Contract Operations Specialist in Warsaw

JLL wspiera całą Ciebie, zarówno osobiście, jak i zawodowo. Nasi pracownicy w JLL kształtują przyszłość nieruchomości dla lepszego świata, łącząc usługi najwyższej jakości, doradztwo i technologię dla naszych klientów. Jesteśmy zobowiązani do zatrudniania najlepszych, najbardziej utalentowanych ludzi w naszej branży; wspieramy ich poprzez rozwój zawodowy, elastyczność i spersonalizowane korzyści, aby zarządzać życiem w pracy i poza nią.

To kluczowa rola zapewniająca profesjonalne wsparcie administracyjne dla zespołu obiektów, wspierająca codzienną operację i realizację umowy, w tym administrację umowami dostawców, zamówieniami PO i odbiorem, wspieranie systemu zadań klienta oraz systemów zezwoleń na prace, a także raportowanie dotyczące administracji operacyjnej, BHP i jakości. Ta rola byłaby idealnie dopasowana do administratora z doświadczeniem w podobnej roli w obiektach.

Kluczowe kompetencje:

• Zapewnienie odpowiednich informacji FM i wsparcia administracyjnego dla Menedżera Obiektów w razie potrzeby.
• Raportowanie wszystkich wypadków, chorób zawodowych i sytuacji awaryjnych w odpowiednich dokumentach.
• Utrzymywanie miesięcznych informacji o pomiarach wydajności dla kierownictwa w celu wsparcia wymagań dotyczących wydajności umowy.
• Wsparcie systemów zadań klienta i zezwoleń na prace, w tym wydawanie harmonogramów pracy dla zespołów na miejscu, monitorowanie zadań do zakończenia oraz kontaktowanie się z dostawcami i właścicielem w zakresie zezwoleń i dostępu.
• Promowanie wysokiego poziomu satysfakcji wśród użytkowników klienta poprzez szybkie reagowanie na ich wymagania serwisowe.
• Wsparcie Menedżera Obiektów w efektywnym zarządzaniu zespołem transportowym, w tym okazjonalne zastępstwo w przypadku nieplanowanego urlopu.
• Administracja planowaną konserwacją i usługą naprawczą.
• Administracja usługami kontraktowymi, w tym bezpieczeństwem, sprzątaniem, konserwacją oraz monitorowanie alarmów.
• Wsparcie Dyrektora Konta i Menedżerów Obiektów w sprawach związanych z HR, np. utrzymanie regionalnych rejestrów i systemów.
• Wsparcie Menedżerów Obiektów i innych członków zespołu w przygotowywaniu podręczników procedur operacyjnych.
• Zapewnienie zgodności z politykami, procedurami i standardami JLL.
• Podnoszenie zamówień i koordynowanie fakturowania oraz inne wsparcie zespołu AP, w tym zamówienia PO, odbiór zamówień i zarządzanie naliczeniami.
• Zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi i krytycznymi zapasami przechowywanymi na miejscu, utrzymywanie aktualnego inwentarza.
• Zapewnienie, że dostawcy świadczą usługi zgodnie z zakresem umowy i pracują w sposób bezpieczny.
• Budowanie relacji między użytkownikami, personelem FM a dostawcami.
• Przestrzeganie wszystkich wymagań dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochrony środowiska określonych w instrukcjach roboczych lub komunikowanych w szkoleniu.
• Utrzymywanie dyskrecji i poufności w odniesieniu do wszystkich omawianych planów MAC i transakcji.
• Regularna współpraca z zewnętrznymi wykonawcami usług miękkich, w tym audyty jakości i nadzór nad dostarczaniem KPI/SLA.
• Wsparcie koordynacji operacji biurowych, procedur i zasobów w celu ułatwienia efektywności organizacyjnej i skuteczności, w tym wdrażanie najlepszych praktyk i procedur JLL w regionie EMEA.
• Ustawianie, utrzymywanie, organizowanie i kontrolowanie centralnych plików, informacji, danych, raportów itp. związanych z usługami miękkimi, widokiem przestrzeni, pocztą i udogodnieniami w regionie EMEA.
• Wprowadzanie danych do systemu i zapewnienie ogólnej administracji systemem.
• Zapewnienie szybkiego rozwiązania wszelkich skarg klientów, eskalując do kierownika linii w razie potrzeby.

Osobiste kompetencje, atrybuty i wiedza:

• Doświadczony administrator obiektów z wcześniejszym doświadczeniem w podobnej roli.
• Umiejętność wykazania się doskonałymi umiejętnościami obsługi klienta i orientacji na klienta.
• Umiejętność wielozadaniowości i utrzymania profesjonalizmu w każdej sytuacji, nawet pod presją, bez nadzoru.
• Znajomość MS Office i Outlook oraz doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej oraz interpersonalnych.
• Doświadczenie w pracy w szybkim, korporacyjnym środowisku międzynarodowym.
• Umiejętność wykazania elastyczności w odniesieniu do rodzaju wykonywanych prac i dostępności (niezbędne).
• Doświadczenie w pracy w roli praktycznej w środowisku wydarzeń i obiektów.

Co możesz od nas oczekiwać:

• Umowa o pracę.
• Model pracy zdalnej.
• Konkursowy pakiet świadczeń (w tym Benefit Systems, prywatna opieka zdrowotna, ubezpieczenie na życie).
• Możliwość pracy w wysoko profesjonalnym, stymulującym i wymagającym środowisku pracy w międzynarodowej firmie z dużymi i długoterminowymi perspektywami kariery.
• Możliwość wykazania własnych inicjatyw.
• Możliwość uczestnictwa w programach szkoleniowych i rozwojowych.
• Przyjazna i wspierająca kultura firmy.

Jeśli ten opis stanowiska do Ciebie przemawia, zachęcamy do aplikowania, nawet jeśli nie spełniasz wszystkich wymagań poniżej. Jesteśmy zainteresowani poznaniem Ciebie i tego, co możesz wnieść do zespołu!

Spersonalizowane korzyści wspierające dobrostan osobisty i rozwój: JLL uznaje wpływ, jaki miejsce pracy może mieć na Twoje samopoczucie, dlatego oferujemy wspierającą kulturę i kompleksowy pakiet świadczeń, który priorytetowo traktuje zdrowie psychiczne, fizyczne i emocjonalne.