KOORDYNATOR DS. ORGANIZACYJNYCH I KADR (K/M) in Olsztyn

Numer oferty: StPr/26/1039

Obowiązki:

• Kompleksowa organizacja i obsługa biura oraz sekretariatu Zarządu Spółki;
• Organizacja kalendarza Zarządu oraz obsługa organizacyjna posiedzeń Zarządu, Rady Nadzorczej i Zgromadzenia Wspólników;
• Przygotowywanie materiałów, projektów uchwał, protokołów oraz innej dokumentacji na potrzeby organów Spółki;
• Przygotowywanie dokumentacji związanej z zawieraniem i realizacją umów dotyczących funkcjonowania biura;
• Opracowywanie i aktualizacja regulaminów, zarządzeń oraz innych aktów wewnętrznych Spółki;
• Prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów;
• Prowadzenie rejestrów, ewidencji oraz archiwizacja dokumentacji organizacyjnej Spółki;
• Kompleksowe prowadzenie spraw kadrowych, w tym dokumentacji pracowniczej oraz dokumentów związanych z rekrutacją, zatrudnieniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy;
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów i innych nieobecności pracowników oraz monitorowanie terminów badań profilaktycznych i szkoleń BHP;
• Organizacja i koordynacja szkoleń pracowników;
• Kompleksowa obsługa płac, w tym naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac oraz dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik;
• Współpraca z Zarządem, Nadzorem Właścicielskim, komórkami organizacyjnymi Spółki oraz podmiotami świadczącymi usługi na rzecz Spółki;
• Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień na potrzeby Zarządu;
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez Zarząd, związanych z zakresem zajmowanego stanowiska.

Godziny pracy: 7-15

Wymagania:

• Wymagania konieczne:
• Wykształcenie średnie ogólnokształcące;
• Wykształcenie wyższe lub średnie (preferowane kierunki: administracja, prawo, zarządzanie, ekonomia, kadry i płace lub pokrewne);
• Doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z administracją, obsługą Zarządu, prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych oraz organizacją pracy biura;
• Praktyczna znajomość przepisów z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatku dochodowego od osób fizycznych, ochrony danych osobowych (RODO) oraz Kodeksu spółek handlowych w zakresie funkcjonowania organów spółki;
• Znajomość zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• Praktyczna znajomość prowadzenia obsługi kadrowo-płacowej, w tym naliczania wynagrodzeń oraz obsługi programu Płatnik;
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programów Word i Excel;
• Umiejętność samodzielnego przygotowywania pism, dokumentów oraz prowadzenia korespondencji;
• Umiejętność organizacji pracy własnej, ustalania priorytetów oraz koordynowania wielu zadań jednocześnie;
• Odpowiedzialność, rzetelność, samodzielność, dyskrecja oraz wysoka kultura osobista;
• Pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
• Niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;

• Wymagania dodatkowe:
• Doświadczenie w spółce komunalnej lub jednostce sektora finansów publicznych;
• Znajomość programu kadrowo-płacowego (np. Comarch ERP Optima, Symfonia, Enova365, Papirus SQL lub innego);
• Znajomość elektronicznych systemów administracji publicznej (PUE ZUS, e-Urząd Skarbowy, ePUAP, e-Doręczenia);
• Prawo jazdy kategorii B;
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

Umiejętności:

• Umiejętność kompleksowej organizacji pracy biura oraz sprawnej obsługi organów Spółki;
• Umiejętność planowania, organizowania i koordynowania wielu zadań jednocześnie z zachowaniem terminowości i wysokiej jakości wykonywanej pracy;
• Umiejętność samodzielnego przygotowywania dokumentów, pism, projektów uchwał, regulaminów, zarządzeń oraz prowadzenia profesjonalnej korespondencji;
• Umiejętność prowadzenia dokumentacji kadrowej i płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dbałość o poprawność i kompletność dokumentacji;
• Umiejętność analizowania przepisów prawa oraz ich praktycznego stosowania w zakresie powierzonych obowiązków;
• Umiejętność sporządzania raportów, analiz, zestawień oraz opracowywania materiałów na potrzeby Zarządu i organów Spółki;
• Umiejętność efektywnej współpracy z Zarządem, Radą Nadzorczą, pracownikami oraz instytucjami zewnętrznymi;
• Umiejętność zachowania poufności informacji oraz postępowania zgodnie z zasadami etyki zawodowej;
• Umiejętność rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji oraz działania pod presją czasu;
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, organizacyjne i interpersonalne.

Wymagane dokumenty:

• Życiorys (CV) z uwzględnieniem przebiegu pracy zawodowej;
• List motywacyjny;
• Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz posiadane kwalifikacje;
• Kopie dokumentów potwierdzających staż pracy/doświadczenie zawodowe (o ile kandydat je posiada);
• Podpisane oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych;
• Podpisane oświadczenie o niekaralności za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji.

Miejsce pracy: ul. PLAC JANA PAWŁA II 1, 10-101 Olsztyn, powiat: m. Olsztyn, woj: warmińsko-mazurskie

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny