Administration Specialist & Executive Assistant in Gdańsk

Poszukujemy specjalisty ds. administracji i asystenta zarządu, który przejmie kluczowe procesy administracyjne w KOIA i zapewni codzienną pomoc naszemu Zarządowi. To praktyczna rola, która łączy administrację umowami, wsparcie w zakresie fakturowania i księgowości, operacje związane z wykonawcami oraz wsparcie dla zarządu. Będziesz ściśle współpracować z naszym Zarządem, wykonawcami, klientami i doradcami zewnętrznymi. Szukamy osoby bardzo zorganizowanej, niezawodnej i komfortowo czującej się w pracy samodzielnej w dynamicznym środowisku.

Co będziesz robić:

• Zarządzanie umowami i porozumieniami z klientami oraz wykonawcami B2B, w tym zmiany, rozwiązania, podpisy i dokumentacja.
• Koordynowanie spraw związanych z umowami z zewnętrznymi doradcami prawnymi i księgowymi.
• Wsparcie procesów fakturowania i księgowości, w tym wystawianie faktur, przygotowywanie dokumentacji, planowanie płatności i przegląd raportów czasowych używanych do fakturowania klientów.
• Obsługa administracji wykonawców, w tym dokumentacja, świadczenia, sprzęt, podróże służbowe i koordynacja dostępu.
• Zapewnienie codziennego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dla Zarządu.
• Koordynowanie spotkań, podróży służbowych, wizyt klientów i komunikacji z odpowiednimi interesariuszami.
• Przygotowywanie prezentacji, raportów, podsumowań i innych dokumentów biznesowych.
• Śledzenie decyzji, działań i terminów.
• Utrzymywanie dokumentacji firmy i obsługa poufnych informacji z zachowaniem dyskrecji.
• Wsparcie budżetowania firmy i innych codziennych spraw operacyjnych.

Czego szukamy:

• Doświadczenie w administracji umowami oraz umiejętność czytania i rozumienia umów i regulacji dotyczących współpracy B2B.
• Wykształcenie wyższe, najlepiej w dziedzinie prawa, finansów/księgowości, inżynierii lub pokrewnej.
• Silne umiejętności organizacyjne, niezależność i dbałość o szczegóły.
• Umiejętność zarządzania wieloma priorytetami, interesariuszami i terminami.
• Wysoki poziom dyskrecji przy obsłudze poufnych informacji.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Dobra znajomość Google Workspace i Confluence.
• Znajomość Toggl lub gotowość do szybkiego nauczenia się.

Miło widziane:

• Doświadczenie w wsparciu CEO, Zarządu lub wyższych menedżerów.
• Doświadczenie w firmie technologicznej lub programistycznej.
• Znajomość języka norweskiego.
• Znajomość procesów sprzedaży lub marketingu w mediach społecznościowych.

Co oferujemy:

• Umowa o pracę, PLN 6,000–9,000 netto.
• Praca w pełni zdalna.
• Bezpośrednia współpraca z Zarządem KOIA.
• Wysoki poziom niezależności i odpowiedzialności.
• Ekspozycja na różne obszary działalności, w tym umowy, finanse i operacje.
• Możliwość poprawy i strukturyzacji procesów wewnętrznych.
• Współpraca z doświadczonym zespołem pracującym z międzynarodowymi klientami.

O KOIA:

KOIA to firma zajmująca się rozwojem oprogramowania, współpracująca ze skandynawskimi partnerami w celu budowy technologii rozwiązujących rzeczywiste problemy biznesowe. Nasze doświadczenie obejmuje projekty fintech i usługi finansowe, które wiążą się z złożonymi integracjami, wymaganiami regulacyjnymi, technologią legacy oraz produktami, które musiały się skalować. Nasze zespoły są małe, doświadczone i współpracujące. Cenimy jakość, pragmatyzm, odpowiedzialność i otwartą dyskusję. Nieustannie poprawiamy nasze metody pracy, w tym wykorzystując AI i nowoczesne narzędzia, gdzie pomagają nam działać szybciej bez kompromisów w jakości.

Proces rekrutacji:

Chcemy, aby proces był jasny, skoncentrowany i użyteczny dla obu stron.

• Pytania wyjaśniające: Po złożeniu aplikacji zadamy kilka krótkich pytań dotyczących Twojego doświadczenia i oczekiwań.
• Rozmowa z naszym CEO: przez Google Meet, około 30 minut. Rozmowa na temat Twojego doświadczenia, podejścia do odpowiedzialności i organizacji oraz sposobu zarządzania priorytetami i obowiązkami. Dowiesz się również więcej o KOIA i oczekiwaniach wobec roli.
• Rozmowa wideo z HR: około 30 minut. Omówimy Twoją motywację, oczekiwania i preferowane sposoby pracy. Dowiesz się również więcej o strukturze roli, naszym sposobie pracy i praktycznych aspektach dołączenia do KOIA.
• Oferta: Jeśli będzie silne dopasowanie po obu stronach, złożymy Ci ofertę i omówimy następne kroki.

Jeśli lubisz wprowadzać strukturę do operacji, brać odpowiedzialność za ważne sprawy i ściśle współpracować z decydentami, chcielibyśmy usłyszeć od Ciebie.