Młodszy/a Specjalista/tka ds. Administracji in Warsaw

KOLEO to największy sprzedawca biletów kolejowych w Polsce. Każdego dnia z aplikacji mobilnych KOLEO oraz portalu koleo.pl korzysta ponad 200 tysięcy osób, które mogą w ten sposób szybko i wygodnie zaplanować swoją podróż i kupić bilet na swój pociąg lub autobus. W KOLEO dostępny jest pełen rozkład jazdy wszystkich pasażerskich przewoźników kolejowych w Polsce, bilety wszystkich przewoźników ogólnopolskich (PKP Intercity, POLREGIO, RegioJet, LEO express) i regionalnych oraz najważniejszych przewoźników autobusowych (Flixbus, MLD).

Aplikacje KOLEO na Android oraz iOS należą do najpopularniejszych w Polsce w swojej kategorii i są niezwykle wysoko oceniane przez użytkowników iOS (4,8 w AppStore) oraz Android (4,9 w Google Play). W KOLEO wierzymy, że planowanie podróży oraz kupowanie biletów na pociąg powinno być szybkie, proste i przyjemne. Każdego dnia dbamy o to, by tak było. Jesteśmy firmą, która tworzy tylko jeden produkt: KOLEO. Zatrudniamy obecnie ponad 60 świetnych osób. Staramy się tworzyć takie warunki do pracy, jakich sami byśmy oczekiwali. Chcemy pozostać małą, niezależną, zwinną i solidnie działającą firmą, w której chce się pracować. W takich firmach najważniejsi są ludzie. Dlatego stawiamy na zaufanie w obie strony, uczciwość, szczerość i dobrą komunikację.

Dyspozycyjność do pracy stacjonarnej w godzinach 9-17 od poniedziałku do piątku. Doskonałe umiejętności organizacyjne. Sumienność, skrupulatność, dokładność. Otwartość w komunikacji i łatwość w budowaniu relacji. Samodzielność w działaniu, odpowiedzialność i inicjatywa. Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku. Przyznajemy dodatkowe punkty, jeśli lubisz pociągi.

Twoje zadania:

• Nadzór administracyjny nad biurami KOLEO.
• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura (zaopatrzenie, porządek, materiały biurowe, opieka nad zielenią).
• Zarządzanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów (DMS).
• Planowanie i koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz rejestrowanie jej w DMS.
• Samodzielne prowadzenie recepcji biura oraz wykonywanie innych prac organizacyjnych związanych z codziennym funkcjonowaniem biura KOLEO.
• Przyjmowanie gości, obsługa spotkań oraz zarządzanie salami konferencyjnymi.
• Dbanie o estetykę recepcji oraz pomieszczeń biura.
• Przygotowywanie pism, prezentacji oraz zestawień.
• Wspieranie zarządu oraz współpracowników w codziennych zadaniach administracyjnych.
• Weryfikacja dokumentów wpływających do Zarządu.
• Organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacja noclegów, płatności, rozliczenia).
• Kontakt z partnerami zewnętrznymi i dostawcami usług.
• Wsparcie w przygotowywaniu prezentów oraz wysyłaniu ich do naszych Partnerów biznesowych.
• Reprezentowanie firmy w zewnętrznych instytucjach.

Oferujemy:

• Umowę o pracę na pełen etat.
• Pracę stacjonarną w naszym biurze (domu KOLEO) na warszawskiej Saskiej Kępie.
• Pracę w godzinach 9-17 od poniedziałku do piątku.
• Finansowanie dojazdów do pracy.
• Wszystko, co potrzebne do pracy - Macbook Air i dostęp do narzędzi.
• Pracę w zgranym zespole, który się wspiera i jedzie tymi samymi torami.
• Gofry, makarony, zapiekanki, ciasta lub to co sama/sam ugotujesz.
• Budżet na książki, szkolenia i konferencje.
• Realny wpływ na produkt, z którego codziennie korzystają setki tysięcy zadowolonych użytkowników.

Jak wygląda proces rekrutacji?

• Rozmowa z działem HR - Poznajmy się!
• Rozmowa z kierownikiem działu.
• Rozmowy wypadają pozytywnie: Witamy w KOLEO!