Audit Documentation and Records Administrator in Warsaw

JLL empowers you to shape a brighter way. Nasze osoby w JLL kształtują przyszłość nieruchomości dla lepszego świata, łącząc usługi klasy światowej, doradztwo i technologię dla naszych klientów. Jesteśmy zobowiązani do zatrudniania najlepszych, najbardziej utalentowanych ludzi i umożliwienia im rozwoju znaczących karier oraz znalezienia miejsca, w którym będą się czuli dobrze.

Co obejmuje ta praca:

Jeśli jesteś osobą, która utrzymuje wszystkich w porządku, śledzi terminy i upewnia się, że nic nie umknie, chcielibyśmy Cię poznać. Dołączysz do zespołu Global Programs w JLL, wspierając globalnego klienta technologicznego jako centralny zarządca ich głównych dokumentów audytowych. Te dokumenty śledzą zgodność z ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 22301, ISO 45001, ISO 14001 oraz własnymi programami audytowymi klienta. Będziesz je aktualizować, uzupełniać i sprawiać, że będą łatwe do znalezienia, a także upewnisz się, że odpowiednie osoby mają wszystko, czego potrzebują w trakcie cyklu audytu. To rola koordynacyjna i związana z dokumentacją, a nie audytorska. Nie będziesz oceniać zgodności ani podpisywać ustaleń. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że osoby, które to robią, mają wszystko zorganizowane i na czas. Nie potrzebujesz certyfikacji ISO ani doświadczenia w audytach.

Jak będzie wyglądał Twój dzień pracy:

• Zbieranie aktualizacji statusu, dowodów, ustaleń i szczegółów działań korygujących od właścicieli tematów, właścicieli ryzyka i ekspertów w danej dziedzinie oraz follow-up w przypadku przeterminowanych zgłoszeń.
• Utrzymywanie głównej listy kontrolnej audytu i jej podsumowania w Excelu, dbając o jej dokładność, odpowiedni format i brak uszkodzonych formuł lub linków.
• Budowanie i utrzymywanie indeksowanego repozytorium dowodów, stosując spójne konwencje nazewnictwa plików i kontroli wersji, aby każdy dokument można było powiązać z jego pozycją na liście kontrolnej.
• Śledzenie terminów działań korygujących i wysyłanie przypomnień, gdy terminy się zbliżają lub minęły.
• Dystrybucja aktualnych list kontrolnych, wyciągów i raportów do audytorów, zarządzania i organów certyfikujących oraz zarządzanie dostępem zgodnie z klasyfikacją poufności materiałów.
• Przygotowywanie miesięcznych raportów gotowości, rejestrów otwartych działań i raportów eskalacyjnych dla przeterminowanych zgłoszeń.
• Koordynacja z wewnętrznym audytem, obiektami, HSSE i kierownictwem, w tym planowanie wywiadów i przygotowywanie pakietów wsparcia audytowego. Oczekuj, że zajmie to około 30-40% Twojego czasu, w zależności od cyklu audytu.

Wymagane kwalifikacje:

• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu dokumentacją, kontroli dokumentów, wsparciu administracyjnym lub koordynacji zgodności.
• Silna znajomość Microsoft 365, szczególnie Excela (wprowadzanie danych, podstawowe formuły, filtry i ochrona/odblokowywanie arkuszy), plus SharePoint lub inny system zarządzania dokumentami lub dokumentacją.
• Silne umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły przy archiwizacji i krzyżowym odniesieniu.
• Komfort w kontaktach z wieloma interesariuszami i ściganiu zaległych zgłoszeń.
• Dyskrecja w obsłudze poufnych i prywatnych materiałów klasyfikowanych.
• Jasna komunikacja pisemna w raportach statusowych i powiadomieniach dystrybucyjnych.
• Możliwość podróżowania w razie potrzeby.

Nie jest wymagane: certyfikacja ani ekspertyza w zakresie ISO 9001/27001/22301/45001/14001, metodologia oceny ryzyka ani audyt - to rola administracyjna, a nie techniczna lub zapewniająca.

Lokalizacja: Zdalnie - Warszawa, POL