e-Billing Coordinator in Warsaw

Location & Working Arrangements: Warsaw, Linklaters Global Solutions. Hybrid model: 2 days per week from the office located next to Rondo ONZ. Contract: permanent with 3-month probation period. Working hours: E-Billing team typically works standard hours from 9:00 to 17:15.

About the Team: Join our Finance team as a valued member, supporting the firm's financial health through timely and accurate insights. The team is globally diverse and committed to upholding high standards of integrity, collaboration, and continuous improvement. The E-Billing team ensures the smooth submission of billing data to clients' platforms, manages submissions and rejections, and provides ongoing assistance to both clients and practice teams.

Role Overview: Jako Koordynator e-Billing będziesz odpowiedzialny za zarządzanie pełnym cyklem e-billingu, od konfiguracji i przesyłania po rozwiązywanie zapytań i raportowanie. Kluczowe jest zapewnienie, że faktury klientów są przetwarzane efektywnie, dokładnie i zgodnie z politykami firmy oraz wymaganiami klientów.

• Zarządzanie platformą eBilling: Przesyłanie faktur do systemów klientów w odpowiednim czasie oraz współpraca z klientami i dostawcami w celu rozwiązywania problemów.
• Rozwiązywanie zapytań: Szybkie adresowanie i rozwiązywanie zapytań oraz odrzucenia od klientów i pracowników.
• Terminy: Monitorowanie i aktualizowanie wewnętrznych harmonogramów fakturowania, aby zapewnić przestrzeganie terminów wewnętrznych i zewnętrznych.
• Zarządzanie danymi: Utrzymywanie konsoli eBilling w dokładności i aktualności; zapewnienie, że dane dotyczące czasomierzy/użytkowników, spraw oraz stawek fakturowania są również dokładne i aktualne.
• Zarządzanie nowymi konfiguracjami klientów: Pomoc w konfiguracji i wdrażaniu klientów, zapewniając zgodność z politykami i procedurami eBilling, zasadami SAR oraz politykami firmy.
• Komunikacja z klientami: Współpraca z klientami przez cały proces eBilling, od konfiguracji po płatność.
• Współpraca: Praca z innymi zespołami (np. Kontrola Kredytowa, Finanse Klienta, Zespoły Fakturacji i Cenników) w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami eBilling.

Qualifications: Co najmniej 2-letnie doświadczenie w działaniach związanych z eBilling lub E-Invoicing w firmie świadczącej usługi profesjonalne. Doświadczenie w kancelarii prawnej jest bardzo pożądane. Udowodniona zdolność do skutecznego realizowania obowiązków związanych z eBillingiem, zapewniając doskonałość operacyjną i pozytywne doświadczenia dla wszystkich interesariuszy. Doskonała znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. Silne umiejętności komunikacyjne i zdolność do efektywnej współpracy w zespołach. Umiejętności techniczne, numeryczne i analityczne – Excel nie ma przed Tobą tajemnic. Skupienie na dokładności, terminach i obsłudze klienta. Doświadczenie w finansach prawnych - mile widziane. Gotowość i możliwość podróżowania służbowo do Wielkiej Brytanii w razie potrzeby. Znajomość SAP będzie dodatkowym atutem.

Team: Będziesz mile widziany w zespole finansowym jako ceniony i integralny członek grupy. Funkcja finansowa to globalnie zróżnicowany zespół profesjonalistów, który dąży do zapewnienia zdrowia finansowego firmy, umożliwiając podejmowanie strategicznych decyzji oraz dostarczając dokładne, terminowe informacje finansowe i kontrolę. W tej roli będziesz ściśle współpracować zarówno z lokalnym zespołem, jak i szerszą siecią finansową, z silnym wsparciem i wspólnym zobowiązaniem do doskonałości. Nasza kultura podkreśla pracę zespołową, integralność i ciągłe doskonalenie.

Company: Linklaters to globalna kancelaria prawna, posiadająca 31 biur w 21 krajach na całym świecie. Linklaters to firma oparta na ludziach. Bycie najlepszym w oczach naszych klientów oznacza, że nasi ludzie muszą być wyjątkowi. Szukamy nie tylko błyskotliwych umysłów, ale także osób, które będą się rozwijać w naszym środowisku: ludzi, którzy uwielbiają pracować zespołowo i wykazują innowacyjne, efektywne, zwinne, przedsiębiorcze i odpowiedzialne podejście, które staramy się wprowadzać w każdą interakcję.

Benefits: Prywatne ubezpieczenie zdrowotne, siłownia na miejscu i udogodnienia dla rowerzystów, grupowe ubezpieczenie na życie, finansowane przez firmę ubezpieczenie podróżne na całym świecie dla Ciebie i Twojej rodziny, subsydiowana karta sportowa lub karta transportu publicznego, szeroki zakres możliwości szkoleniowych.

Equal Opportunity & Diversity Statement: W przypadku złożenia oferty, a tam gdzie lokalne przepisy na to pozwalają, przeprowadzimy kontrole wstępne, które mogą obejmować, ale nie ograniczają się do, Twoich kwalifikacji zawodowych i akademickich, Twojej zdolności do pracy w odpowiedniej jurysdykcji, wszelkich zapisów karnych, Twojej stabilności finansowej oraz referencji od poprzednich pracodawców. Twoja oferta będzie uzależniona od pomyślnego zakończenia tych kontroli, które zostaną zainicjowane po Twojej zgodzie. Jako odpowiedzialny biznes ważne jest, abyśmy reprezentowali różnorodność naszych ludzi, naszych klientów i naszych społeczności. Wiemy, że różnorodność czyni nas lepszą kancelarią prawną i pomaga nam przyciągać najlepsze talenty, napędzać innowacje dzięki różnorodności myśli oraz dostarczać najlepsze doświadczenia wszystkim, którzy mają z nami kontakt.