Audit Documentation and Records Administrator in Warsaw

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL są kształtują przyszłość nieruchomości dla lepszego świata, łącząc usługi klasy światowej, doradztwo i technologię dla naszych klientów. Jesteśmy zobowiązani do zatrudniania najlepszych, najbardziej utalentowanych ludzi i umożliwienia im rozwoju znaczących karier oraz znalezienia miejsca, w którym będą się czuli dobrze.

Jeśli jesteś osobą, która utrzymuje wszystkich w porządku, śledzi terminy i upewnia się, że nic nie umknie, chcielibyśmy Cię poznać. Dołączysz do zespołu Global Programs w JLL, wspierając globalnego klienta technologicznego jako centralny opiekun ich głównych dokumentów audytowych. Te dokumenty śledzą zgodność z ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 22301, ISO 45001, ISO 14001 oraz własnymi programami audytowymi klienta. Będziesz je aktualizować, uzupełniać i sprawiać, że będą łatwe do znalezienia, a także upewnisz się, że odpowiednie osoby mają wszystko, czego potrzebują w trakcie cyklu audytowego. To jest rola koordynacyjna i dokumentacyjna, a nie audytorska. Nie będziesz oceniać zgodności ani zatwierdzać ustaleń. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że osoby, które to robią, mają wszystko zorganizowane i na czas. Nie potrzebujesz certyfikacji ISO ani doświadczenia w audytach.

Co będzie wyglądać jak Twój dzień pracy:

• Zbieranie aktualizacji statusu, dowodów, ustaleń i szczegółów działań korygujących od właścicieli tematów, właścicieli ryzyka i ekspertów w danej dziedzinie oraz śledzenie, gdy zgłoszenia są przeterminowane.
• Utrzymywanie głównej listy kontrolnej audytu i jej podsumowania w Excelu, dbając o jej dokładność, dobre formatowanie i brak uszkodzonych formuł lub linków.
• Budowanie i utrzymywanie indeksowanego repozytorium dowodów, stosując spójne konwencje nazewnictwa plików i kontroli wersji, aby każdy dokument można było powiązać z jego pozycją na liście kontrolnej.
• Śledzenie dat docelowych działań korygujących i wysyłanie przypomnień, gdy terminy się zbliżają lub minęły.
• Dystrybucja aktualnych list kontrolnych, wyciągów i raportów do audytorów, zarządzania i organów certyfikujących oraz zarządzanie dostępem zgodnie z klasyfikacją poufności materiału.
• Przygotowywanie miesięcznych raportów gotowości, rejestrów otwartych działań i raportów eskalacyjnych dla przeterminowanych zgłoszeń.
• Koordynacja w ramach audytu wewnętrznego, obiektów, HSSE i kierownictwa, w tym planowanie wywiadów i przygotowywanie pakietów wsparcia audytowego. Oczekuj, że zajmie to około 30–40% Twojego czasu, w zależności od cyklu audytowego.

Wymagane kwalifikacje:

• 2+ lata doświadczenia w zarządzaniu dokumentami, kontroli dokumentów, wsparciu administracyjnym lub koordynacji zgodności.
• Silna znajomość Microsoft 365, szczególnie Excela (wprowadzanie danych, podstawowe formuły, filtry i ochrona/odblokowywanie arkuszy), plus SharePoint lub inny system zarządzania dokumentami lub archiwizacją.
• Silne umiejętności organizacyjne i dbałość o szczegóły przy archiwizacji i krzyżowym odniesieniu.
• Komfort w kontaktach z wieloma interesariuszami i ściganiu zaległych zgłoszeń.
• Dyskrecja w obsłudze poufnych i prywatnych materiałów klasyfikowanych.
• Jasna komunikacja pisemna w raportach statusowych i powiadomieniach dystrybucyjnych.
• Możliwość podróżowania w razie potrzeby.

Nie wymagane: certyfikacja lub ekspertyza w zakresie ISO 9001/27001/22301/45001/14001, metodologia oceny ryzyka ani audyt — to jest rola administracyjna, a nie techniczna lub zapewniająca.

Lokalizacja: Zdalnie – Warszawa, POL

Tagi pracy: Bezpieczeństwo środowiska, Bezpieczeństwo wykonawcy, ISO 45001, Zarządzanie nieruchomościami, Wiedza o branży nauk przyrodniczych, Myślenie proaktywne, Wiedza o branży usług profesjonalnych, Wiedza o branży nieruchomości, Zarządzanie bezpieczeństwem, Zarządzanie środowiskiem.

Jeśli ten opis stanowiska do Ciebie przemawia, zachęcamy do aplikowania, nawet jeśli nie spełniasz wszystkich wymagań. Jesteśmy zainteresowani poznaniem Ciebie i tego, co możesz wnieść do zespołu!