Contract Operations Specialist in Katowice

JLL empowers you to shape a brighter way. Nasza firma kształtuje przyszłość nieruchomości dla lepszego świata, łącząc usługi najwyższej klasy, doradztwo i technologię dla naszych klientów. Jesteśmy zobowiązani do zatrudniania najlepszych, najbardziej utalentowanych ludzi i umożliwienia im rozwoju znaczących karier oraz znalezienia miejsca, w którym będą się czuli dobrze.

ROLE SUMMARY

To kluczowa rola zapewniająca profesjonalne wsparcie administracyjne dla zespołu obiektów, wspierająca codzienną operację i realizację umowy, w tym administrację umowami dostawców, zamówieniami PO i ich odbiorem, wspieranie systemu zadań klienta oraz systemów zezwoleń na prace, a także raportowanie dotyczące administracji operacyjnej, BHP i jakości. Ta rola będzie idealnie pasować do administratora z doświadczeniem w podobnej roli w obiektach. To doskonała okazja dla doświadczonego administratora do pracy na miejscu dla wiodącego międzynarodowego klienta.

CORE COMPETENCIES

• Zapewnienie odpowiednich informacji FM i wsparcia administracyjnego dla menedżera obiektów w razie potrzeby.
• Raportowanie wszystkich wypadków, chorób zawodowych i sytuacji awaryjnych w odpowiednich dokumentach.
• Utrzymywanie miesięcznych informacji o pomiarach wydajności dla kierownictwa w celu wsparcia wymagań dotyczących wydajności umowy.
• Raportowanie na poziomie miesięcznym – śledzenie KPI, audyt bezpieczeństwa, lista kontaktów, audyt czyszczenia, inspekcja EHS, inspekcja terenu, zlecenia robocze, statystyki wypadków.
• Wsparcie systemów zadań klienta i zezwoleń na prace, w razie potrzeby wydawanie harmonogramów pracy dla zespołów na miejscu, monitorowanie zadań do zakończenia oraz kontaktowanie się z dostawcami i właścicielem w zakresie zezwoleń i dostępu.
• Promowanie wysokiego poziomu satysfakcji wśród użytkowników klienta poprzez szybkie reagowanie na ich wymagania serwisowe.
• Wsparcie menedżera obiektów w efektywnym zarządzaniu zespołem transportowym, w tym okazjonalne zastępstwo w przypadku nieplanowanego urlopu.
• Administracja planowaną konserwacją zapobiegawczą i usługą naprawczą.
• Administracja usługami kontraktowymi, w tym bezpieczeństwem, czyszczeniem, konserwacją oraz monitorowanie alarmów.
• Wsparcie dyrektora konta i menedżerów obiektów w sprawach związanych z HR, na przykład utrzymanie regionalnych rekordów i systemów.
• Wsparcie menedżerów obiektów i innych członków zespołu w przygotowywaniu podręczników procedur operacyjnych.
• Zapewnienie zgodności z politykami, procedurami i standardami JLL.
• Podnoszenie zamówień i koordynowanie fakturowania oraz inne wsparcie zespołu AP, w tym zamówienia PO, odbiór zamówień PO i zarządzanie rezerwacjami.
• Zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi i krytycznymi częściami przechowywanymi na miejscu, utrzymywanie aktualnego inwentarza.
• Zapewnienie, że dostawcy świadczą usługi zgodnie z zakresem umowy i pracują w sposób bezpieczny.
• Escalacja problemów do kierownika liniowego.
• EHS – zapewnienie, że dostawcy pracują zgodnie z wytycznymi EHS JLL i przerywają pracę, gdy nie jest to bezpieczne.
• Budowanie relacji między mieszkańcami, personelem FM a dostawcami.
• Przestrzeganie wszystkich wymagań dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochrony środowiska, które są określone w instrukcjach roboczych lub komunikowane w szkoleniu.
• Przestrzeganie wymaganych działań zapobiegawczych i operacyjnych, koordynowanie ich codziennych i tygodniowych harmonogramów w razie potrzeby.
• Utrzymywanie dyskrecji i poufności w odniesieniu do wszystkich omawianych planów MAC i spraw.
• Regularna współpraca z zewnętrznymi wykonawcami usług miękkich, w tym audyty jakości i nadzór nad dostarczaniem KPI/SLA.
• Pracując jako członek zespołu, zapewnisz, że wszystkie uzgodnione poziomy usług i standardy usług są spełnione.
• Wsparcie koordynacji operacji biura, procedur i zasobów w celu ułatwienia efektywności organizacyjnej i skuteczności, w tym wdrażanie najlepszych praktyk i procedur JLL w całym EMEA.
• Ustawianie, utrzymywanie, organizowanie i kontrolowanie centralnych plików JLL, informacji, danych, raportów itp. dotyczących usług miękkich, widoku przestrzeni, pokoju pocztowego i udogodnień w całym EMEA.
• Wprowadzanie danych do systemu i zapewnienie ogólnej administracji systemu.
• Zapewnienie szybkiego rozwiązania wszelkich skarg klientów, eskalując do kierownika liniowego w razie potrzeby.

PERSONAL COMPETENCIES, ATTRIBUTES & KNOWLEDGE

• Doświadczony administrator obiektów z wcześniejszym doświadczeniem w podobnej roli.
• Umiejętność wykazania się doskonałymi umiejętnościami obsługi klienta i orientacji na klienta.
• Umiejętność wielozadaniowości i utrzymania profesjonalizmu w każdej sytuacji stresowej bez nadzoru.
• Znajomość MS Office i Outlook oraz doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej oraz interpersonalnych.
• Doświadczenie w pracy w szybkim, korporacyjnym środowisku międzynarodowym.
• Umiejętność wykazania elastyczności w odniesieniu do rodzaju wykonywanych prac i dostępności (niezbędne).
• Doświadczenie w pracy w roli praktycznej w środowisku wydarzeń i obiektów.

Każdy dzień jest inny, a w tych wszystkich działaniach zachęcamy do wykazywania się pomysłowością.

Co możesz od nas oczekiwać:

• Umowa o pracę.
• Model pracy zdalnej.
• Konkursowy pakiet świadczeń (w tym Benefit Systems, prywatna opieka zdrowotna, ubezpieczenie na życie).
• Możliwość pracy w wysoko profesjonalnym, stymulującym i wymagającym środowisku pracy w międzynarodowej firmie z dużymi i długoterminowymi perspektywami kariery.
• Możliwość wykazania własnych inicjatyw.
• Możliwość uczestnictwa w programach szkoleniowych i rozwojowych.
• Przyjazna i wspierająca kultura firmy.

Lokalizacja: Zdalnie – Warszawa, POL