Koordynator rejestracji in Katowice

CM Grapa Medica w Konstancinie-Jeziornie nawiąże współpracę z koordynatorem/koordynatorką rejestracji w Centrum Medycznym. Umowa o pracę, pełny etat, praca stacjonarna, zmianowa.

Nasze wymagania:

• Doświadczenie w kierowaniu rejestracją w placówce POZ.
• Dobra organizacja pracy własnej i zespołu, tworzenie harmonogramów i grafików, wdrażanie i szkolenie nowych pracowników.
• Obsługa pakietu Office (w tym Word, Excel, PowerPoint) na poziomie średniozaawansowanym.
• Umiejętność organizowania pracy zespołu, delegowania zadań i egzekwowania ich realizacji.
• Nastawienie na wynik oraz umiejętność pracy w oparciu o mierzalne wskaźniki i KPI.
• Umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i wdrażania działań naprawczych.
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego reagowania w sytuacjach wymagających szybkich decyzji.
• Wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Swoboda w pracy z systemami informatycznymi oraz gotowość do nauki nowych narzędzi.
• Mile widziane doświadczenie z systemami do obsługi placówek medycznych, call center lub rejestracji pacjentów.
• Wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do pacjentów.

Zakres obowiązków:

• Koordynowanie pracy rejestracji medycznej i bieżące wspieranie zespołu.
• Odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie rejestracji i ciągłość obsługi pacjentów.
• Nadzór nad sprawnym obiegiem informacji oraz wysoką jakością obsługi pacjenta.
• Organizowanie pracy zespołu rejestracji, ustalanie priorytetów i wspieranie w codziennych zadaniach.
• Bieżąca współpraca z personelem medycznym i niemedycznym placówki, firmami współpracującymi, podwykonawcami.
• Dbane o prawidłową rejestrację wizyt i badań oraz poprawność danych w systemie.
• Wsparcie w rozwiązywaniu bieżących spraw organizacyjnych i obsługowych.
• Monitorowanie standardów obsługi pacjenta i wdrażanie usprawnień w pracy rejestracji.
• Nadzór nad prawidłową obsługą pacjenta (telefoniczną i osobistą, online).
• Monitorowanie jakości wykonywanych zadań rejestracji oraz zarządzanie terminami wizyt.
• Tworzenie i wprowadzanie standardów obsługi pacjentów.
• Przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących pracy rejestracji oraz przedstawianie rekomendacji zmian.
• Udzielanie informacji o usługach dostępnych w placówce.
• Obsługa indywidualna pacjentów (umawianie pacjentów na wizyty, obsługa bezpośrednia, telefoniczna, mailowa), obsługa systemu rejestracyjnego.
• Przyjmowanie płatności, obsługa kasy fiskalnej, wystawianie faktur.
• Układanie i optymalizacja grafików pracy rejestratorek, z uwzględnieniem godzin największego obciążenia.
• Analiza wyników pracy rejestracji i wdrażanie działań zwiększających jej efektywność.
• Szkolenie, wdrażanie oraz bieżący rozwój pracowników rejestracji.
• Nadzór nad prawidłową rejestracją wizyt, zmianami terminów, odwołaniami oraz właściwym wykorzystaniem dostępnych grafików lekarzy.
• Aktywne działania mające na celu ograniczanie niewykorzystanych terminów i zwiększanie obłożenia grafików.
• Nadzór nad obsługą pacjentów komercyjnych, abonamentowych i korzystających ze świadczeń finansowanych przez NFZ.
• Identyfikowanie problemów organizacyjnych i samodzielne proponowanie oraz wdrażanie rozwiązań.
• Udział w rozwoju automatyzacji rejestracji, rejestracji online, systemów telefonicznych oraz innych narzędzi wspierających obsługę pacjentów.
• Realizacja ustalonych KPI dotyczących jakości obsługi, dostępności rejestracji, efektywności zespołu oraz wykorzystania dostępnych terminów wizyt.