Specjalista ds. obsługi sekretariatu in Katowice

Wykształcenie min. średnie i 2-letnie doświadczenie zawodowe (w przypadku kandydatów z wyższym wykształceniem, doświadczenie zawodowe nie jest wymagane); kierunek wykształcenia (w przypadku kandydatów z wyższym wykształceniem): administracja, zarządzanie, ekonomia, filologia angielska, nauki społeczne lub pokrewne.

Znajomość języka angielskiego na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację; bardzo dobra obsługa pakietu MS Office; umiejętność redagowania pism, notatek służbowych i oficjalnej korespondencji; umiejętność samodzielnego organizowania pracy oraz ustalania priorytetów zadań; umiejętność pracy pod presją czasu i elastyczność w działaniu; komunikatywność, wysoka kultura osobista, dokładność, otwartość na współpracę, elastyczność i chęć uczenia się, samodzielność, dyspozycyjność, dyskrecja i odpowiedzialność przy pracy z dokumentacją i informacjami poufnymi.

Mile widziane wykształcenie wyższe; mile widziane roczne doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku lub w podobnym obszarze, we wsparciu pracy kadry zarządzającej (np. prowadzenie kalendarza, organizacja spotkań, przygotowanie dokumentów).

Codzienne zadania:

• Zapewnienie bieżącej obsługi sekretariatu Instytutu, w tym organizacja pracy sekretariatu oraz zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą (tradycyjną i elektroniczną);
• Wsparcie administracyjne i organizacyjne Dyrekcji Instytutu, w tym m.in. organizacja spotkań, prowadzenie kalendarza, przygotowywanie dokumentów oraz obsługa gości;
• Koordynacja obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych zgodnie z obowiązującymi procedurami;
• Współpraca z pracownikami Instytutu oraz z partnerami zewnętrznymi w zakresie zapewnienia sprawnej komunikacji i przepływu informacji;
• Prowadzenie ewidencji i rejestrów związanych z działalnością sekretariatu;
• Obsługa urządzeń biurowych oraz zapewnienie materiałów i zasobów niezbędnych do funkcjonowania sekretariatu;
• Wsparcie organizacyjne podczas wydarzeń, spotkań służbowych i wizyt delegacji;
• Dbałość o profesjonalny wizerunek Instytutu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.

Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę; możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji zawodowych; wsparcie doświadczonego pracownika podczas wdrożenia; dodatek za staż pracy; benefity: pakiet opieki medycznej, grupowe ubezpieczenie na życie na preferencyjnych warunkach, dofinansowanie do wypoczynku, karty sportowe na preferencyjnych warunkach, dodatkowe świadczenia pieniężne z okazji świąt, możliwość przystąpienia do kasy zapomogowo-pożyczkowej, preferencyjne pożyczki mieszkaniowo-remontowe.

Szczegółowe informacje znajdują się na stronie. List motywacyjny – będzie dodatkowym atutem. W składanych dokumentach proszę podać ID rekrutacji – FSR.111.8.2025. Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami. Osoby zakwalifikowane do rozmów rekrutacyjnych zostaną powiadomione o ich terminie telefonicznie lub drogą elektroniczną.

Informacja o wyniku naboru zostanie opublikowana w BIP na stronie Łukasiewicz – IC SO „Blachownia”. Przetwarzanie danych osobowych: Do przesyłanych dokumentów prosimy dołączyć niniejszą klauzulę: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Ciężkiej Syntezy Organicznej „Blachownia”, w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, oraz w kolejnych naborach kandydatów na pracowników Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Ciężkiej Syntezy Organicznej „Blachownia”. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolna, ale jej brak skutkuje brakiem możliwości wzięcia udziału w jakimkolwiek procesie rekrutacji prowadzonym w Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytucie Ciężkiej Syntezy Organicznej „Blachownia” i skutkuje niezwłocznym zniszczeniem przekazanych danych.