Executive & Operations VA in Katowice

W Level Up Talent Solutions wierzymy, że świetna praca zaczyna się od poczucia wsparcia, zaufania i wartości. Jesteśmy firmą skoncentrowaną na ludziach, która łączy wykwalifikowanych profesjonalistów z znaczącymi, długoterminowymi możliwościami. Naszym celem jest stworzenie środowiska, w którym możesz wykonywać swoją najlepszą pracę, nadal się rozwijać i czuć pewność w roli, jaką odgrywasz w zespole.

Kiedy dołączasz do Level Up Talent Solutions, nie tylko zajmujesz stanowisko. Stajesz się częścią społeczności, która ceni jasną komunikację, spójność i wzajemny szacunek. Ściśle współpracujemy z Tobą, aby zrozumieć Twoje mocne strony, doświadczenie oraz rodzaj środowiska pracy, w którym możesz się rozwijać.

Wspieramy naszych talentów poprzez strukturalne wprowadzenie, ciągłe wskazówki i realistyczne oczekiwania. Zawsze będziesz wiedzieć, jak wygląda sukces i do kogo się zwrócić, gdy potrzebujesz wsparcia. Wierzymy, że kiedy talenty czują się zharmonizowane i upoważnione, wszyscy odnoszą sukcesy.

W Level Up Talent Solutions rozwój to nie tylko umiejętności. To także pewność siebie, stabilność i budowanie kariery, z której możesz być dumny. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci się rozwijać.

Opis stanowiska: Jest to zdalna pozycja.

Przegląd stanowiska: Level Up Talent Solutions poszukuje Lean-Pro Executive & Operations Virtual Assistant, aby wspierać szybko rozwijającą się, prowadzącą przez założyciela markę medialną i kulturową. Ta rola jest idealna dla osoby zorganizowanej, proaktywnej, obeznanej z technologią i komfortowo wspierającej założyciela w zakresie operacji związanych z treścią, koordynacją podcastów, wsparciem newsletterów, zarządzaniem zadaniami, badaniami i codziennymi sprawami administracyjnymi.

Odpowiedni kandydat powinien być w stanie podążać za jasnymi wskazówkami, zarządzać narzędziami i przepływami pracy, komunikować się jasno i utrzymywać projekty w ruchu bez ciągłego nadzoru.

Obowiązki:

• Wsparcie w koordynacji gości podcastu, w tym follow-upy, linki do rezerwacji, potwierdzenia gości, szczegóły przygotowania i śledzenie gości.
• Utrzymywanie trackerów gości podcastu przy użyciu ClickUp, Google Sheets lub innych przypisanych narzędzi.
• Planowanie zatwierdzonej treści na LinkedIn i Instagramie przy użyciu SocialBee lub podobnych platform.
• Kolejkowanie i organizowanie zatwierdzonej treści do publikacji, bez potrzeby pisania w głosie założyciela.
• Wsparcie operacji newslettera w Beehiiv, w tym ładowanie szkiców, formatowanie treści, zarządzanie listami subskrybentów, organizowanie segmentów i lekkie utrzymanie automatyzacji.
• Tworzenie prostych grafik i zasobów wizualnych przy użyciu istniejących szablonów marki w Canva.
• Zarządzanie tablicami ClickUp, zadaniami, terminami, aktualizacjami projektów i luźnymi końcówkami.
• Śledzenie oczekujących elementów, follow-upów, zatwierdzeń i postępów projektów, aby pomóc założycielowi pozostać zorganizowanym.
• Przeprowadzanie badań i wprowadzanie danych w celu utrzymania list kontaktowych, trackerów outreach, notatek badawczych i bibliotek cytatów.
• Organizowanie plików, dokumentów, notatek i zasobów treści w Google Drive lub pokrewnych systemach.
• Porządkowanie notatek ze spotkań z narzędzi takich jak Fireflies i przekształcanie ich w zorganizowane następne kroki, gdy zajdzie taka potrzeba.
• Jasna komunikacja z założycielem, dostarczając kontekst, linki, aktualizacje statusu i przypomnienia.
• Profesjonalna koordynacja z zewnętrznymi kontaktami, takimi jak goście podcastu, w razie potrzeby.
• Pomoc w poprawie powtarzających się systemów dla treści, podcastów, newsletterów, badań i przepływów pracy administracyjnej.
• Wsparcie większych działań, takich jak uruchomienia podcastów, rampy newsletterów, wydarzenia na żywo lub działania budujące społeczność w miarę rozwoju marki.

Wymagania:

• 1-3 lata doświadczenia jako Wirtualny Asystent, Asystent Wykonawczy, Asystent Operacyjny, Tech VA, Asystent Treści, Asystent Podcastu lub w podobnej roli.
• Doświadczenie w korzystaniu z ClickUp lub podobnych narzędzi do zarządzania projektami.
• Komfort w korzystaniu z Google Workspace, w tym Gmail, Kalendarz, Dokumenty, Arkusze, Dysk i Meet.
• Znajomość Canva do prostych grafik i wizualnych zasobów opartych na szablonach.
• Doświadczenie w wsparciu harmonogramów mediów społecznościowych, kalendarzy treści lub operacji związanych z treścią.
• Komfort w nauce i korzystaniu z platform takich jak Beehiiv, SocialBee, LinkedIn i pokrewnych narzędzi do treści.
• Silne umiejętności komunikacji w języku angielskim, zarówno pisemnej, jak i ustnej.
• Wysoce zorganizowany, niezawodny i zdolny do samodzielnego zarządzania follow-upami, terminami i szczegółami zadań.
• Umiejętność pracy głównie za kulisami, jednocześnie profesjonalnie koordynując z zewnętrznymi kontaktami, gdy zajdzie taka potrzeba.
• Komfort w wspieraniu szybko rozwijającego się, prowadzonego przez założyciela biznesu z zmieniającymi się priorytetami.
• Proaktywny, zorientowany na szczegóły i zdolny do samodzielnego realizowania zadań bez intensywnego nadzoru.

Miłe do posiadania:

• Doświadczenie w wspieraniu mediów, treści, twórców, startupów lub biznesów prowadzonych przez założycieli.
• Znajomość narzędzi podcastowych, takich jak Riverside, Descript, Fireflies lub podobne platformy.
• Doświadczenie z Notion, Bitly, platformami newsletterowymi lub operacjami społeczności/treści.