiąganie wyników: Bierz odpowiedzialność za indywidualne wyniki - dobre lub złe; Priorytetyzuj pracę, aby wspierać cele firmy.
• Skuteczna komunikacja: Słuchaj z zamiarem zrozumienia; Zadawaj pytania, aby upewnić się, że rozumiesz.
• Rozwój własny i innych: Rozwijaj samoświadomość i bądź otwarty na feedback; bierz odpowiedzialność/szukaj możliwości nauki, rozwoju kariery i rozwoju.
• Nastawienie na rozwój: Rozwijaj nastawienie na wzrost, zachowując otwarty umysł podczas zmian; Szukaj możliwości wyjścia ze swojej strefy komfortu.
• Orientacja na klienta: Konsekwentnie zapewniaj doskonałą obsługę klienta; Aktywnie zbieraj i wykorzystuj informacje, aby zrozumieć obecne i pojawiające się priorytety, problemy, oczekiwania i potrzeby klientów - przedstawiaj proponowane rozwiązania w ramach swoich obowiązków.

Obowiązki nadzorcze: To stanowisko nie ma bezpośrednich obowiązków nadzorczych.