W skrócie
- Zadania: Wspieraj zespół w codziennych operacjach biurowych i zarządzaj przepływem faktur.
- Firma: Medpace - innowacyjna firma zajmująca się badaniami klinicznymi.
- Benefity: Konkurencyjne wynagrodzenie, zdrowotne benefity, elastyczność pracy zdalnej.
- Pozostałe informacje: Praca w zespole z dostępem do mentorów i możliwości rozwoju zawodowego.
- Dlaczego ta praca: Rozwijaj swoją karierę w dynamicznym środowisku z możliwością nauki i wzrostu.
- Kwalifikacje: Wykształcenie średnie, doświadczenie w administracji biurowej oraz umiejętności organizacyjne.
Przewidywane wynagrodzenie mieści się w przedziale 29700 - 36300 zł za rok.
Nasze działania korporacyjne rozwijają się szybko, a obecnie poszukujemy pełnoetatowego Asystenta Biura w Warszawie, aby wspierać nasz zespół i operacje biurowe. Ta pozycja będzie pracować w zespole, aby realizować zadania i projekty, które są kluczowe dla sukcesu firmy.
Obowiązki
- Odpowiedzialność za obszar recepcji biura, będąc głównym punktem kontaktowym dla odwiedzających biuro, klientów i współpracowników;
- Odpowiedzialność za lokalny przepływ faktur; zarządzanie wszystkimi nadchodzącymi fakturami przez Ksef, korzystając z wewnętrznych systemów zarządzania finansami/fakturami;
- Wsparcie zespołu Facilities w koordynowaniu napraw i konserwacji z dostawcami oraz właścicielem budynku;
- Współpraca z zarządzaniem obiektami w zakresie zamawiania/zarządzania materiałami oraz monitorowanie wydajności dostawców (sprzątanie, dostawcy napraw itp.);
- Wsparcie Koordynatora Floty i zespołu Facilities w administracji floty pojazdów firmowych, w tym rejestracji, ubezpieczenia, fakturowania i innych związanych zadań;
- Pomoc w koordynacji i organizacji spotkań, wydarzeń i wizyt dla wszystkich grup w biurze, na żądanie;
- Współpraca z HR i IT w celu powitania i wprowadzenia nowych pracowników do biura w Warszawie;
- Korzystanie z wewnętrznego oprogramowania do zarządzania obiektami w celu zarządzania zaplanowanymi i reaktywnymi zadaniami konserwacyjnymi oraz przydziałami biurek i biur;
- Rozwijanie i utrzymywanie silnych relacji z dostawcami usług i właścicielami budynków w celu zapewnienia efektywnej konserwacji budynku i terenu oraz utrzymania wysokich standardów;
- Pod nadzorem odpowiedzialność za pomoc w koordynacji wszystkich procedur zdrowia i bezpieczeństwa w biurze;
- Rozwijanie zrozumienia odpowiednich Procedur Operacyjnych (SOP) i polityk;
- Możliwość odpowiedzialności za inne projekty i obowiązki, które zostaną przypisane.
Wymagania
- Świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne;
- Dobre doświadczenie w usługach administracyjnych biura/zarządzaniu biurem;
- Znajomość finansów lub księgowości jest uważana za atut;
- Podstawowa wiedza o zdrowiu i bezpieczeństwie, ocenach ryzyka i procedurach awaryjnych;
- Znajomość MS Word, Excel i PowerPoint;
- Biegłość w języku angielskim i polskim;
- Silne umiejętności komunikacyjne (zarówno pisemne, jak i werbalne);
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i priorytetyzacji z dużą uwagą na szczegóły;
- Ważne prawo jazdy wymagane.
Office Assistant in Warsaw – pracodawca: Medpace, Inc.
Medpace, Inc. to doskonały pracodawca, który oferuje elastyczne środowisko pracy oraz konkurencyjne wynagrodzenie dla Senior Software Engineer w Warszawie. Nasza kultura pracy opiera się na innowacyjności i znaczących wkładach w rozwiązania zdrowotne, a także zapewniamy liczne możliwości rozwoju zawodowego w szybko rozwijającej się organizacji.
Naszym zdaniem te umiejętności pozwolą ci błyszczeć jako Office Assistant in Warsaw
Umiejętności organizacyjne
Zarządzanie biurem
Znajomość systemów zarządzania fakturami
Koordynacja spotkań i wydarzeń
Komunikacja interpersonalna
Znajomość MS Word, Excel i PowerPoint
Znajomość języka angielskiego i polskiego
