Case and Travel Operations Coordinator in Katowice

Firma LEMOINE poszukuje szczegółowego Koordynatora Operacji Spraw i Podróży, który wesprze nasz federalny program usług humanitarnych. Stanowisko to odpowiada za przegląd dokładnej dokumentacji spraw, weryfikację adresów oraz koordynację logistyki podróży dla personelu terenowego. Idealny kandydat powinien posiadać silne umiejętności organizacyjne, analityczne i komunikacyjne oraz zdolność do zarządzania wieloma priorytetami w szybkim tempie.

Obowiązki i odpowiedzialności:

• Przegląd dokumentacji spraw, notatek z wizyt terenowych, notatek z badań adresowych, notatek kontaktowych, wymaganych pól danych, zapisów eskalacji oraz dodatkowej dokumentacji w celu zapewnienia dokładności, kompletności i zgodności z wymaganiami programu.
• Identyfikacja brakującej dokumentacji, niespójnych wyników, duplikatów, niezgodności danych oraz błędów w dokumentacji.
• Wprowadzanie, przesyłanie, uzgadnianie i weryfikacja informacji o sprawach w zatwierdzonych bazach danych, systemach śledzenia i arkuszach kalkulacyjnych.
• Przeprowadzanie badań i weryfikacji adresów przy użyciu zatwierdzonych baz danych, narzędzi mapowych i dostępnych zasobów w celu wsparcia dokładnych przypisań terenowych.
• Koordynowanie ustaleń podróży dla personelu terenowego, w tym rezerwacji lotów, zakwaterowania, transportu, trasowania i harmonogramowania.
• Przygotowywanie planów podróży, zarządzanie rezerwacjami oraz pomoc w anulowaniu podróży, zmianach harmonogramu i pilnych potrzebach podróżnych.
• Śledzenie wydatków podróżnych, kilometrów, paragonów i dokumentacji wspierającej w celu zapewnienia zgodności z zatwierdzonymi budżetami i odpowiednimi wymaganiami umownymi.
• Utrzymywanie dokładnych zapisów spraw, dzienników podróży, notatek z przeglądów jakości oraz dokumentacji do raportowania i audytów lub innych celów.
• Koordynowanie z operacjami terenowymi, zarządzaniem sprawami, zapewnieniem jakości i zespołami finansowymi w celu rozwiązania problemów operacyjnych.
• Monitorowanie postępu spraw, brakującej dokumentacji oraz działań podróżnych w celu wsparcia terminowego zakończenia zadań.
• Utrzymywanie poufności i przestrzeganie obowiązujących polityk programów federalnych, wymagań bezpieczeństwa oraz procedur firmy.
• Chronienie wrażliwych informacji uczestników, programów i związanych z rządem.
• Wykonywanie dodatkowych obowiązków związanych z pracą, które mogą być przypisane.

Kwalifikacje, wiedza, umiejętności i zdolności:

• Wymagany dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny.
• Preferowany stopień naukowy (asystent lub licencjat) w dziedzinie biznesu, logistyki, operacji, usług humanitarnych, pracy socjalnej, wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych, psychologii, administracji publicznej, zarządzania danymi, zarządzania jakością lub innej pokrewnej dziedziny.
• Minimum roczne doświadczenie w wsparciu administracyjnym, wprowadzaniu danych, przeglądzie dokumentów, zgodności, harmonogramowaniu, logistyce, koordynacji podróży lub podobnej pracy.
• Preferowane doświadczenie w wspieraniu programów rządowych, usług humanitarnych, odpowiedzi kryzysowej, odbudowy po katastrofach, programów podróżnych lub wymagań dotyczących Federal Travel Regulation (FTR).
• Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją i wprowadzaniu danych, przeglądaniu pracy pod kątem jakości i zgodności oraz koordynowaniu harmonogramów i podróży.
• Silna uwaga na szczegóły z umiejętnością przeglądania dokumentów, identyfikowania błędów, duplikatów, brakujących informacji oraz utrzymywania dokładnej dokumentacji.
• Silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność utrzymywania poufności, profesjonalnych granic i standardów etycznych.
• Umiejętność ukończenia wymaganych szkoleń federalnych, klientów i firmy przed rozpoczęciem pracy.
• Umiejętność pomyślnego ukończenia wymaganych badań przed zatrudnieniem oraz przetwarzania tła/sposobności federalnej.
• Umiejętność priorytetyzacji wielu zadań, zarządzania terminami i wspierania dużych obciążeń roboczych.
• Biegłość w Microsoft Office, w tym Excel, Word, Teams, Outlook, współdzielone arkusze, bazy danych i systemy dokumentacji elektronicznej.
• Musisz mieć prawo do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Środowisko pracy i harmonogram:

• Stanowisko to jest głównie zdalne lub oparte na hubie operacyjnym i wymaga regularnego korzystania z komputerów, zabezpieczonych systemów, telefonów, e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i narzędzi dokumentacji elektronicznej.
• Rola wspiera operacje z terminami i wymaga dokładności, poufności, reaktywności oraz konsekwentnej komunikacji z wieloma zespołami.
• Harmonogram może się różnić w zależności od potrzeb operacyjnych, wolumenu spraw, wymagań przeglądów jakości, terminów raportowania i aktywności surge.
• Może być wymagane podróżowanie w ograniczonym zakresie w celu szkolenia, audytów, spotkań lub pokrycia operacyjnego.

Zatrudnienie jest uzależnione od pomyślnego ukończenia wszystkich wymagań wstępnych, w tym kontroli przeszłości, badań narkotykowych, przeglądów zapisów pojazdów, kontroli referencji i innych wymagań związanych z pracą. Zatrudnienie jest również uzależnione od pomyślnego ukończenia wymaganej przeglądu tła/sposobności federalnej, korzystnego sprawdzenia kredytowego, przetwarzania bezpieczeństwa oraz specyficznego onboardingu przed rozpoczęciem pracy. Pracownicy przypisani do tego programu muszą ukończyć wymagane szkolenie, chronić wrażliwe informacje, przestrzegać standardów zachowania, utrzymywać profesjonalne granice oraz stosować się do wszystkich wymagań dotyczących raportowania, poufności, prywatności i bezpieczeństwa informacji.

Pracownicy mogą być zobowiązani do podpisania potwierdzeń dotyczących poufności, nieujawniania, konfliktu interesów oraz standardów zachowania.