W skrócie
- Zadania: Zarządzaj codziennymi operacjami biura i wspieraj zespół w Poznaniu.
- Firma: Dynamiczna firma z przyjazną atmosferą pracy.
- Benefity: Atrakcyjne wynagrodzenie, elastyczne godziny pracy i możliwości rozwoju zawodowego.
- Pozostałe informacje: Idealna rola dla osób lubiących wyzwania i pracę w zespole.
- Dlaczego ta praca: Bądź kluczowym wsparciem w organizacji i twórz profesjonalne środowisko pracy.
- Kwalifikacje: Biegła znajomość polskiego i angielskiego oraz umiejętności organizacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 63000 - 77000 zł za rok.
Poszukujemy zorganizowanego, proaktywnego i zorientowanego na obsługę klienta Asystenta Administracyjnego, który wesprze codzienne operacje naszego biura w Poznaniu. Rola ta łączy zarządzanie biurem i obiektami, koordynację podróży służbowych oraz wsparcie administracyjne dla Dyrektora Zarządzającego w Polsce oraz szerszego lokalnego zespołu. Idealny kandydat jest niezawodny, zwraca uwagę na szczegóły i czuje się komfortowo w zarządzaniu wieloma priorytetami w dynamicznym środowisku biznesowym. Będzie podejmować inicjatywę, przewidywać potrzeby biznesowe i zapewniać, że biuro pozostaje efektywnym, profesjonalnym i przyjaznym miejscem pracy.
Kluczowe obowiązki
- Zarządzanie biurem i obiektami: Nadzorowanie codziennych operacji biura w Poznaniu, zapewniając płynne i efektywne środowisko pracy. Koordynacja konserwacji biura, napraw, zaopatrzenia, sprzętu, mebli oraz relacji z zewnętrznymi dostawcami. Utrzymywanie regularnego kontaktu z właścicielem budynku, zarządem budynku, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi. Zarządzanie dostępem do biura, kluczami, identyfikatorami, wizytami i sprawami związanymi z miejscem pracy. Zapewnienie, że biuro jest dobrze zorganizowane, schludne i przyjazne, oraz koordynowanie spotkań, wydarzeń biurowych i aktywności zespołowych.
- Koordynacja podróży służbowych: Organizowanie krajowych i międzynarodowych podróży służbowych, w tym lotów, biletów kolejowych, zakwaterowania i transportu lokalnego. Wsparcie pracowników w zmianach podróży, anulacjach i innych prośbach związanych z podróżą. Zapewnienie, że ustalenia dotyczące podróży są zgodne z polityką firmy oraz utrzymywanie dokładnych zapisów rezerwacji i dokumentacji. Koordynowanie ustaleń podróżnych dla kolegów i gości z innych biur.
- Wsparcie administracyjne dla Dyrektora Zarządzającego: Zapewnienie codziennego wsparcia administracyjnego dla Dyrektora Zarządzającego w Polsce, w tym zarządzanie kalendarzem, planowanie spotkań i koordynacja wizyt. Organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, zapewniając przygotowanie sal konferencyjnych, materiałów i poczęstunku. Przygotowywanie i formatowanie dokumentów, prezentacji, korespondencji i innych materiałów administracyjnych. Wsparcie w zakresie roszczeń wydatków, przetwarzania faktur, lokalnych projektów i ad hoc. Obsługa poufnych informacji z dyskrecją i profesjonalizmem.
- Ogólna administracja: Działanie jako główny punkt kontaktowy dla pracowników w sprawach dotyczących operacji biurowych, podróży i ogólnych spraw administracyjnych. Koordynowanie działań związanych z fakturami we współpracy z zespołem finansowym i innymi działami. Utrzymywanie dokładnych, dobrze zorganizowanych i aktualnych zapisów administracyjnych. Wsparcie w procesie wdrażania pracowników poprzez koordynację ustaleń biurowych, sprzętu i uprawnień dostępu. Powitanie gości i zapewnienie wsparcia administracyjnego dla szerszego zespołu w razie potrzeby.
Wymagania
- Znajomość języka polskiego i dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
- Znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Outlook, Word i Excel.
- Doświadczenie w zarządzaniu kalendarzem, koordynacji spotkań i organizacji podróży służbowych.
- Znajomość przetwarzania faktur, dokumentacji wydatków i prowadzenia zapisów administracyjnych.
- Doświadczenie w zarządzaniu biurem, koordynacji obiektów i zarządzaniu dostawcami będzie dodatkowym atutem.
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły i silne poczucie odpowiedzialności.
- Umiejętność zarządzania konkurencyjnymi priorytetami, samodzielnej pracy i podejmowania inicjatywy.
- Proaktywne, elastyczne i zorientowane na rozwiązania podejście do codziennych wyzwań.
- Silne umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, z profesjonalnym i przystępnym podejściem.
- Dyskrecja, integralność i umiejętność odpowiedniego zarządzania poufnymi informacjami.
Administrative Assistant in Poznań – pracodawca: KALE Recruitment
Nasza firma to wiodący inwestor w sektorze offshore, który oferuje wyjątkowe możliwości rozwoju zawodowego w dynamicznym środowisku budowy farm wiatrowych. Pracując z nami, będziesz częścią międzynarodowego zespołu, który ceni współpracę i innowacyjność, a także zapewnia wsparcie w zakresie szkoleń oraz dostępu do najnowszych technologii. Oferujemy elastyczne warunki pracy oraz atrakcyjne wynagrodzenie, co czyni nas doskonałym pracodawcą dla osób poszukujących satysfakcjonującej kariery w branży budowlanej.
