Systems and Automations Specialist in Katowice

W Level Up Talent Solutions wierzymy, że świetna praca zaczyna się od poczucia wsparcia, zaufania i wartości. Jesteśmy firmą skoncentrowaną na ludziach, która łączy wykwalifikowanych profesjonalistów z znaczącymi, długoterminowymi możliwościami. Naszym celem jest stworzenie środowiska, w którym możesz wykonywać swoją najlepszą pracę, nadal się rozwijać i czuć pewność w roli, jaką odgrywasz w zespole.

Gdy dołączasz do Level Up Talent Solutions, nie tylko zajmujesz stanowisko. Stajesz się częścią społeczności, która ceni jasną komunikację, spójność i wzajemny szacunek. Ściśle współpracujemy z Tobą, aby zrozumieć Twoje mocne strony, doświadczenie oraz rodzaj środowiska pracy, w którym możesz się rozwijać. Wspieramy naszych talentów poprzez strukturalne wprowadzenie, ciągłe wskazówki i realistyczne oczekiwania. Zawsze będziesz wiedział, jak wygląda sukces i do kogo się zwrócić, gdy potrzebujesz wsparcia. Wierzymy, że gdy talenty czują się zharmonizowane i upoważnione, wszyscy odnoszą sukcesy.

W Level Up Talent Solutions rozwój to nie tylko umiejętności. To także pewność siebie, stabilność i budowanie kariery, z której możesz być dumny. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci się rozwijać.

Opis stanowiska:

To jest zdalna pozycja. Poszukujemy wysoko zorganizowanego i samodzielnego specjalisty ds. systemów i automatyzacji Lean-Pro, który odnajduje się w tworzeniu i optymalizacji systemów w celu usprawnienia operacji. Ta rola jest idealna dla VA, który doskonale radzi sobie w pracy w skoncentrowanych, dłuższych blokach czasu, a nie w codziennych małych odstępach. Stanowisko będzie głównie pracować w SuiteDash, wykorzystując kombinację automatyzacji, zarządzania zadaniami i dokumentacji w celu poprawy efektywności i wsparcia rozwoju naszych systemów i procesów. Idealny kandydat będzie myślicielem systemowym, proaktywnym i umiejętnym w automatyzacji powtarzalnych zadań, zapewniając jednocześnie jasną, szczegółową dokumentację.

Obowiązki:

• Faza 1 — Audyt: Oczyść i uporządkuj wszystkie niestandardowe pola w SuiteDash: usuń, skonsoliduj lub zmień nazwę w razie potrzeby. Przeprowadź pełną przebudowę produktów, przedmiotów i subskrypcji w SuiteDash, zapewniając, że wszystko jest odpowiednio skonfigurowane dla efektywności.
• Faza 2 — Automatyzacja zadań cyklicznych: Zbuduj szablony zadań cyklicznych dla zadań miesięcznych, kwartalnych i rocznych (zarówno wewnętrznych, jak i skierowanych do klientów). Upewnij się, że szablony są specyficzne dla klientów (np. nazwy kont bankowych, szczegóły usług), a nie ogólnymi miejscami, zachowując jednocześnie ich elastyczność dla przyszłych klientów. Wdrożenie automatycznych zadań cyklicznych dla istniejących klientów, co będzie pierwszym dużym dostarczonym elementem Fazy 2.
• Faza 3 — Lejek klientów i automatyzacja onboardingu: Zaprojektuj i zbuduj wizualnie dopracowane formularze przyjęcia i zapytań dla nowych klientów na stronie internetowej. Użyj CSS i narzędzi projektowych SuiteDash, aby zapewnić, że formularze są poza domyślnym stylowaniem. Dodaj unikalny identyfikator do śledzenia źródeł poleceń. Formularze powinny uruchamiać automatyczne sekwencje kontaktowe lub follow-up w SuiteDash po przesłaniu. Zautomatyzuj procesy onboardingu, gdy potencjalny klient przekształca się w klienta. Obejmuje to wybór usług, prośby o dokumenty, dostarczenie/podpisanie listu intencyjnego, konfigurację płatności i aktywację zadań cyklicznych.
• Faza 4 — Dokumentacja (ciągła): Przewodnik po konfiguracji technicznej: Stwórz i utrzymuj szczegółowy zapis konfiguracji SuiteDash, automatyzacji i wyzwalaczy oraz uzasadnienia każdej decyzji. Przewodnik użytkownika wewnętrznego: Opracuj przewodnik krok po kroku do użytku wewnętrznego zespołu, obejmujący przepływy pracy, onboardingu klientów i konfiguracji zadań. Przewodniki skierowane do klientów: Wyprodukuj dwa przewodniki: przewodnik użytkownika portalu wyjaśniający interakcję klienta z jego panelem oraz przewodnik onboardingu z wizualizacjami, zrzutami ekranu i możliwymi krótkimi filmami instruktażowymi. Dokumentacja powinna być statyczna lub idealnie zbudowana jako interaktywne podręczniki za pomocą Notion.
• Zadania bieżące: Zapewnij codzienne raporty i podsumowania przez Slack, szczegółowo opisując postępy dnia, przyszłą pracę i wszelkie potrzebne wsparcie. Bądź samodzielny w codziennych zadaniach, ale reaguj na natychmiastowe priorytety, gdy zajdzie taka potrzeba.

Wymagania:

• Co najmniej 1 rok doświadczenia w rolach związanych z systemami i automatyzacją, z biegłością w SuiteDash.
• Doświadczenie w Notion jest bardzo pożądane, szczególnie w zakresie budowania interaktywnej dokumentacji i podręczników.
• Doskonale rozwinięte umiejętności komunikacyjne, szczególnie za pośrednictwem Slacka do codziennych raportów.
• Doświadczenie z Google Workspace (Dokumenty, Arkusze) w zakresie dokumentacji procesów i zarządzania zadaniami.
• Silne umiejętności rozwiązywania problemów i myślenia systemowego, z umiejętnością pracy niezależnie i elastycznie.