Executive Assistant in Katowice

W Level Up Talent Solutions wierzymy, że wspaniała praca zaczyna się od poczucia wsparcia, zaufania i wartości. Jesteśmy firmą skoncentrowaną na ludziach, która łączy wykwalifikowanych profesjonalistów z znaczącymi, długoterminowymi możliwościami. Naszym celem jest stworzenie środowiska, w którym możesz wykonywać swoją najlepszą pracę, nadal się rozwijać i czuć pewność w roli, jaką odgrywasz w zespole.

Gdy dołączasz do Level Up Talent Solutions, nie tylko zajmujesz stanowisko. Stajesz się częścią społeczności, która ceni jasną komunikację, konsekwencję i wzajemny szacunek. Ściśle współpracujemy z Tobą, aby zrozumieć Twoje mocne strony, doświadczenie oraz rodzaj środowiska pracy, w którym możesz się rozwijać.

Wspieramy naszych talentów poprzez strukturalne wprowadzenie, ciągłe wskazówki i realistyczne oczekiwania. Zawsze będziesz wiedzieć, jak wygląda sukces i do kogo się zwrócić, gdy potrzebujesz wsparcia. Wierzymy, że gdy talenty czują się zharmonizowane i upoważnione, wszyscy odnoszą sukcesy.

W Level Up Talent Solutions rozwój to nie tylko umiejętności. To także pewność siebie, stabilność i budowanie kariery, z której możesz być dumny. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci się rozwijać.

Opis stanowiska: Jest to zdalna pozycja. Level Up Talent Solutions poszukuje Lean-Pro Executive Assistant, aby wspierać szybko rozwijającą się międzynarodową agencję reprezentacji sportowej z siedzibą w Helsinkach, Finlandia. Ta rola zapewni wsparcie operacyjne i administracyjne w zakresie harmonogramów założycieli, skrzynek odbiorczych, aktualizacji CRM, śledzenia sportowców, badań, koordynacji podróży, administracji finansowej, dokumentów i wewnętrznego nadzoru. Celem jest pomoc założycielom w organizacji i skupieniu się na strategii, relacjach z sportowcami, rozwoju biznesu i wzroście firmy.

Idealny kandydat jest zorganizowany, proaktywny, komfortowy z technologią, elastyczny w strefach czasowych i chętny do nauki. Jest to rola wsparcia za kulisami z okazjonalną komunikacją z sportowcami, klientami i członkami zespołu.

Obowiązki:

• Zarządzanie kalendarzami, przypomnieniami, harmonogramami, skrzynkami odbiorczymi i follow-upami dla założycieli
• Utrzymywanie aktualności CRM Pipedrive, arkuszy śledzenia sportowców, dokumentów i wewnętrznych rejestrów
• Wsparcie w przygotowaniu propozycji sponsorów, badania partnerów marki i zadania prospectingowe
• Pomoc w badaniach przy użyciu narzędzi takich jak LinkedIn Sales Navigator, Surfe, Sportbnk i podobnych platform
• Koordynacja ustaleń podróżnych założycieli i zespołu w razie potrzeby
• Śledzenie umów, dat odnawiania, terminów i ważnych elementów follow-up
• Wsparcie w zadaniach administracyjnych związanych z finansami, w tym fakturowanie, płatności dla sportowców, prowizje agentów i śledzenie paragonów
• Monitorowanie treści w mediach społecznościowych i organizowanie związanych z nimi aktualizacji lub przypomnień
• Wsparcie w komunikacji dotyczącej umiejscowienia akademii i zadań administracyjnych związanych z umiejscowieniem na uczelni
• Zbieranie danych o potencjalnych sportowcach na żądanie
• Wsparcie w procesie wprowadzania nowych podpisów sportowców
• Koordynacja wewnętrznych aktualizacji zespołu, śledzenie zadań i nadzór
• Pomoc w burzy mózgów dotyczącej pomysłów na treści LinkedIn z perspektywy wykonawczej
• Wsparcie w osobistym harmonogramie i innych potrzebach administracyjnych założycieli
• Dostosowanie się do nowych systemów w miarę przechodzenia firmy z pracy opartej na Google Workspace do własnej platformy zarządzania sportowcami

Wymagania:

• Więcej niż 1 rok doświadczenia jako asystent wykonawczy, asystent administracyjny, asystent operacyjny, asystent założyciela lub w podobnej roli jest preferowane
• Silne umiejętności organizacyjne i zdolność do zarządzania wieloma zadaniami, terminami i follow-upami
• Dobre umiejętności komunikacji w języku angielskim, zarówno pisemnej, jak i werbalnej
• Komfort w komunikacji z członkami zespołu, sportowcami, klientami i zewnętrznymi interesariuszami w razie potrzeby
• Komfort z technologią i zdolność do szybkiego uczenia się nowych narzędzi
• Doświadczenie w korzystaniu z Google Workspace, Gmail, Microsoft Office i narzędzi CRM
• Komfort w korzystaniu lub uczeniu się Pipedrive, Sintra, Claude, ChatGPT, Surfe, Sportbnk, Fyxer, LinkedIn Sales Navigator, Canva i platform mediów społecznościowych
• Silna uwaga na szczegóły przy obsłudze dokumentów, trackerów, aktualizacji CRM, harmonogramów, płatności i follow-upów
• Proaktywny, niezawodny, elastyczny i zdolny do pracy samodzielnej przy minimalnym nadzorze
• Gotowość do pracy w elastycznych godzinach, aby wspierać międzynarodowy zespół w różnych strefach czasowych
• Interesowanie się sportem, zarządzaniem sportowcami, operacjami biznesowymi i wsparciem międzynarodowego zespołu

Miłe do posiadania:

• Doświadczenie w sporcie, zarządzaniu sportowcami, marketingu, sponsorowaniu, sprzedaży lub partnerstwach marki
• Doświadczenie w wspieraniu założycieli lub wykonawców w startupie, agencji lub szybko rozwijającej się firmie
• Doświadczenie w administracji finansowej, fakturowaniu, zarządzaniu CRM, koordynacji podróży lub śledzeniu umów