Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-projektowej obsługi inwestycji w Zespole Projektowym in Warsaw

Prowadzenie spraw administracyjnych, organizacyjnych i dokumentacyjnych związanych z przygotowaniem, realizacją i rozliczaniem projektów inwestycyjnych Spółki. Wspieranie zespołu projektowego w bieżącej obsłudze inwestycji dotyczących zapleczy technicznych, obiektów budowlanych, infrastruktury kolejowej, układów torowych oraz infrastruktury towarzyszącej.

Przygotowywanie, porządkowanie i aktualizowanie dokumentacji projektowej, technicznej, formalnoprawnej, finansowej i korespondencji związanej z realizowanymi inwestycjami. Prowadzenie i aktualizowanie zestawień, rejestrów spraw, harmonogramów, decyzji administracyjnych, uzgodnień, kosztów, faktur, protokołów oraz innych dokumentów wykorzystywanych w bieżącej obsłudze projektów.

Współudział w monitorowaniu terminowości, kompletności i zgodności dokumentacji z zakresem umów, harmonogramami i wymaganiami Spółki. Wsparcie przy weryfikacji dokumentów przekazywanych przez projektantów, wykonawców, inwestorów zastępczych, inspektorów nadzoru oraz inne podmioty uczestniczące w procesie inwestycyjnym.

Organizowanie spotkań roboczych, narad koordynacyjnych i uzgodnień, w tym przygotowywanie materiałów, porządków spotkań, notatek oraz zestawień po spotkaniach. Udział w radach budowy, naradach, odbiorach dokumentacji, odbiorach usług i robót oraz innych czynnościach związanych z realizowanymi umowami.

Przygotowywanie projektów pism, notatek, informacji, zestawień, wniosków, materiałów na Zarząd oraz innych dokumentów na potrzeby przełożonych i komórek organizacyjnych Spółki. Prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej realizowanych projektów oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentów.

Wsparcie przy weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych dotyczących inwestycji, w tym faktur, protokołów odbioru i dokumentów rozliczeniowych. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Spółki w zakresie technicznym, finansowym, prawnym, zamówieniowym, eksploatacyjnym i administracyjnym.

Współpraca z projektantami, wykonawcami, inwestorami zastępczymi, organami administracji publicznej oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do obsługi prowadzonych spraw. Współudział w identyfikowaniu ryzyk terminowych, formalnoprawnych, organizacyjnych i finansowych oraz w przygotowywaniu informacji o stanie realizacji projektów.

Procedowanie spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zawartymi umowami oraz wewnętrznymi regulacjami i procedurami Spółki.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe, preferowane techniczne, administracyjne, transportowe, kolejowe, budowlane, prawne, ekonomiczne lub z zakresu zarządzania projektami.
• Mile widziane doświadczenie zawodowe w administracyjnej, organizacyjnej, technicznej lub dokumentacyjnej obsłudze inwestycji, projektów, umów albo postępowań formalnoprawnych.
• Mile widziana znajomość procesu inwestycyjnego, w szczególności etapów przygotowania inwestycji, projektowania, uzyskiwania decyzji administracyjnych, realizacji, odbiorów i rozliczania umów.
• Podstawowa znajomość przepisów związanych z procesem inwestycyjnym, w szczególności Prawa budowlanego, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Prawa zamówień publicznych.
• Umiejętność pracy z dokumentacją projektową, formalnoprawną, finansową, kontraktową i przetargową.
• Umiejętność redagowania pism, notatek, informacji, zestawień, wniosków oraz dokumentów formalnych.
• Dobra organizacja pracy, dokładność, terminowość, odpowiedzialność i systematyczność w realizacji powierzonych zadań.
• Umiejętność porządkowania, analizowania i syntetyzowania informacji z wielu źródeł.
• Umiejętność pracy z harmonogramami, rejestrami, protokołami, decyzjami administracyjnymi, fakturami oraz dokumentacją rozliczeniową.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy z wieloma uczestnikami procesu inwestycyjnego oraz z różnymi komórkami organizacyjnymi Spółki.
• Samodzielność w prowadzeniu powierzonych spraw, przy jednoczesnej gotowości do pracy zespołowej i konsultowania zagadnień wymagających uzgodnień.
• Zaangażowanie, inicjatywa oraz nastawienie na rzetelne i terminowe wykonywanie zadań.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel i Outlook.
• Mile widziane doświadczenie przy projektach infrastrukturalnych, kolejowych, budowlanych lub realizowanych przez podmiot publiczny.
• Mile widziana znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji dokumentacji projektowej oraz obsługi dokumentów finansowo-księgowych.

Oferujemy:

• Wynagrodzenie w przedziale: 8100-8700 złotych brutto miesięcznie (zawiera stawkę zasadniczą wraz z 15 % premią regulaminową).
• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę.
• Pracę w profesjonalnym i przyjaznym zespole.
• Możliwość rozwoju zawodowego oraz podnoszenia kwalifikacji.
• Pakiet świadczeń socjalnych, w tym m.in. dofinansowanie do opieki medycznej, zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz wypoczynku.
• Zniżki na krajowe i międzynarodowe podróże kolejowe dla pracowniczki/pracownika i rodziny.
• Dofinansowanie do okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych.
• Możliwość korzystania z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej.
• Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) finansowany przez Spółkę.
• Dodatkowy dzień wolny z okazji Dnia Kolejarza.
• Świadczenia i uprawnienia wynikające z ZUZP, w tym np. nagrody jubileuszowe.