Head of Office – Gdansk in Sopot

Utrzymuj biuro w ruchu. Pomagaj ludziom rozwijać się. Szukamy osoby na stanowisko Head of Office w naszym biurze w Gdańsku, Polska. Jest to stanowisko menedżerskie, głównie stacjonarne, a Ty będziesz raportować do Global Head of Shared Services. Rola nie ma bezpośrednich podległych pracowników – zamiast tego będziesz ściśle współpracować z menedżerami liniowymi i lokalnymi liderami w biurze. Podróże są ograniczone do okazjonalnych wyjazdów do Danii, zazwyczaj 1–2 razy w roku.

Cel roli

Jako Head of Office jesteś lokalnym punktem odniesienia biura LEMAN w Gdańsku z około 70 pracownikami. Zapewniasz sprawne funkcjonowanie biura z perspektywy administracyjnej, miejsca pracy i ludzi oraz pomagasz budować kulturę, w której pracownicy cieszą się przychodzeniem do pracy i są dumni z bycia częścią LEMAN.

Kluczowe obowiązki

• Wsparcie w przywództwie i partnerstwo biznesowe
  • Działaj jako zaufany partner biznesowy i doradca dla lokalnych menedżerów działów.
  • Organizuj cotygodniowe spotkania zarządzające z lokalnymi menedżerami działów w celu omówienia strategii rozwoju biura, motywacji pracowników i kierunku przywództwa.
  • Coaching liderów i pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z zaangażowaniem, dobrym samopoczuciem i ludźmi.
  • Współpraca z Operacjami, IT, Finansami i innymi liderami funkcjonalnymi w sprawach dotyczących pracowników, rekrutacji i tematów organizacyjnych.
• Kultura, zaangażowanie i doświadczenie w miejscu pracy
  • Inicjowanie działań wzmacniających zaangażowanie pracowników, dobre samopoczucie i dumę z pracy w LEMAN.
  • Tworzenie pozytywnego doświadczenia pracowników i miejsca pracy, do którego ludzie chcą przychodzić.
• Administracja biura i codzienne operacje
  • Odpowiedzialność za codzienną administrację biura w Gdańsku i zapewnienie efektywnego i zgodnego z przepisami przebiegu lokalnych procesów.
  • Zarządzanie administracją pracowników, w tym rejestracją nieobecności, urlopów i chorób.
• Budżet, dostawcy i lokalna reprezentacja
  • Wsparcie w zakresie budżetowania związane z biurem oraz monitorowanie kosztów administracyjnych i wydatków na obiekty.
  • Zarządzanie relacjami z właścicielami nieruchomości, dostawcami usług i innymi lokalnymi dostawcami.

Co rola nie jest

• Nie jest bezpośrednim menedżerem ludzi – menedżerowie działów pozostają menedżerami liniowymi swoich zespołów.
• Nie jest alternatywną linią raportowania dla pracowników.
• Nie odpowiada za dostarczanie usług, wskaźników operacyjnych/produktywności, poprawy procesów ani P&L.

Sukces w roli

Sukces mierzony jest głównie zdrowiem organizacji w Gdańsku, dzielonym z lokalnymi liderami:

• Zaangażowanie i satysfakcja pracowników.
• Kultura miejsca pracy i dobre samopoczucie.
• Sprawnie działająca, zgodna z przepisami administracja biura.

Kto jesteś

Wymagania konieczne

• Angielski na poziomie co najmniej C1 (pisany i mówiony) – będziesz codziennie komunikować się z kolegami i funkcjami grupowymi w różnych krajach, w tym w sprawach dotyczących ludzi.
• Fluent Polish – potrzebny do kontaktu z lokalnymi kolegami, polskimi władzami i dostawcami usług.

Doświadczenie

• Co najmniej 5-letnie doświadczenie w odpowiedniej dziedzinie, najlepiej 5–10 lat.
• Poprzednie doświadczenie w przywództwie ludzi jest wymagane.
• Silne umiejętności w zakresie kultury i zaangażowania, połączone z uporządkowanym i niezawodnym podejściem do administracji.

Cechy osobiste

• Zaufany, dostępny i widoczny – ludzie naturalnie przychodzą do Ciebie.
• Buduje zaufanie na wszystkich poziomach organizacji i czuje się komfortowo w nawigowaniu w delikatnych sytuacjach dotyczących ludzi.
• Naprawdę dba o ludzi i kulturę miejsca pracy.

Co oferujemy

• Nowo utworzoną rolę, w której kształtujesz biuro i jego kulturę od podstaw.
• Bliską współpracę z Global Head of Shared Services i liderami w całym biznesie.
• Międzynarodową firmę z elastyczną pracą, opartą na zaufaniu i odpowiedzialności.