RA Process & Project Coordinator in Warsaw

W Johnson & Johnson wierzymy, że zdrowie jest wszystkim. Nasza siła w innowacjach w dziedzinie opieki zdrowotnej pozwala nam budować świat, w którym złożone choroby są zapobiegane, leczone i wyleczone, gdzie terapie są mądrzejsze i mniej inwazyjne, a rozwiązania są osobiste. Dzięki naszemu doświadczeniu w Innowacyjnej Medycynie i MedTech jesteśmy wyjątkowo przygotowani do innowacji w pełnym zakresie rozwiązań zdrowotnych, aby dostarczać przełomy jutra i głęboko wpływać na zdrowie ludzkości.

Nasza ekspertyza w Innowacyjnej Medycynie jest inspirowana pacjentami, których spostrzeżenia napędzają nasze oparte na nauce postępy. Wizjonerzy tacy jak Ty pracują w zespołach, które ratują życie, opracowując leki jutra. Dołącz do nas w rozwijaniu terapii, znajdowaniu lekarstw i pionierskim podejściu od laboratorium do życia, wspierając pacjentów na każdym kroku.

Poszukujemy najlepszych talentów na stanowisko Koordynatora Procesów i Projektów RA w Warszawie, Polska.

Cel
W tej roli będziesz pomagać w utrzymywaniu ważnych projektów, wydarzeń i działań zespołowych w płynności, wprowadzając strukturę, przejrzystość i realizację codziennej pracy. Będziesz wspierać lokalne inicjatywy, koordynować spotkania i wizyty, współpracować z kolegami i partnerami zewnętrznymi oraz upewniać się, że działania, harmonogramy i priorytety są jasno śledzone.

Obowiązki

• Właściciel lub współwłaściciel zdefiniowanych procesów operacyjnych i lokalnych projektów, w tym definiowanie zakresu, planowanie, mapowanie interesariuszy, harmonogramy, kamienie milowe, dostarczanie i śledzenie działań.
• Przekładanie potrzeb biznesowych na praktyczne plany projektowe, śledzenie i rutyny, które pomagają zespołom Hub i LS dostarczać konsekwentnie w różnych regionach i strefach czasowych.
• Koordynowanie powtarzających się działań operacyjnych Hub i LS, zapewniając widoczność priorytetów, zależności, ryzyk i decyzji.
• Przygotowywanie, konsolidowanie i analizowanie danych operacyjnych, aktualizacji statusu projektów i metryk procesów w celu wspierania decyzji zarządzających i dyskusji dotyczących zasobów.
• Utrzymywanie międzyfunkcjonalnych planów projektowych, raportów zespołowych, przeglądów zasobów, dzienników działań i repozytoriów dokumentacji, zapewniając spójność, śledzenie i gotowość audytową.
• Wsparcie w planowaniu i realizacji wydarzeń Hub, warsztatów, spotkań kierownictwa, wizyt SLT, sesji onboardingowych, zaangażowania uniwersytetów i działań integracyjnych zespołu.
• Działanie jako lokalny interfejs wobec dostawców, uniwersytetów, zespołów wsparcia R&D i komercyjnego, HR, partnerów rekrutacyjnych, IT, finansów, zakupów i zespołów obiektów.
• Zapewnienie strukturalnego wsparcia dla nowych pracowników i kontrahentów, w tym koordynacja przed zatrudnieniem, gotowość na Dzień 1, plany onboardingu, śledzenie dostępu/narzędzi i integracja z lokalnymi sposobami pracy.
• Zarządzanie lub wspieranie działań związanych z śledzeniem PO i płatnościami, w tym śledzenie ustawienia PO, aCREws/Lynx, status faktur, daty płatności, wkłady do uzgadniania budżetu i eskalacja opóźnień lub luk w procesie.
• Wsparcie w śledzeniu budżetu i wydatków dla przypisanych projektów, wydarzeń i procesów, współpracując z finansami i zakupami w celu zapewnienia jasności, terminowości i zgodności.
• Przegląd i poprawa powtarzających się procesów administracyjnych i operacyjnych poprzez identyfikację punktów bólu, możliwości uproszczenia i jasne modele własności.
• Używanie Microsoft 365, narzędzi do współpracy cyfrowej i rozwiązań GenAI w celu poprawy planowania, dokumentacji, komunikacji i efektywności operacyjnej.
• Zapewnienie zaawansowanego wsparcia administracyjnego dla Dyrektora, RA, C-ROSS LS i GRA PL Site Head, gdy jest to wymagane, przy jednoczesnym zapewnieniu, że szersza rola pozostaje zakotwiczona w koordynacji procesów i projektów, a nie tylko w wsparciu transakcyjnym.

Kwalifikacje

• Wykształcenie wyższe lub równoważne doświadczenie.
• Minimum 5-letnie doświadczenie w koordynacji projektów, operacjach projektowych, wsparciu biznesowym, operacjach regulacyjnych lub podobnej funkcji w międzynarodowej organizacji.
• Preferowane doświadczenie w środowisku farmaceutycznym, opiece zdrowotnej, R&D lub innym regulowanym środowisku.
• Udokumentowane osiągnięcia w zarządzaniu projektami, procesami operacyjnymi lub wydarzeniami z udziałem wielu interesariuszy, terminów i zespołów międzyfunkcjonalnych.
• Silna wiedza na temat zarządzania procesami, kontroli dokumentacji, wymagań dotyczących zgodności, zarządzania operacyjnego i koordynacji interesariuszy.
• Doświadczenie w pracy z danymi operacyjnymi, pulpitami nawigacyjnymi, trackerami, narzędziami raportującymi i aplikacjami Microsoft 365 (w tym SharePoint i Teams).
• Biegła znajomość języka angielskiego i polskiego z doświadczeniem w współpracy w różnych krajach, kulturach i strefach czasowych.

Wymagane umiejętności

• Wsparcie administracyjne, komunikacja, rozwój prezentacji, rozwiązywanie problemów, orientacja na proces, zarządzanie czasem.

Oczekiwana podstawowa pensja dla tego stanowiska wynosi: zł94,500.00 - zł151,800.00.

Korzyści
Oprócz podstawowej pensji oferujemy następujące korzyści: roczna premia z ustalonym celem (% wynagrodzenia) w zależności od stopnia wynagrodzenia/lokalizacji, gdzie rzeczywista kwota opiera się na wynikach pracowników i firmy z poprzedniego roku kalendarzowego, lub prowizje sprzedażowe. Oferujemy również dni urlopowe, urlop rodzicielski przez minimum 12 tygodni, urlop na żądanie, urlop opiekuńczy, urlop wolontariacki, zwrot kosztów zdrowotnych, programy dotyczące zdrowia finansowego, fizycznego i psychicznego. Oferujemy również nagrody za jubileusz pracy i uznanie, a także, zgodnie z warunkami odpowiednich planów, pracownicy - a w niektórych lokalizacjach kwalifikujące się osoby zależne - mogą uczestniczyć w kilku planach ubezpieczeniowych.