Event Operations Manager in Katowice

W Level Up Talent Solutions wierzymy, że świetna praca zaczyna się od poczucia wsparcia, zaufania i wartości. Jesteśmy firmą skoncentrowaną na ludziach, która łączy wykwalifikowanych profesjonalistów z znaczącymi, długoterminowymi możliwościami. Naszym celem jest stworzenie środowiska, w którym możesz wykonywać swoją najlepszą pracę, nadal się rozwijać i czuć pewność w roli, jaką odgrywasz w zespole.

Gdy dołączasz do Level Up Talent Solutions, nie tylko zajmujesz stanowisko. Stajesz się częścią społeczności, która ceni jasną komunikację, spójność i wzajemny szacunek. Ściśle współpracujemy z Tobą, aby zrozumieć Twoje mocne strony, doświadczenie oraz rodzaj środowiska pracy, w którym możesz się rozwijać.

Wspieramy naszych talentów poprzez strukturalne wprowadzenie, ciągłe wskazówki i realistyczne oczekiwania. Zawsze będziesz wiedzieć, jak wygląda sukces i do kogo się zwrócić, gdy potrzebujesz wsparcia. Wierzymy, że gdy talenty czują się zharmonizowane i upoważnione, wszyscy odnoszą sukcesy.

W Level Up Talent Solutions rozwój to nie tylko umiejętności. To także pewność siebie, stabilność i budowanie kariery, z której możesz być dumny. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci się rozwijać.

Opis stanowiska

To jest zdalna pozycja.

Level Up Talent Solutions poszukuje Menedżera Operacji Wydarzeń Lean-Pro, który wesprze rozwijającą się amerykańską firmę zajmującą się wydarzeniami, tworzącą lokalne doświadczenia społecznościowe z lokalnymi restauracjami, dostawcami i partnerami marki.

Ta rola pomoże zarządzać planowaniem i szczegółami operacyjnymi wydarzeń od początku do końca. Menedżer Operacji Wydarzeń będzie nadzorować harmonogramy wydarzeń, koordynację dostawców, logistykę, aktualizacje biletów, komunikację wewnętrzną, materiały wydarzeń oraz śledzenie zadań, aby zapewnić, że każde wydarzenie jest zorganizowane, zgodne z harmonogramem i gotowe do udanej realizacji.

Idealny kandydat jest bardzo zorganizowany, proaktywny, zwraca uwagę na szczegóły i czuje się komfortowo zarządzając wieloma wydarzeniami, różnymi elementami, dostawcami i terminami jednocześnie.

Obowiązki

• Wsparcie i zarządzanie planowaniem wydarzeń oraz szczegółami operacyjnymi od początku do końca.
• Koordynacja z dostawcami, partnerami i członkami zespołu w celu zbierania informacji, potwierdzania wymagań i utrzymywania terminów na właściwej drodze.
• Zarządzanie śledzeniem komunikacji dla dostawców, partnerów, zaległych przedmiotów, potwierdzeń, płatności, COI, logo, zobowiązań produktowych i wymagań dotyczących wydarzeń.
• Nadzorowanie harmonogramów wydarzeń, list zadań, logistyki, notatek dotyczących personelu, przygotowania do rejestracji i gotowości w dniu wydarzenia z zespołem na miejscu.
• Utrzymywanie szczegółów wydarzenia, informacji o biletach, cenach, FAQ i związanych aktualizacjach na platformie biletowej i stronie internetowej.
• Tworzenie, zarządzanie i monitorowanie formularzy Google dla uczestnictwa dostawców, zapisów wolontariuszy, opinii, potwierdzeń i innych potrzeb związanych z wydarzeniem.
• Utrzymywanie narzędzia do planowania wydarzeń firmy zaktualizowanego o zadania, harmonogramy, kontakty, notatki i kluczowe informacje.
• Organizowanie folderów Google Drive, plików, dokumentów dostawców, formularzy, logo, materiałów wydarzeń i zasobów promocyjnych.
• Koordynowanie materiałów wydarzenia, takich jak paszporty, oznakowanie, informacje o dostawcach, materiały do rejestracji i inne zasoby operacyjne.
• Wsparcie potrzeb związanych z obsługą klienta dotyczących biletów, szczegółów wydarzenia, zwrotów, transferów i pytań uczestników.
• Utrzymywanie terminów w kalendarzu Google, spotkań, rozmów z dostawcami, przypomnień i kluczowych dat wydarzeń.
• Komunikacja z zespołem wewnętrznym za pośrednictwem Slacka i dostarczanie aktualizacji dotyczących postępów wydarzeń, ryzyk, terminów i zmian.
• Identyfikowanie potencjalnych opóźnień, brakujących informacji lub problemów operacyjnych i eskalowanie ich w razie potrzeby.
• Wsparcie ogólnych zadań administracyjnych, badawczych, wprowadzania danych i operacyjnych, które pomagają w dalszym prowadzeniu wydarzeń.

Wymagania

• Co najmniej 1 rok doświadczenia w operacjach wydarzeń, zarządzaniu projektami, koordynacji operacji, planowaniu wydarzeń, asystenturze wirtualnej lub podobnej roli.
• Silne umiejętności komunikacji w języku angielskim, zarówno pisemnej, jak i ustnej.
• Komfort w komunikacji z dostawcami, klientami, partnerami i członkami zespołu wewnętrznego.
• Silne umiejętności organizacyjne z możliwością zarządzania wieloma wydarzeniami, harmonogramami, dostawcami i terminami jednocześnie.
• Umiejętność przejmowania odpowiedzialności za zadania i doprowadzania ich do końca.
• Komfort w pracy z aplikacjami Google, w tym Gmail, Google Drive, Google Sheets, Google Forms i Google Calendar.
• Doświadczenie w korzystaniu z Slacka lub podobnych platform komunikacyjnych dla zespołów.
• Umiejętność szybkiego uczenia się platform biletowych, narzędzi do planowania wydarzeń i systemów własnych.
• Dokładność w zarządzaniu informacjami o wydarzeniach, wymaganiach dostawców, szczegółach biletów i zapisach operacyjnych.
• Proaktywność, pomysłowość i komfort w rozwiązywaniu problemów w szybko zmieniającym się środowisku.
• Umiejętność pracy samodzielnej przy jednoczesnym informowaniu kierownictwa i zespołu o postępach.

Miło widziane

• Doświadczenie w planowaniu wydarzeń, gościnności, restauracjach, lokalnych firmach, sprzedaży, marketingu lub wydarzeniach społecznościowych.
• Doświadczenie w korzystaniu z platform biletowych podobnych do Eventbrite.
• Doświadczenie w pracy z Adobe Photoshop lub Illustrator.
• Doświadczenie w zarządzaniu komunikacją z dostawcami, harmonogramami wydarzeń, notatkami dotyczącymi zaopatrzenia lub listami kontrolnymi realizacji wydarzeń.