Executive Assistant in Warsaw

Typ umowy: 12-miesięczny kontrakt na czas określony

Lokalizacja: Warszawa, Polska

Departament: Relacje z akcjonariuszami

Co mówi menedżer rekrutacji… Zespół Relacji z Akcjonariuszami w ICG jest mały, współpracujący i niehierarchiczny. Rola polega na obsłudze skarbcowej, rozwoju korporacyjnym oraz relacjach z akcjonariuszami dla naszych dwóch notowanych podmiotów. To środowisko jest dynamiczne, z wieloma trwającymi projektami i spotkaniami do jednoczesnego zarządzania. Współpracujemy blisko z szerokim zakresem kolegów – w tym na poziomie ExCo i Zarządu – a także z seniorami interesariuszami zewnętrznymi. Profesjonalizm, responsywność i dyskrecja są kluczowe.

Podsumowanie naszej oferty: Ta rola Asystenta Wykonawczego wspiera seniorów dyrektorów w Londynie i Europie. Globalny zespół EA składa się z 40 pracowników rozmieszczonych w Londynie, Europie, na Bliskim Wschodzie, w Azji i Ameryce Północnej. EAs współpracują, wspierając seniorów dyrektorów w całej firmie i wprowadzając nowych pracowników. Wszyscy są kompetentni, doświadczeni i mają silne powiązania z firmą, w zespole EA oraz w obszarach biznesowych, które wspierają. Zespół ma kulturę współpracy i silne zobowiązanie do dostarczania wysokiej jakości pracy.

Główne obowiązki:

• Rozbudowane zarządzanie kalendarzem, koordynowanie harmonogramów, wewnętrznych i zewnętrznych rozmów oraz spotkań
• Organizowanie krajowych i międzynarodowych podróży oraz planów podróży
• Organizowanie wydarzeń zespołowych i obszarów biznesowych, w tym lunchów i kolacji
• Zapewnienie wsparcia biznesowego, w tym przygotowywanie, formatowanie i utrzymywanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji
• Rozbudowana współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami za pośrednictwem e-maila, telefonu i Microsoft Teams
• Ogólne obowiązki Asystenta Wykonawczego, w tym przetwarzanie wydatków, wprowadzanie nowych pracowników i śledzenie działań
• Wsparcie w zarządzaniu systemem i danymi, w tym aktualizacja systemu HR o nieobecności i urlopy, aktualizacja kontaktów i archiwizacja systemowa

Wymagania/kwalifikacje:

• Rozbudowane doświadczenie jako Asystent Wykonawczy wspierający wyższe kierownictwo i/lub profesjonalistów na poziomie dyrektora zarządzającego w bankowości, usługach finansowych lub środowisku komercyjnym.
• Umiejętności techniczne: Zaawansowane umiejętności w Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel i PowerPoint
• Indywidualne: Doskonałe umiejętności organizacyjne, elastyczność i zdolność do wielozadaniowości
• Umiejętność pracy samodzielnie, efektywnie i zachowania spokoju pod presją
• Doskonałe umiejętności interpersonalne i komunikacyjne, z pozytywnym, proaktywnym nastawieniem i silnymi umiejętnościami pracy zespołowej
• Silna dokładność i dbałość o szczegóły przy pracy w napiętych terminach
• Pełne zrozumienie kwestii poufności i użycia dyskrecji
• Rzetelność, zaufanie i szacunek
• Profesjonalizm, elastyczność i szybkie uczenie się nowych procesów i systemów

Nasza globalna struktura benefitów opiera się na tych 3 kluczowych atrybutach:

• Dobrostan - Wsparcie Twojego zdrowia psychicznego, fizycznego i finansowego oraz potrzeb związanych z stylem życia.
• Inkluzyjność – Dostosowane do potrzeb i konkurencyjne, niezależnie od tego, kim jesteś i gdzie się znajdujesz.
• Długowieczność – Długoterminowe i zrównoważone w projekcie.

Inkluzja jest jednym z kluczowych wartości ICG i zobowiązujemy się do stworzenia równego i inkluzywnego miejsca pracy dla wszystkich. Witając różne perspektywy, wzmacniamy wyniki ICG, wzbogacamy podejmowanie decyzji i przyczyniamy się do lepszych wyników dla naszych klientów, kolegów i rynków, które obsługujemy. W związku z tym nasze procesy rekrutacyjne zapewniają równe możliwości zatrudnienia wszystkim kandydatom i pracownikom, niezależnie od wieku, etniczności, niepełnosprawności, płci, orientacji seksualnej, religii lub jakiejkolwiek innej cechy chronionej przez lokalne prawo.

Jesteśmy również zobowiązani do zapewnienia inkluzywnego i dostępnego doświadczenia dla kandydatów. Jeśli potrzebujesz informacji w alternatywnym formacie, dodatkowego czasu na oceny, dostosowanego harmonogramu rozmów kwalifikacyjnych lub jakiejkolwiek innej pomocy podczas procesu rekrutacji, daj nam znać.