Kierownik Biura Dyrektora in Warsaw

Biuro Dyrektora to centrum operacyjne

Instytutu IMol . Pod kierunkiem

prof. Agnieszki Chacińskiej, Dyrektor IMol

powołujemy nowe grupy badawcze i nieustannie się rozwijamy. Nasi badacze otrzymują prestiżowe granty, a nad doskonałością naukową prowadzonych przez nas badań czuwa Rada Naukowa kierowana przez prof. Victora Ambrosa, Laureata Nagrody Nobla 2024. Obecnie poszukujemy doświadczonego Kierownika, który wesprze Dyrektor IMol, zarówno w jej zadaniach statutowych jak i bieżących działań administracyjno-operacyjnych.

OPIS TWOICH PRZYSZŁYCH OBOWIĄZKÓW:

1. Kierowanie pracą zespołu Biura Dyrektora Instytutu:

Udział w strategicznych działaniach Biura; Zapewnienie sprawnej organizacji pracy, wsparcie w zadaniach, motywowanie oraz rozwój 2 członków zespołu; Monitorowanie priorytetów i wspieranie w podejmowaniu decyzji, szczególnie w kwestiach związanych z funkcjonowaniem Biura;

2. Koordynacja współpracy z innymi działami Instytutu:

Pozyskiwanie danych do raportowania i ich przetwarzanie; Monitorowanie zadań wspólnych Dyrektora, Zastępców Dyrektora oraz innych działów;

3. Wsparcie administracyjne Dyrektora Instytutu:

Współpraca z Dyrektorem przy identyfikowaniu kluczowych tematów, samodzielne zgłaszanie spraw wymagających zaangażowania Dyrektora oraz skuteczne delegowanie zadań; Zarządzanie harmonogramem spotkań, wyjazdów służbowych, konferencji, wizyt gości i innych wydarzeń; Ustalanie priorytetów spotkań, dbanie o optymalizację czasu Dyrektora i reagowanie na zmieniające się potrzeby;

4. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna:

Aktywna współpraca z zespołem anglojęzycznych pracowników i zewnętrznych współpracowników oraz zapewnienie płynnej komunikacji między Dyrektorem a pozostałymi pracownikami Instytutu; Koordynacja działań związanych z komunikacją zewnętrzną;

5. Zarządzanie dokumentami i korespondencją:

Koordynacja prac związanych z archiwizacją dokumentacji, korespondencji oraz materiałów związanych z działalnością Dyrektora; Dbanie o poprawność i terminowość w obiegu dokumentów.

Jeżeli spodobał Ci się Twój nowy zakres obowiązków, to przejdźmy do naszych oczekiwań względem Ciebie.

WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI, KTÓRYCH SZUKAMY: Kogo szukamy? Jaka wiedza i umiejętności wesprą nasz zespół?

Doświadczenie zawodowe: minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku kierownika, koordynatora lub innej podobnej roli, wymagającej samodzielności, zarządzania procesami lub ludźmi;

Biegła znajomość języka angielskiego: wysoka biegłość w komunikacji w języku angielskim (pisemnej i ustnej), ze względu na międzynarodowy charakter zespołu oraz wewnętrzną komunikację w tym języku.

Doskonała znajomość języka polskiego;

Umiejętności organizacyjne: doskonała organizacja pracy własnej i zespołu, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie, umiejętność ustalania priorytetów i podejmowania decyzji w dynamicznym środowisku;

Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętności decyzyjne: umiejętność samodzielnej realizacji zadań i podejmowania decyzji, w tym delegowanie zadań członkom zespołu, wysokie umiejętności analityczne i zdolność do szybkiego przetwarzania informacji;

Komunikacja interpersonalna: elastyczność w dostosowywaniu stylu komunikacji do różnych osób i sytuacji;

Dokładność i odporność na stres: wysoka dbałość o jakość i szczegóły, umiejętność zachowania profesjonalizmu oraz wysokich standardów komunikacji w dynamicznym i wymagającym środowisku pracy;

Znajomość narzędzi biurowych i technologii: bardzo dobra znajomość Google Workspace, MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz narzędzi do zarządzania projektami i spotkaniami (Zoom, MS Teams, Trello).

Mile widziane

Znajomość specyfiki pracy w instytucjach naukowych oraz rozumienie, jak administracyjne zadania mogą być powiązane z celami naukowymi i badawczymi instytutu;

Doświadczenie w prowadzeniu strony firmowej, mediów społecznościowych oraz odpowiedzialność za komunikację zewnętrzną.

Co możemy Ci zaoferować?

Stabilne zatrudnienie w renomowanym Instytucie PAN o ugruntowanej pozycji międzynarodowej;

Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji w dynamicznym, wielokulturowym środowisku naukowym;

Współpracę z międzynarodowym zespołem oraz możliwość rozwoju w obszarze nauki i administracji;

Atrakcyjne warunki zatrudnienia i możliwość realizacji samodzielnych zadań;

Prywatny pakiet medyczny, Multisport, PPK, możliwość skorzystania ze wsparcia w ramach ZFŚS;

System wynagradzania oparty na wynagrodzeniu zasadniczym oraz dodatku stażowym, który pozwala na stopniowy wzrost wynagrodzenia wraz z doświadczeniem zawodowym;

Pracę zdalną 1 dzień w tygodniu (w pozostałe dni będziesz mieć przyjemność pracować z inspirującym zespołem ludzi pełnych pasji, w nowoczesnym biurze, w sąsiedztwie imponującego laboratorium).

#J-18808-Ljbffr