Office Coordinator in Kraków

HAVI jest globalną, prywatnie posiadaną firmą skoncentrowaną na innowacjach, optymalizacji i zarządzaniu łańcuchami dostaw wiodących marek. Oferując usługi w zakresie analityki marketingowej, pakowania, zarządzania łańcuchem dostaw i logistyki, HAVI współpracuje z firmami, aby rozwiązywać wyzwania zarówno duże, jak i małe w całym łańcuchu dostaw, od surowców po klienta. Nasze Centrum Globalnych Usług Biznesowych (GBS) zostało uruchomione w 2019 roku. Obsługujemy wysokiej jakości usługi finansowe, planistyczne i związane z łańcuchem dostaw, aktywnie wspierając podstawowe działania biznesowe, w tym zarządzanie danymi głównymi, zakupy end-to-end oraz analizy biznesowe łańcucha dostaw dla klientów w ponad 30 krajach w Europie i poza nią.

Obowiązki:

• Pełnienie roli pierwszego punktu kontaktowego dla pracowników, gości i odwiedzających, zapewniając profesjonalne wsparcie i pozytywne doświadczenia biurowe.
• Koordynowanie codziennych operacji biurowych w celu utrzymania efektywnego, zorganizowanego i produktywnego środowiska pracy.
• Zarządzanie materiałami biurowymi, sprzętem i relacjami z dostawcami, zapewniając terminowe zakupy, fakturowanie i przetwarzanie płatności.
• Nadzorowanie obiektów biurowych, w tym organizacji przestrzeni roboczej, układów i działań konserwacyjnych.
• Opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie procedur biurowych, polityk i standardów administracyjnych.
• Koordynowanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji oraz utrzymywanie dokładnej dokumentacji biurowej i zapisów.
• Organizowanie spotkań, wizyt, ustaleń podróży służbowych oraz rezerwacji sal konferencyjnych.
• Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla kierownictwa poprzez zarządzanie kalendarzami, harmonogramami i logistyką związaną z działalnością biznesową.
• Wsparcie w planowaniu i realizacji wydarzeń firmowych, inicjatyw pracowniczych oraz działań CSR.
• Utrzymywanie aktualnych schematów organizacyjnych oraz zapewnienie właściwego archiwizowania dokumentów i poufności danych.
• Wsparcie procesów onboardingu i offboardingu, zapewniając płynne doświadczenie pracowników.
• Działanie jako kluczowy kontakt w sprawach związanych z biurem oraz zapewnianie wsparcia administracyjnego na miejscu.
• Zapewnienie zgodności z politykami firmy, wymaganiami zdrowotnymi i bezpieczeństwa oraz standardami ochrony danych.
• Współpraca z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, w tym dostawcami, właścicielami nieruchomości, usługodawcami i partnerami biznesowymi.

Wymagania:

• Udokumentowane doświadczenie w administracji biurowej, zarządzaniu biurem, asystenturze wykonawczej/administracyjnej lub podobnej roli.
• Silne zrozumienie procedur zarządzania biurem, procesów administracyjnych i operacji w miejscu pracy.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne z możliwością zarządzania wieloma priorytetami i dotrzymywania terminów w szybkim tempie.
• Silna uwaga na szczegóły i proaktywne podejście do rozwiązywania problemów.
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, z umiejętnością budowania pozytywnych relacji na wszystkich poziomach organizacji.
• Profesjonalna znajomość języka angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie.
• Zaawansowana znajomość aplikacji Microsoft Office, szczególnie Excel i PowerPoint.
• Doświadczenie w koordynowaniu dostawców, obiektów, materiałów biurowych i usług w miejscu pracy.
• Umiejętność obsługi poufnych informacji z dyskrecją oraz utrzymywania wysokich standardów ochrony danych.
• Silne umiejętności planowania, koordynacji i zarządzania czasem.
• Samodzielność, niezawodność i nastawienie na obsługę klienta z zobowiązaniem do dostarczania wysokiej jakości wsparcia.
• Doświadczenie w wspieraniu onboardingu pracowników, offboardingu, wydarzeń w miejscu pracy lub inicjatyw CSR będzie traktowane jako atut.

W HAVI GBS wierzymy w inkluzywne i zrównoważone miejsce pracy, gdzie nasze różnorodne tła, doświadczenia, cechy i cechy czynią nas lepszymi. Jako pracodawca oferujący równe szanse, zobowiązujemy się do promowania różnorodności w organizacji oraz tworzenia inkluzywnego środowiska, w którym każdy może czuć się doceniany i szanowany, niezależnie od swojego pochodzenia.