Accounting Specialist in Katowice

Her Mission poszukuje szczegółowego i analitycznego Specjalisty ds. Księgowości, który wesprze codzienne operacje finansowe, w tym zobowiązania, należności, przetwarzanie płatności, zarządzanie wydatkami oraz działania związane z księgą główną. Sukcesywny kandydat pomoże w utrzymaniu dokładnych zapisów finansowych, zapewnieniu terminowych płatności i ściągania należności, uzgadnianiu transakcji oraz wspieraniu miesięcznych procedur zamknięcia firmy.

Kluczowe obowiązki:

• Zobowiązania (AP): Przegląd, weryfikacja, kodowanie i przetwarzanie faktur od dostawców, zapewniając odpowiednią dokumentację i zatwierdzenia. Koordynacja harmonogramów płatności i przygotowywanie partii płatności do autoryzacji. Zarządzanie płatnościami dla twórców i wykonawców przez wyznaczone platformy płatnicze, w tym Lumanu i PayPal, jeśli to możliwe. Badanie nieudanych, powielonych, opóźnionych lub spornych płatności oraz koordynacja rozwiązań z odpowiednimi interesariuszami. Przegląd raportów wydatków pracowników, weryfikacja paragonów i zapewnienie zgodności wydatków z polityką firmy. Utrzymywanie dokładnych zapisów dostawców i uzgadnianie zestawień dostawców. Monitorowanie zaległych zobowiązań i zapewnienie przetwarzania płatności w ustalonych terminach.
• Należności (AR): Przegląd i walidacja zamówień sprzedaży, potwierdzając informacje o klientach, ceny, warunki fakturowania i dokumentację wspierającą. Wsparcie procesów fakturowania klientów i zapewnienie dokładnego rejestrowania transakcji związanych z przychodami. Monitorowanie zaległych sald klientów i pomoc w ściąganiu należności oraz follow-upach płatności. Rejestrowanie przychodzących płatności i badanie nieprzypisanej gotówki, krótkich płatności oraz rozbieżności w fakturowaniu. Współpraca z zespołami sprzedaży i sukcesu klienta w celu rozwiązania rozbieżności zamówień przed finalizacją transakcji. Utrzymywanie dokładnych zapisów należności i pomoc w raportach dotyczących wieku oraz monitorowaniu przepływów pieniężnych.
• Księga główna i uzgadnianie: Przygotowywanie i rejestrowanie zapisów dziennika, naliczeń, korekt i przeklasyfikowań w księdze głównej. Uzgadnianie kont bankowych, platform płatniczych i odpowiednich kont bilansowych. Zapewnienie, że transakcje są dokładnie klasyfikowane i rejestrowane w odpowiednich okresach księgowych. Badanie rozbieżności między zapisami księgowymi, systemami fakturowania a platformami płatniczymi. Pomoc w uzgadnianiu przychodów i zapewnienie, że działalność finansowa jest zgodna z zamówieniami sprzedaży i zapisami fakturowymi. Wsparcie działań związanych z zamknięciem miesiąca i roku, w tym uzgodnień, harmonogramów i dokumentacji wspierającej.
• Wydatki pracowników i wsparcie płacowe: Przegląd zgłoszeń wydatków pracowników pod kątem dokładności, kompletności i zgodności z polityką. Koordynacja zatwierdzonych zwrotów kosztów i follow-up w sprawie brakujących paragonów lub nieuzasadnionych wydatków. Utrzymywanie zorganizowanych zapisów wydatków i badanie rozbieżności. Wsparcie księgowych zapisów związanych z płacami i dostarczanie odpowiednich informacji finansowych do odpowiednich zespołów wewnętrznych. Praca z wyznaczonymi systemami, w tym Airbase i Paylocity, jeśli to możliwe.
• Raportowanie finansowe i kontrole wewnętrzne: Przygotowywanie rutynowych harmonogramów księgowych, podsumowań transakcji i raportów uzgadniających. Utrzymywanie zorganizowanej dokumentacji finansowej do przeglądów wewnętrznych i audytów zewnętrznych. Przestrzeganie ustalonych polityk księgowych, procedur zatwierdzania i wymagań kontroli wewnętrznej. Identyfikowanie nietypowych transakcji, powielonych wpisów i potencjalnych błędów w raportowaniu. Rekomendowanie ulepszeń w przepływach pracy księgowej, przetwarzaniu płatności i procedurach uzgadniania. Ochrona poufnych informacji finansowych i zapewnienie, że zapisy pozostają dokładne i dostępne dla uprawnionego personelu.

Oczekiwania dotyczące wydajności: Specjalista ds. Księgowości będzie zobowiązany do utrzymania dokładnych zapisów księgowych, przetwarzania zatwierdzonych transakcji w ustalonych terminach, szybkiego rozwiązywania rozbieżności, wspierania terminowych działań związanych z zamknięciem finansowym oraz przyczyniania się do wiarygodnego raportowania finansowego. Sukces będzie mierzony dokładnością transakcji, jakością uzgodnień, przestrzeganiem terminów, zgodnością z kontrolami wewnętrznymi oraz skutecznością komunikacji z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Wymagania: Co najmniej 3-letnie doświadczenie w księgowości, zobowiązaniach, należnościach lub operacjach płatniczych. Praktyczna znajomość zasad księgowych, procedur księgi głównej, zapisów dziennika i uzgodnień kont. Doświadczenie w przetwarzaniu faktur, zarządzaniu przepływami płatności i rozwiązywaniu rozbieżności finansowych. Biegłość w Microsoft Excel lub Google Sheets, w tym analiza arkuszy kalkulacyjnych i prowadzenie zapisów finansowych. Silne umiejętności organizacyjne i wyjątkowa dbałość o szczegóły. Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Umiejętność zarządzania konkurencyjnymi priorytetami, dotrzymywania terminów i pracy samodzielnie w zdalnym środowisku. Silne zrozumienie poufności, dokładności finansowej i kontroli wewnętrznych.

Preferowane kwalifikacje: Tytuł licencjata w dziedzinie księgowości, finansów, administracji biznesowej lub pokrewnej dyscyplinie. Doświadczenie z platformami płatniczymi takimi jak PayPal lub Lumanu. Znajomość systemów zarządzania wydatkami i płacami, takich jak Airbase i Paylocity. Doświadczenie z systemami ERP, oprogramowaniem księgowym i zautomatyzowanymi przepływami finansowymi. Wiedza na temat uznawania przychodów, księgowości naliczeń i procedur zamknięcia miesiąca. Postępy w kierunku CPA, ACCA lub innej odpowiedniej kwalifikacji zawodowej w księgowości. Doświadczenie w środowisku biznesowym opartym na technologiach, usługach cyfrowych lub gospodarce twórczej.

Korzyści: Ubezpieczenie zdrowotne: Pokrycie medyczne, dentystyczne i wzrokowe. Praca zdalna: Elastyczność pracy z domu, z wsparciem dla internetu i konfiguracji biura domowego. Plan emerytalny 401(k): Korzyści z oszczędności emerytalnych. Elastyczny urlop płatny (PTO): Czas wolny na odpoczynek i zarządzanie osobistymi zobowiązaniami. Płatny urlop rodzicielski: Cztery miesiące płatnego urlopu dla nowych rodziców. Rozwój zawodowy: Szkolenia, coaching, możliwości awansu kariery oraz roczny fundusz edukacyjny. Przerwa na koniec roku: Firma zazwyczaj zamyka się między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem, w zależności od wymagań zespołu.